Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика разработана в соответствии с положениями Конституции РФ, Трудового кодекса РФ, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее – «ФЗ «О персональных данных»», Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и иных нормативно-правовых актов, регулирующих отношения Индивидуального предпринимателя Трофимова Владимира Геннадьевича (далее – «Оператор») с субъектами персональных данных, государственными органами, муниципальными органами, юридическими или физическими лицами, связанные с обработкой персональных данных.

1.2. Настоящая Политика определяет основные вопросы, связанные с обработкой персональных данных Оператором с использованием средств автоматизации (в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях) или без использования таких средств.

1.3. Персональные данные являются конфиденциальной, охраняемой информацией и на них распространяются все требования, установленные внутренними документами Оператора к защите конфиденциальной информации.

1.4. Правовым основанием обработки персональных данных являются:

• нормативно правовые акты действующего законодательства, в соответствии с которыми Оператором осуществляется обработка персональных данных, в том числе: Конституция Российской Федерации, ст. 86 - 90 Трудового кодекса Российской Федерации, ст. 18 Закона № 38-ФЗ «О рекламе», ч. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», подп. 4, 6, 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации и иные применимые нормативные правовые акты.

• устав Оператора;

• договоры, заключаемые между оператором и субъектом персональных данных, либо договоры, в которых субъект персональных данных является выгодоприобретателем или поручителем;

• согласие Субъекта на обработку персональных данных.

1.5. Основные понятия, используемые в Политике:

• персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

• обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

• оператор персональных данных («оператор») – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

• субъект персональных данных («субъект») – физическое лицо, в том числе представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель, персональные данные которого обрабатываются Оператором в рамках настоящей Политики.

• автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

• распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

• предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

• блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

• уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

• обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

• биометрические персональные данные – сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных.

2. Понятие и состав персональных данных

2.1. Сведениями, составляющими персональные данные, является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному или определяемому субъекту персональных данных. Оператор обрабатывает персональные данные в объёме, соответствующем целям обработки для соответствующих категорий субъектов персональных данных.

2.2. Оператор обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:

2.2.1. Персональные данные работников Оператора, бывших работников Оператора, кандидатов на замещение вакантных должностей Оператори – информация, необходимая Оператору в связи с трудовыми отношениями с указанными субъектами, а именно:

• фамилия, имя, отчество, дата и место рождения;

• информация о гражданстве;

• реквизиты документа, удостоверяющего личность;

• идентификационный номер налогоплательщика, дата постановки его на учет, реквизиты свидетельства постановки на учет в налоговом органе;

• номер свидетельства обязательного пенсионного страхования, дата регистрации в системе обязательного пенсионного страхования;

• номер полиса добровольного медицинского страхования (для иностранных граждан);

• адрес фактического места проживания и регистрации по месту жительства и (или) по месту пребывания;

• почтовый и электронный адреса, номера телефонов;

• фото- и видеографические изображения;

• сведения об образовании, профессии, специальности и квалификации, реквизиты документов об образовании;

• сведения о семейном положении и составе семьи;

• сведения об имущественном положении, доходах, задолженности;

• сведения о занимаемых ранее должностях и стаже работы, воинской обязанности, воинском учете;

2.2.2. Персональные данные клиента (потенциального клиента), партнера, контрагента (потенциального контрагента), а также персональные данные представителя (руководителя, участника (акционера) сотрудника или иного представителя) лица, являющегося клиентом или контрагентом (потенциальным клиентом, партнером, контрагентом) Оператора – информация, необходимая Оператору для установления договорных отношений с клиентом (контрагентом) и выполнения своих обязательств в рамках таких отношений, публикации на сайте Оператора в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» полученных отзывов о товарах и результатах оказания услуг, а именно:

• фамилия, имя, отчество, дата и место рождения;

• информация о гражданстве;

• реквизиты документа, удостоверяющего личность;

• идентификационный номер налогоплательщика;

• адрес фактического места проживания и регистрации по месту жительства и (или) по месту пребывания;

• почтовый и электронный адреса, номера телефонов;

• сведения об участии в управлении хозяйствующим субъектом, занятии предпринимательской деятельностью;

• фото- и видеографические изображения;

• номер расчетного счета;

