Учет командировок. Особенности оформление и оплаты командировок, выпавших на выходные дни

Часто возникают ситуации, когда командировка сотрудника выпадает на выходные или праздничные дни. В связи с этим у бухгалтера возникает много вопросов: как это отразить в программе, как произвести оплату? В этой статье разберем эти и другие нюансы по учету командировочных расходов.

• Позиция Минтруда в части оплаты выходных дней в командировке
• Оформление командировки, выпавшей на выходной день
• Кого касаются ограничения по отправке в командировку
• Особенности оплаты командировок, в том числе выпадающих в выходные дни, на территорию ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей
• Отражение оплаты командировки, включающей выходные дни, в ЗУП 3.1

Позиция Минтруда в части оплаты выходных дней в командировке

Служебная командировка – это отъезд сотрудника в пункт назначения на определенный срок для выполнения какого-либо служебного задания вне постоянного места работы. Направление сотрудника в командировку возможно по распоряжению работодателя.

В соответствии с Письмом Минтруда РФ от 25.12.2013 № 14-2-337, «…дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере, конкретный порядок исчисления которого зависит от применяемой системы оплаты труда работника, либо по желанию работника оплата за указанные выходные дни командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания». Такая же информация содержится в Письме Минтруда РФ от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110. Данный порядок используется при вынесении судебных решений при возникновении трудовых споров.

Мнение Минтруда РФ по данному вопросу основана на нормах ст. 153 Трудового кодекса РФ, согласно которой работодатель обязан оплатить работу сотрудника, выпавшей на выходной или нерабочий праздничный день, как минимум в двойном размере. Поэтому, если день отъезда в командировку или день возвращения из нее приходится на выходной день, оплачивается сотруднику не менее чем в двойном размере.

Но бывают ситуации, когда оплата дней командировки, выпавших на выходные дни, осуществляется в одинарном размере. Это возможно тогда, когда сотрудник изъявил желание получить другой день отдыха. В этом случае этот отгул работодателем не оплачивается. 

Оформление командировки, выпавшей на выходной день

Ключевые правовые аспекты по организации служебных командировок перечислены в гл. 24 ТК РФ. Оформление поездки как служебной командировки должно отвечать следующим критериям:

• Командировка должна иметь производственный характер;
• Между сотрудником и работодателем должен быть заключен трудовой договор;
• В трудовом договоре должен быть указан стационарный характер работы без разъездов;
• Выбрана целесообразная продолжительность командировки.

Если командировка выпадает на выходной день, и она не связана с возникновением чрезвычайных ситуаций, то работодателю необходимо предварительно получить письменное согласие сотрудника, а также уточнить вариант компенсации (оплату в двойном размере или отгул). Только после этого можно будет издать приказ о направлении в командировку.

Стоит отметить, что по общему правилу сотрудник не имеет право отказаться от командировки, но есть исключения: например, если сотрудник находится в отпуске, на больничном или у него официально выходной день по графику работы. В перечисленных случаях отказ сотрудника будет считаться правомерным. Если же сотрудник принял решение поехать в командировку во время своего отпуска, то бухгалтеру придется его либо переносить, либо отменять, и производить перерасчеты. При этом отъезд в командировку во время больничного является нарушением режима и в этой ситуации сотрудник может лишиться выплат по больничному листу (ведь нельзя ехать в командировку и болеть одновременно). 

Кого касаются ограничения по отправке в командировку

Некоторых категорий работников отправлять в командировку нельзя, причем даже если они сами согласны туда отправиться. К ним относятся:

• Беременные женщины (ст. 259 ТК);
• Несовершеннолетние дети, кроме спортсменов или творческих работников (ст. 268 ТК);
• Работники по ученическому договору, кроме командировок, связанных с ученичеством – например, для закрытия сессии (ст. 203 ТК);
• Работники с ограниченными физическими возможностями, кроме случаев, когда командировка не помешает программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).

Согласно ст. 259 и 264 ТК РФ, некоторых сотрудников можно отправить в командировку только с их письменного согласия. В их список входят:

• Женщины, имеющие детей возрастом до 3-х лет;
• Родители-одиночки или опекуны, воспитывающие детей возрастом до 14 лет;
• Родители детей-инвалидов;
• Один из родителей, если другой родитель работает вахтовым методом и возраст их ребенка не превышает 14 лет;
• Работники, ухаживающие за больными членами семьи;
• Кандидаты в депутаты во время проведения выборов.

