Отражаем отгрузку товаров в УПД

ФНС России в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предложила налогоплательщикам новый вид документа – универсальный передаточный документ (УПД). Как создать этот документ в «1С», какие поля нужно заполнять и как принимать обратно документ от контрагента? Рассмотрим в подробной инструкции от «ГЭНДАЛЬФ».

Как отразить отгрузку товаров в «1С:Бухгалтерия предприятия 8»

Чтобы отразить операцию по отгрузке товаров, заходим в раздел «Продажи», подраздел «Продажи». В нашем примере мы создаем документ «Реализация (акт, накладная)» с видом «Отгрузка без перехода права собственности», однако если вы не испольщуете этот тип отгрузки, создаете документ «Товары (накладная)».

В документе заполняем следующие поля:

• «от» – дата отгрузки товаров (соответствует дате отражения операции в учетной системе);
• «Контрагент» – наименование покупателя товаров;
• «Договор» – номер договора поставки;
• «Счет на оплату» – сведения о номере и дате счета (если он выставлялся).

Из счета автоматически подтянутся данные для табличной части.

По гиперссылке «Подписи» документа можно открыть дополнительное окно для указания уточняющей информации об участниках операции с целью автоматического заполнения соответствующих строк УПД:

• в поле «Отпуск произвел» - сведения о лице, совершившем отгрузку товаров, для заполнения строки [10] УПД.
• в поле «Ответственный за оформление (для УПД)» - сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни для заполнения строки [13] УПД.

По гиперссылке «Доставка» документа можно открыть дополнительное окно, чтобы указать:

• Кто перевозчик. В нашем примере – это сторонняя компания.

При доставке товаров силами привлеченной транспортной компании следует указать ее наименование в поле «Другой» и заполнить в строке «Сведения о транспортировке (для УПД)» номер и дату транспортной накладной перевозчика, а также, при необходимости, вид упаковки, массу нетто/брутто груза и т.д. Эти данные попадут в строку [9] УПД.

Если нужно, указываем сведения об иных документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД (например, о паспортах, сертификатах соответствия и т.п.), для заполнения строки [12] УПД.

Создание счет-фактуры в «1С» для УПД

Для создания счета-фактуры на отгруженные товары необходимо нажать на кнопку «Выписать счет-фактуру» внизу документа.

При этом автоматически создается документ «Счет-фактура выданный» – можно увидеть ссылку внизу документа реализации.

В новом проведенном документе «Счет-фактура выданный» все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа «Реализация»:

• в строке «Документы-основания» будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;
• в поле «Код вида операции» будет указано значение «01», которое соответствует приобретению товаров, работ, услуг согласно Приложению к приказу ФНС РФ от 14.02.2012 № ММВ-7-3/83@, а также письму ФНС РФ от 22.01.2015 № ГД-4-3/794@;
• в строке «Сумма» будет указано, что суммы для регистрации в журнале учета равны нулю, так как с 1 января 2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени, экспедиторами, застройщиками, не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• в табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты (при ее наличии);
• в поле «Выставлен (передан контрагенту)» будет проставлена дата регистрации документа «Реализация (акт, накладная)», которую при необходимости следует заменить на дату фактического выставления счета-фактуры.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выписка счета-фактуры по документу «Реализация (акт, накладная)» с видом операции «Отгрузка без перехода права собственности» доступна в том случае, если в учетной политике организации («Главное» –«Учетная политика») на закладке «НДС» установлен флажок для значения «Начислять НДС по отгрузке без перехода права собственности».

Просмотр и печать УПД

Просмотр и печать УПД можно выполнить из документа «Реализация (акт, накладная)» по команде «Печать».

Также просмотреть и распечатать УПД можно из документа «Счет-фактура выданный».

Строки УПД будут заполнены следующими данными:

• в левом верхнем углу в поле «Статус» – значение «1», так как в данном случае УПД применяется как комплексный документ, совмещающий в себе первичный учетный документ и счет-фактуру;
• в графе А «№ п/п» табличной части – номера позиций по порядку;
• в графе Б «Код товара/работ, услуг» табличной части – соответствующие сведения из справочника номенклатуры;
• в строке «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» [8] – сведения о договоре, указанные в документе «Реализация (акт, накладная)»;
• в строке «Данные о транспортировке и грузе» [9] – реквизиты транспортной накладной, наименование транспортной организации, данные о грузе, например, масса нетто/брутто, вид упаковки, условия транспортировки и т.д., если в дополнительные сведения о доставке будет внесена такая информация;
• в строке «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал» [10] – должность, а также фамилия и инициалы лица, которое произвело отгрузку, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация;
• в строке «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» [11] – дата, соответствующая дате документа «Реализация (акт, накладная)»;
• в строке «Иные сведения об отгрузке, передаче» [12] – ссылки на неотъемлемые приложения, например, на сертификаты качества (сертификаты соответствия, сертификаты безопасности и т.д.), если такие документы должны представляться вместе с товаром согласно условиям договора и если в дополнительные сведения о доставке будет внесена такая информация;
• в строке «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» [13] – должность, а также фамилия и инициалы лица, которое оформляло эту операцию, если в дополнительные сведения о продавце и покупателе будет внесена такая информация. Если поле «Ответственный за оформление (для УПД)» не будет заполнено, то в этой строке по умолчанию будет указан руководитель или иное лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур от имени руководителя;
• в строке «Наименование экономического субъекта-составителя документа (в т.ч. комиссионера/агента)» [14] – сведения о продавце;
• в строке «Наименование экономического субъекта-составителя документа» [19] – сведения о покупателе.

Отразить в печатной форме документа недостающую информацию или внести необходимые исправления можно из режима редактирования, включение или отключение которого производится по кнопке в верхней части меню в виде таблицы с зеленым карандашом.

Кроме того, из режима просмотра и редактирования печатной формы документа можно:

• сохранить УПД в соответствующей папке в выбранном формате с помощью кнопки или команды «Сохранить» из списка доступных команд, открываемого по кнопке «Еще»;
• направить УПД по электронной почте с помощью кнопки или по команде «Отправить» из списка доступных команд, открываемого по кнопке «Еще».

Правая сторона УПД заполняется покупателем при приемке товаров. Продавец при получении документа от покупателя должен только удостовериться в правильности указания покупателем всех необходимых сведений.

Реализация отгруженных товаров

Реализация ранее отгруженных товаров после их передачи покупателю (после перехода права собственности) на основании заполненного покупателем УПД оформляется с помощью документа «Реализация отгруженных товаров», который создается на основании документа «Реализация (акт, накладная)» с видом операции «Отгрузка без перехода права собственности» по кнопке «Создать на основании».

Все поля документа будут заполнены автоматически на основании документа «Реализация (акт, накладная)».

Перед проведение документа необходимо убедиться, что в поле «от» документа «Реализация отгруженных товаров» указана дата, которая соответствует дате реализации товаров (дате перехода права собственности на товары к покупателю согласно условиям договора) и которая указана в строке «Дата получения (приемки)» [16] УПД.

В итоге, чтобы оформить УПД на отгрузку товаров:

• Создаем документ реализации с видом «Товары (накладная)» или «Отгрузка без перехода права собственности».
• Заполняем поля документа, в том числе гиперссылки «Подписи» и «Доставка».
• Выписываем на основании документа реализации счет-фактуру.
• Печатаем универсальный передаточный документ.

По материалам информационной системы 1С:ИТС.