Ведете учет нескольких организаций или только планируете это делать? Мы расскажем о 5 приемах, которые помогут вам оптимизировать нагрузку. Поехали!
Прием №1 – тайм-менеджмент
Нет, не заезжено, а максимально полезно! Планирование еще никому не навредило, поверьте. Лучше потратить час на планирование задач в начале дня, чем потом выяснять отношения с начальством, если вы что-то не успеете сделать. Не будем говорить о возможных штрафах за несвоевременность подачи документов в налоговую, это и так понятно.
Используйте планировщики
Не напрягайте свою память, существую различные приложения для планирования задач. Примером может быть Google Calendar или системама-планировщик от «Битрикс». С ними вы точно не забудете открыть или закрыть подразделение, сдать отчет, перечислить налоги и постоянные платежи, например, зарплату, плату за аренду или сервис для сдачи отчетности, членские взносы и многое другое.
Организуйте напоминания о сроках
Если ваше подразделение состоит из нескольких человек, напоминайте команде о сроках. В силу человеческих факторов многие забывают о сроках: платежи не проводятся, отчетность не сдается вовремя. Далее – речь о штрафах и пенях. Сделайте так, чтобы вся команда видела сроки. Можно повестить специальную доску или организовать автоматическую рассылку-напоминание для всех сотрудников за несколько дней до того, как нужно выполнить задачу.
Это актуально, если ваша бухгалтерия ведет группу компаний. Особенно, если они на разных системах налогообложения: УСН, ЕНВД, ОСНО, ИП на патенте и пр. У всех свои сроки сдачи отчетности, суммы и сроки уплаты налогов. Ни вы, ни ваша команда физически не сможете держать все в памяти.
Прием № 2 – привлечение помощников
Настройте программу под себя
Это очень важно сделать заблаговременно, иначе львиную долю информации вы будете обрабатывать вручную и сидеть до ночи, путаясь в алгоритмах разнесения данных. Познакомьтесь со всеми функциями программы, чтобы облегчить и ускорить рабочий процесс.
Хотите настроить «1С» под себя самостоятельно?
Научитесь этому на курсе «Администрирование для бухгалтеров: настрой «1С» под себя!», и вам больше не придется нанимать специалиста.
На курсе вы узнайте, как работать с отчетами, которые помогают быстро и эффективно проводить анализ данных, выявлять ошибки и проверять отчетность перед сдачей. Кроме этого, вы научитесь настраивать в программе учетную политику и овладеете инструментами, о которых ранее не догадывались!
Используйте справочно-правовые системы
В справочно-правовых системах удобно не только пользоваться актуальной версией нужного документа, но и узнавать позицию экспертов по бухгалтерским, налоговым, правовым вопросам.
Прием №3 - грамотный документооборот
Грамотный документооборот – важнейший компонент учетной политики компании. Это особенно важно учитывать тем бухгалтерам, которые ведут несколько компаний. Вы ведь в курсе, к чему может привести неграмотная организация документооборота? Это могут быть и конфликты между сотрудниками предприятия, и потеря денег, не вовремя сданная отчетность. В критичных случаях все заканчивается злоупотреблением и хищениями, а затем, как следствие, банкротством компании.
Согласно приказу Минфина от 6 октября 2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету», обязанность формирования учетной политики возложена на бухгалтера или иное лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета организации. Утверждает учетную политику руководитель.
Если вы – главный бухгалтер, вам следует создать документ, который будет объединять все бизнес-процессы и поможет руководителю контролировать эффективность предприятия. Создайте график документооборота по каждой из «подопечных» организаций. Постарайтесь, чтобы во всех использовались одинаковые сервисы и алгоритмы.
Основные точки контроля: внесение, создание, подпись, пересылка и ввод первичных документов, организация грамотного документооборота.
Примеры неправильного документооборота в компании
- Бухгалтер не переносит первичный документ из одной программы в другую, а набивает его вручную. Это приводит к ошибкам в нумерации, штрафам и вражде между бухгалтером и менеджерами.
- Бухгалтерия не вносит документы в программу или делает это с опозданием. В конце года по итогам сверки очень много надо переделывать. Из-за этого налоги рассчитываются с ошибками: или заплатили больше, или недоплатили. Это приводит к пеням и штрафам.
- Бухгалтер сам звонит контрагенту и требует первичные документы. Это неправильно, потому что это зона ответственности других сотрудников, а бухгалтерия зачастую не общается с контрагентами напрямую.
Прием №4 – связь с руководством
Одна из распространенных ошибок бухгалтера - показать руководителю сумму налогов к уплате в день сдачи отчета. Если вы не хотите, чтобы руководитель упал в обморок, считайте и согласовывайте налоги ежемесячно до 10-го числа следующего месяца.
Еще одна не менее распространенная ошибка - делать работу за других или уволившихся сотрудников. Если не было договоренности с руководителем о корректировке периодов, когда работал другой бухгалтер, ваша инициативность не сыграет на руку. А что если в этих периодах есть ошибки? Из-за этого «поедет» отчетность или еще хуже – период не закроется. Раз уж вы принялись за чужую работу и обнаружили ошибки, исправляйте их методом «сторно» в текущем периоде.
Прием №5 – своевременная отчетность перед ФНС
3 распространенные ошибки в период подготовки отчетности
- Не подключен сервис по сдаче отчетности.
- К моменту сдачи отчетности не оплачен сервис по передаче отчетов в КО. Оплачивайте сразу на год — это дешевле и меньше хлопот каждый месяц. Поставьте в календаре напоминалку об оплате на следующий год.
- Своевременно не подписаны доверенности или цифровые подписи директора устарели. Печально узнавать об этом в отчетный период — проверяйте подписи доверенностей и директоров заранее.
- Отчет сдан, но не получено подтверждение о сдаче.
Как избежать таких ситуаций?
- Подключайте сервис по сдаче отчетности сразу, как только берете компанию на сопровождение.
- Поставьте в календаре напоминание об оплате на следующий год. Оплачивайте сразу на год – так даже дешевле.
- Проверяйте подписи доверенностей и директоров заранее (желательно, до отчетного периода.
- Сдавайте отчет не в последний день, а за 3-4 дня, чтобы была возможность получить подтверждение или исправить ошибку в случае отказа.
Итак, как успешно вести несколько организаций одновременно? Главный навык – умение все организовать и спланировать заранее. Трудности никто не отменял, но со временем вы адаптируетесь и более половины всех задач будете выполнять на автомате. Верьте в свои возможности!