2.2.3. Персональные данные пользователей сайта Оператора - информация, необходимая для установления обратной связи с соответствующим субъектом, информирования о товарах и услугах Оператора и проведение статистических, маркетинговых или иных исследований с использованием данных субъектов в обезличенном виде, а именно:

• Фамилия, имя, отчество;

• Номер телефона, адрес электронной почты;

• IP-адрес, данные о местоположении (гео-позиции), файлы-cookie,

• сведения о действиях Субъекта на Сайте, сведения о поведении Субъекта получаемые с использованием сервисов интернет-статистики (Яндекс.Метрика, Яндекс.Вебмастер, «Marquiz» или иных используемых сервисов): данные об активности на сайте, IP-адрес, информация из файлов cookie, информация о браузере, об аппаратном и программном обеспечении устройства, время доступа, адреса запрашиваемых страниц.

• сведения об истории покупок (в том числе наименование приобретаемого товара/услуги и их стоимость);

• фото- и видеографические изображения;

2.3. Обработка специальных категорий персональных данных Оператором не осуществляется.

2.4. Обработка биометрических персональных данных Оператором не осуществляется.

3. Цели и случаи обработки персональных данных

3.1. Обработка персональных данных возможна только в соответствии с целями, определившими их получение. Целями обработки персональных данных являются:

• заключение, исполнение и прекращение Оператором гражданско-правовых договоров.

• организация кадрового учета, ведение кадрового делопроизводства, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, исполнение налогового законодательства РФ в связи с исчислением и уплатой НДФЛ, а также пенсионного законодательства РФ при формировании и представлении персонифицированных данных о каждом получателе доходов, учитываемых при начислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обеспечение, заполнение первичной статистической документации;

• установление обратной связи (информирования и/или взаимодействия) с Субъектом персональных данных по вопросам взаимодействия с Оператором, использования Сайта, товаров/услуг Оператора или иным, интересующим его вопросам, предоставление Субъекту информации о товарах и услугах Оператора в порядке и на условиях, предусмотренных соответствующим согласием Субъекта на получение информации рекламного характера.

• маркетинговые цели, подразумевающие публикацию на сайте Оператора в информационно-телекоммуникационной сети Интернет полученных отзывов о товарах и результатах оказания услуг Оператора),

• проведение статистических, маркетинговых или иных исследований путём анализа активности обезличенных данных Субъектов на Сайте Оператора.

3.2. Обработка персональных данных в Оператора допускается в случаях:

• если обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных;

• если обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

• если обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

• если обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

• если обработка персональных данных необходима для осуществления научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;

• если обработка персональных данных осуществляется в исследовательских, статистических или иных целях при условии обязательного обезличивания персональных данных;

• если осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе;

• если осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законом.

4. Основные принципы обработки персональных данных

4.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных путём сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения, использования, передачи (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

4.2. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

4.3. Право доступа для обработки персональных данных имеют сотрудники Оператора в соответствии с возложенными на них функциональными обязанностями.

4.4. При обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к заявленным целям их обработки.

4.5. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных.

4.6. Срок обработки персональных данных определяется достижением цели, для которых были предоставлены персональные данные, если иной срок не предусмотрен условиями заключенного договора между Оператором и субъектом персональных данных (или иным лицом с согласия субъекта персональных данных) или действующим законодательством.

Сроки хранения персональных данных определяются в соответствии со сроком действия гражданско-правовых отношений между Оператором и субъектом персональных данных, законодательно предусмотренными сроками хранения документов на бумажных носителях и документов в электронных базах данных, иными требованиями законодательства РФ, а также сроком действия согласия субъекта на обработку его персональных данных.

Если иное не предусмотрено федеральным законом, обрабатываемые персональные данные уничтожаются или обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, по истечению срока действия согласия или в случае отзыва согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Субъект персональных данных может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных, направив Оператору соответствующее уведомление на адрес электронной почты Оператора internet@gendalf.ru, с указанием формулировки «Отзыв согласия на обработку персональных данных» в качестве темы письма.

4.8. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу на основании заключаемого с этим лицом договора.

4.9. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных, соблюдать конфиденциальность персональных данных, принимать необходимые меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных.

4.10. Кроме того, Оператор вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.