Особенности оплаты командировки: в выходные дни, дни в пути, средний заработок

Дни, когда сотрудник находился в командировке, включая весь период нахождения в пути, оплачиваются по среднему заработку за все дни работы согласно графику. Помимо этого, сотруднику компенсируются расходы по проживанию, проезду к месту командировки и обратно, суточные и иные расходы, связанные с выполнением служебных задач.

Если сотрудник вынужден поехать в командировку, и она выпадает на выходной день, то, как уже было обозначено, оплата работы в выходной или нерабочий праздничный день производится либо в двойном размере, либо в одинарном при условии предоставления дополнительного дня отдыха. Если же командировка приходится на часть выходного или нерабочего праздничного дня, то оплате подлежат часы, в течение которых сотрудник фактически находился в командировке (от 0 до 24 часов).

Средний заработок для расчета оплаты по командировке определяется путем умножения среднего дневного заработка сотрудника на число рабочих дней (или часов при суммированном учете рабочего времени), приходящихся на период командировки. При этом средний дневной заработок рассчитывается как частное от деления выплат, включаемых в расчетный период на количество отработанных сотрудником рабочих дней.

Если за период командировки средний заработок сотрудника окажется меньше, чем его заработная плата, то организация может по своему усмотрению доплатить ему до фактического заработка (как разницу между заработной платой и средним заработком). Такое решение должно быть отражено во внутренних локальных нормативных актах компании или прописано в трудовом договоре. Обратите внимание, что такая доплата подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Что касается суточных, то они возмещаются сотруднику за каждый день пребывания в командировке, в том числе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни в пути и периоды вынужденных остановок в пути (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Если командировка носит однодневный характер, то суточные выплачиваются на усмотрение работодателя – это должно быть закреплено в локальных нормативных актах компании. Размер суточных определяется работодателем самостоятельно и должен быть отражен в локальных нормативных актах. 

Особенности оплаты командировок, в том числе выпадающих в выходные дни, на территорию ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей

В соответствии с п. 1-2 постановления Правительства России от 28.10.2022 № 1915, оплата дней командировок на территории ДНР, ЛНР, а также Херсонской и Запорожской областей производится в двойном размере. Порядок расчета среднего заработка регламентируется Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Величина двойного среднего заработка устанавливается письменным решением работодателя.

Оплату нахождения в командировке в выходные дни, а также при возникновении переработок (работы сверхурочно или в ночные часы) Указ 752 и Постановление № 915 пока не регламентируют, поэтому при возникновении таких случаев необходимо придерживаться норм ТК РФ.

Размер суточных при нахождении в командировке на данных территориях определен законодательно и составляет 8 480 рублей (абз. 3 п. 11 положения, утв. Постановлением Правительства № 749). Их выплачивают за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, дни нахождения в пути и время вынужденной остановки.

Расходы на аренду жилья компенсируются сотруднику в пределах 7 210 рублей в сутки. При этом, по решению работодателя сотруднику могут быть выданы безотчетные суммы на возмещение дополнительных расходов. Размер безотчетных сумм закрепляется во внутренних документах организации.

Обложение НДФЛ и страховыми взносами сумм выплат по командировочным расходам производится в соответствии с нормами действующего налогового законодательства РФ. 

Отражение оплаты командировки, включающей выходные дни, в ЗУП 3.1

Рассмотрим, как оформить командировку сотруднику в ЗУП 3.1, если она выпадает на выходной день. Вначале необходимо сформировать документ Командировка (раздел Зарплата – Командировки) и указать период командировки. Например, командировка сотрудника приходится с 14.08.2023 по 20.08.2023:

Согласие на работу в выходные дни было получено, поэтому далее нужно сформировать документ Работа в выходные и праздники (раздел Зарплата – Работа в выходные и праздники), где указываются дни работы в выходные:

Если в организации предусмотрено предоставление отгулов, то в графе Способ компенсации будет выбор: повышенная оплата или отгул:

После заполнения документа внизу необходимо отметить, что согласие сотрудника получено и провести документ:

В результате, по итогам расчета зарплаты за месяц по данному сотруднику отразится соответствующее начисление: