Наверх
Gendalf Gendalf
Ольга Пьянова

Новый стандарт для документов и документооборота

Ольга Пьянова

Минфин приказом от 16.04.2021 № 62н ввел новый федеральный стандарт бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (ФСБУ 27/2021), который вступит в силу с 1 января 2022 г. Рассмотрим его основные положения.

Структура нового ФСБУ

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее – Стандарт) содержит 5 разделов:

  1. Общие положения. 
  2. Требования к документам бухгалтерского учета.
  3. Исправление документов бухгалтерского учета.
  4. Хранение документов бухгалтерского учета.
  5. Документооборот в бухгалтерском учете.

Бухгалтерские документы: как много в этом термине

Исходя из терминологии нового стандарта, документы бухгалтерского учета – это не только первичные документы, но также и регистры бухгалтерского учета.

В качестве первичных учетных документов Стандарт называет:

  • договор,
  • кассовый чек,
  • квитанцию об оплате,
  • авансовый отчет,
  • судебный акт,
  • торговый товарный счет.

Общее условие: документы содержат все обязательные реквизиты первичного документа. При этом Стандарт уточняет и дополняет нормы Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402). Например: дата составления документа в общем случае – это дата его подписания.

Стандарт регламентирует:

  • правила оформления, исправления и хранения бухгалтерских документов;
  • правила документооборота между экономическими объектами, за исключением бюджетной сферы учета. 

Особые моменты

  • Первичные документы и регистры бухучета составляйте на русском языке. По документам на иностранном языке нужен построчный перевод на русский.
    Исключение: требование законодательства или правил страны, в которой ведется деятельность организации за пределами Российской Федерации, в составлении документов бухгалтерского учета на языке этой страны. В то же время регистр бухгалтерского учета все равно должен быть составлен с построчным переводом на русский язык.
  • Регистры ведите в рублях. А если оценка в инвалюте – и в рублях, и в этой валюте. Исключение – случаи, когда иное устанавливают другие ФСБУ.
  • Требований к электронной подписи Закон № 402-ФЗ и Стандарт не содержат. Экономический субъект может составлять документы на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Перечень лиц с правом подписывать документы утверждает руководитель организации.
  • По электронным документам должна быть возможность изготовить их бумажные копии.

Исправление документов

Стандарт (разд. 3) четко определяет, что ошибки в оформлении документов бухучета надо исправлять. Причем свои правила исправления – для бумажного носителя, и свои – для электронного.

Исправление в бумажном документе выполняем путем зачеркивания ошибочного текста (суммы) и указания исправленного текста (суммы) над зачеркнутым. Исправление обязательно сопровождаем надписью «Исправлено». Ставим дату исправления. В завершение получаем подписи лиц, которые составили документ. Указываем их должности, фамилии и инициалы.

Исправление первичного электронного документа оформляем путем составления нового, исправленного электронного документа. Новый документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального, дату исправления, а также – по аналогии с бумажным исправлением – электронные подписи лиц, составивших документ. Также должны быть указаны должности, фамилии и инициалы. Крайне важно: средства воспроизведения нового электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Регистры исправляем также, как и первичку.

Хранение документов

По общему правилу организация должна хранить подлинники документов бухучета. Не важно как они составлены – на бумаге или электронно. Где хранить? И документы, и базы данных – на территории России (п. 25). 

Если правила страны, где компания ведет деятельность, требуют хранить документацию на территории такой страны, придется это сделать.

Доступ к первичным документам, а также к регистрам бухучета определяет сама компания. Обязательно информировать главбуха, где что лежит, или аутсорсера, если доверили учет ему. 

Если потеряли бумаги или испортили и дальше их невозможно использовать, организация должна принять все возможные меры по их восстановлению.

Документооборот

Документооборот согласно Стандарту – это движение учетных документов в организации с момента их составления до завершения исполнения.

Бухгалтерский документооборот организует руководитель экономического субъекта. Главная цель – своевременно отразить объект бухгалтерского учета в бухгалтерском учете, а также передать первичку для регистрации в регистрах бухгалтерского учета. Венчает весь учет составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

За непосредственную работу с документами отвечают те, кто их составляет и подписывает. А именно менеджеры по работе с документами отвечают за эти задачи:

  • своевременное оформление первичных учетных документов;
  • достоверность содержащихся в документах данных;
  • передача бумаг в установленные сроки в бухгалтерию, для отражения в бухгалтерском учете.

В учетных системах «1С» необходимые изменения разработчик учтет к началу нового года, когда Стандарт вступит в силу. Следите за выходом очередных версий программы.

Что надо знать о новом стандарте

Сфера применения стандарта

  • Стандарт распространяется на все экономические субъекты, исключение составляет бюджетная сфера деятельности.
  • Центральный банк России, который осуществляет регулирование деятельности кредитных и некредитных финансовых организаций, определяет особенности применения некоторых положений стандарта;
  • Стандарт регламентирует только первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета и не распространяется на бухотчетность, а также на иные документы бухгалтерского учета, указанные в Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Термины

  • Определен термин «дата составления первичного учетного документа»;
  • Введено понятие «оправдательный документ».

Деятельность за пределами РФ

  • Определены особенности составления и хранения документов при ведении организацией деятельности за пределами Российской Федерации.

Общие требования к регистрам

  • Отражены положения, которые определяют, что должна обеспечивать система регистров бухгалтерского учета, принятая организацией.

Исключение дублирующих положений

  • Из стандарта исключены положения, дублирующие нормы Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и других регулирующих актов.
  • Исключены устаревшие положения и излишние требования.

Подпишись на рассылку от «ПБ», чтобы всегда сходился баланс :)

Новости, экспертные статьи, обучение.

Настоящим подтверждаю, что я ознакомлен с условиями политики конфиденциальности и даю и согласие на обработку персональных данных.*

Автор: Ольга Пьянова,
руководитель Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ

Все статьи автора

Возможно, вам будет интересно

Оцените статью:
Спасибо, ваш голос учтен
(0)

Возможно, вам будет полезно

Трактиръ

Сообщит менеджер

Трактиръ

Подробнее