4.11. Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4.12. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Оператор обязан обеспечить субъекту персональных данных возможность определить перечень персональных данных по каждой категории персональных данных, указанной в согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

4.13. Передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, должна быть прекращена в любое время по требованию субъекта персональных данных. Данное требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта персональных данных, а также перечень персональных данных, обработка которых подлежит прекращению. Указанные в данном требовании персональные данные могут обрабатываться только оператором, которому оно направлено.

5. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

5.1. При обработке персональных данных Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

5.2. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:

• применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством РФ уровни защищенности персональных данных;

• обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием необходимых мер;

• установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;

• контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационной системы персональных данных.

6. Права субъекта персональных данных

Субъект персональных данных имеет право:

6.1. На получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

• подтверждение факта обработки персональных данных оператором;

• правовые основания и цели обработки персональных данных;

• цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;

• наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;

• обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

• порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных ФЗ «О персональных данных»;

• информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

• наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

• иные сведения, предусмотренные ФЗ "О персональных данных" или другими федеральными законами.

6.2. Требовать от Оператора уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

6.3. На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

6.4. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке и защите его персональных данных.

7. Обязанности Оператора

Оператор обязуется:

7.1. Принимать необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

7.2. Осуществлять мероприятия по организационной и технической защите персональных данных в соответствии с требованиями законодательства РФ по вопросам обработки персональных данных.

7.3. В целях обеспечения защиты персональных данных проводить оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения безопасности их персональных данных, а также определять актуальные угрозы безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

7.4. Сообщить субъекту персональных данных или его представителю информацию об осуществляемой им обработке персональных данных такого субъекта по запросу последнего.

7.5. При выявлении актуальных угроз применять необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных, включающие в себя:

• определение угроз безопасности информации, содержащей персональные данные, при ее обработке;

• применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности информации, содержащей персональные данные, при ее обработке;

• оценку эффективности принимаемых мер до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

• учет машинных носителей информации, содержащей персональные данные;

• обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации, содержащей персональные данные, и принятие мер;

• восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

• установление правил доступа к информации, содержащей персональные данные, обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с информацией, содержащей персональные данные, в информационной системе персональных данных;

• контроль за принимаемыми мерами.

8. Обязанности и ответственность сотрудников Оператора

8.1. Сотрудники Оператора, допущенные к обработке персональных данных, обязаны:

• знать и неукоснительно выполнять требования настоящей Политики;

• обрабатывать персональные данные только в рамках выполнения своих должностных обязанностей;

• не разглашать персональные данные, полученные в результате выполнения своих должностных обязанностей, а также ставшие им известными по роду своей деятельности;

• пресекать действия третьих лиц, которые могут привести к разглашению (уничтожению, искажению) персональных данных;

• выявлять факты разглашения (уничтожения, искажения) персональных данных и информировать об этом непосредственного руководителя;

• хранить тайну о сведениях, содержащих персональные данные в соответствии с локальными актами Оператора.

8.2. Сотрудникам Оператора, допущенным к обработке персональных данных, запрещается несанкционированное и нерегламентированное копирование персональных данных на бумажные носители информации и на любые электронные носители информации, не предназначенные для хранения персональных данных.

8.3. Каждый новый работник Оператора, непосредственно осуществляющий обработку персональных данных, подлежит ознакомлению с требованиями законодательства РФ по обработке и обеспечению безопасности персональных данных, с настоящей Политикой и другими локальными актами по вопросам обработки и обеспечения безопасности персональных данных и обязуется их соблюдать.

8.4. Лица, виновные в нарушении требований законодательства РФ в области персональных данных, несут дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность.

9. Заключительные положения

9.1. Действующая редакция Политики на бумажном носителе хранится у единоличного исполнительного органа Оператора.

9.2. Электронная версия действующей редакции Политики общедоступна на сайте Оператора в сети Интернет https://gendalf.ru/legal/politics_personal_data.php.

9.3. Любые запросы или обращения Субъекта по поводу отзыва согласия на обработку персональных данных, доступа к своим персональным данным, требования об уточнении, блокировании или уничтожении персональных данных или иным вопросам, касающимся обработки его персональных данных, направляются на адрес электронной почты Оператора internet@gendalf.ru.

9.4. Политика может актуализироваться и заново утверждаться по мере внесения изменений в нормативные правовые акты в сфере персональных данных или в локальные акты, регламентирующие условия, порядок обработки и обеспечение безопасности персональных данных Оператора. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата утверждения действующей редакции Политики.