Выберите свой город

Наверх

Сроки и способы хранения документов

01.09.2015
Юлия Каткова
Как не запутаться в законодательстве, правилах и сроках хранения документов? Можно ли отказаться от громоздких архивов, или хранение огромного количества бумаг – неизбежная участь каждой компании? Об этом читайте в статье.

Основные документы компании разделяют на 3 группы.

Налоговый учет

К этой группе относят все документы, которые необходимы для расчета и уплаты налога в бюджет государства:

  • журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • книга продаж;
  • книга покупок;
  • дополнительные листы к книге продаж и книге покупок.

Минимальный срок хранения налоговых документов – 4 года с даты последней записи (пп.8 п.1 ст. 23 НК РФ).

Бухгалтерские документы

В эту категорию входят все первичные документы:

  • договоры;
  • акты;
  • накладные;
  • чеки;
  • бланки строгой отчетности;
  • кассовые и банковские документы;
  • учетная политика;
  • документы инвентаризации;
  • бухгалтерская отчетность.

Общий срок хранения бухгалтерских документов – 5 лет. Он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Согласно Приказу Минкультуры № 558, годовую бухгалтерскую отчетность необходимо хранить постоянно.

Кадровая документация

Рассмотрим сроки хранения таких документов на конкретных примерах.

  • Трудовые договоры, личные дела, аттестационные документы, а также документы, связанные с социальными выплатами и льготами, работодатель обязан хранить в течение 75 лет.
  • Документацию о переводе сотрудников на полный/сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени и документы о премировании сотрудников хранятся 5 лет.
  • Документы о дисциплине труда следует хранить 3 года.
  • Графики отпусков хранятся только 1 год.

Регулируется Приказом Минкультуры № 558. В приказе также приведен полный перечень всех документов с определением срока их хранения.

Ответственность и штрафы

Ответственность за ненадлежащее хранение документов несут как руководители, так и бухгалтеры. За организацию хранения всех видов документов предприятия в первую очередь отвечает руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, наряду с руководителем, несет ответственность и главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия (ст. 120 НК РФ).

Однако ответственность за хранение документов может быть возложена на любого сотрудника специальным постановлением внутри организации. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия (Федеральный закон от 21.12.2013 № 357-ФЗ).

Ответственность за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов может быть административной и налоговой. За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. Административный штраф в данном случае может назначаться как за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2 000-3 000 тыс. руб.), так и за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.).

Если же говорить о налоговой ответственности, то отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 10 000 до 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Более того, потребуется восстановление утраченных документов, а значит, придется заново запрашивать их у контрагентов. В противном случае при следующей проверке штраф придется платить снова и в большем размере.

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Где и как хранить документы?

Каждая компания вправе выбрать для себя оптимальный вариант хранения документов. Рассмотрим 5 распространенных способов с их преимуществами и недостатками.

В бумажном виде в офисе

Преимущества Недостатки
Привычный способ, не требует специальных навыков.
  • Архив занимает много места.
  • Денежные затраты на аренду полезных площадей.
  • Документы могут потеряться либо не быть возвращенными в архив.
  • Подготовка к каждой проверке – трудоемкий, длительный процесс.
  • Временные затраты на поиск документов, раскрепление архивов, а потом их сшивание.

Передача архива на аутсорсинг в организацию, которая специализируется на хранении архивов

Преимущества Недостатки
  • Освобождается место в офисе.
  • Экономия рабочего времени сотрудников.
  • Высокая стоимость услуг.
  • Нет оперативного доступа к нужным документам.
  • Подготовка документов к проверке осложняется удаленным расположением архива.

Переход на электронный документооборот (ЭДО)

Преимущества Недостатки
  • Оперативный обмен юридически значимыми и другими документами с контролирующими органами и контрагентами.
  • Легкий поиск нужного документа в программе.
  • Сокращение затрат на бумагу до 70% и всех затрат компании на 2%.
  • Для передачи документов необходимо подключение к интернету.
  • Невозможен обмен с клиентами, у которых нет ЭДО.
  • Старые документы продолжают храниться в виде бумажного архива.

«Скан-Архив» – программа для ведения упорядоченного архива электронных копий документов в базе «1С»

Преимущества Недостатки
  • Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С».
  • Контроль над всем документооборотом компании.
  • Оперативный обмен документами с контролирующими органами и контрагентами.
  • Легкое внедрение.
  • Гибкая ценовая политика.
  • Затраты на оборудование (потоковый сканер).
  • Возможны затраты времени на оцифровку существующего бумажного архива.
  • Бумажные документы необходимо сохранять.

ЭДО + «Скан-Архив» + бумажный архив.

Преимущества Недостатки
  • Полный контроль над документооборотом и снижение риска потери документов.
  • Быстрый обмен документами с налоговой и контрагентами.
  • Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С».
  • Быстрая подготовка к проверкам.
  • Для передачи документов необходимо подключение к интернету.
  • Затраты на оборудование (потоковый сканер).

Наиболее эффективным решением для хранения документов является совмещение ЭДО и программы для ведения архива в электронном виде «Скан-Архив». Используя эти программы комплексно, вы будете иметь под рукой все документы, необходимые для подготовки к проверкам, а также получите гарантию того, что работаете в соответствии с законом и не столкнетесь со штрафами. В этом случае волноваться о проблемах с правилами и нормами хранения документов вам больше не придется.


Автор: Юлия Каткова,
руководитель консалтингового направления компании «ГЭНДАЛЬФ»

Все статьи автора

Оцените статью:
Спасибо, ваш голос учтен
(0)