Риски при внедрении ERP-системы

8 рисков при внедрении ERP-системы

1. Неверная постановка целей

Цель служит ключевым ориентиром для достижения желаемого результата в проекте. В случае любого конфликта или проблемы, к ней следует обращаться, чтобы определить, какое действие лучше всего способствует ее реализации.

1С:ERP: зачем рисковать будущим бизнеса?

Разбираем мифы об экономии на внедрении 1С:ERP.Подробнее

Неверная постановка целей в проектах внедрения ERP часто проявляется из заблуждения руководства о том, что система автоматически решит все проблемы компании. Без четко определенных, измеримых целей, отражающих реальные бизнес-потребности и ожидания от системы, проект рискует превратиться в бесцельную и дорогостоящую затею.

Это ведет к реализации функционала, не приносящего добавленную стоимость, и, как следствие, к недовольству пользователей и недостижению ожидаемого повышения эффективности. Определение конкретных, реалистичных целей, подкрепленных анализом текущих операций и проблем, является критически важным этапом для обеспечения успеха проекта.

Какие могут быть цели:

• Формирование оперативной отчетности для подразделений в необходимых аналитических разрезах - сокращение времени принятия оперативных решений руководителями подразделений, сокращение рисков на принятие недостаточно обоснованных решений.
• Снижение временных затрат на формирование бухгалтерской, управленческой, оперативной отчетности.
• Автоматизация процессов управления производственным предприятием с возможностью дальнейшего развития системы.
• Уменьшение влияния человеческого фактора на эффективность производственных бизнес- процессов
• Сокращение ошибок, связанных с ручной обработкой информации.
• Повышение управляемости предприятием.

2. Недостаточное планирование и учет будущего развития компании

Недостаточное планирование и игнорирование будущего развития компании могут сделать внедренную ERP-систему устаревшей или несоответствующей изменяющимся бизнес-потребностям. К примеру, мы уже несколько лет сталкиваемся с ситуациями, когда производственные предприятия при выборе продуктов «1С» зачастую отдают предпочтение менее дорогостоящим и, как предполагается, более быстро внедряемым решениям. Однако спустя несколько месяцев они сталкиваются с осознанием, что функционала таких систем недостаточно для покрытия специфики их бизнес-процессов. Это приводит к необходимости перехода на более сложные и специализированные ERP-системы, способные учесть все особенности бизнеса и его процессов.

При выборе системы крайне важно учитывать не только текущие задачи, но и прогнозируемые изменения в деятельности компании, обеспечивая масштабируемость системы. Это позволит легко расширять функционал и пользовательскую базу, адаптироваться к росту и изменениям, защищая инвестиции в ERP и обеспечивая долгосрочную пригодность системы.

3. Ошибки в оценке бюджета и сроков

Ошибки в оценке бюджета и сроков проектов ERP часто обусловлены стремлением сократить издержки и ускорить реализацию, что приводит к выбору предложений с минимальным начальным бюджетом. Такой выбор, сосредоточенный на немедленной экономии, может исключать важные этапы проектирования, такие как обучение персонала или промышленная эксплуатация. Время, затрачиваемое на первичное внедрение системы с оперативной поддержкой Исполнителя, имеет ключевое значение для обеспечения стабильного функционирования ERP и гладкого перехода к самостоятельной работе сотрудников.

Исключение этой фазы из главного контракта часто приводит к тому, что пользователи неспособны эффективно работать с новой системой без дополнительной поддержки. Вынесение промышленной эксплуатации в отдельное соглашение увеличивает временные затраты на переговоры и согласования, тем самым удлиняя общие сроки проекта и увеличивая общую стоимость внедрения системы.

Для минимизации этих рисков необходимо:

• Тщательно анализировать предложения подрядчиков, включая все заявленные работы и этапы проекта.
• Включать в контур проекта этап промышленной эксплуатации с поддержкой подрядчика, обеспечивая тем самым непрерывность работ и оперативное решение возникающих проблем на начальных этапах использования системы.
• Планировать бюджет, учитывая долгосрочные перспективы и потенциальные дополнительные затраты, связанные с незапланированным сопровождением и управлением изменениями после внедрения системы.

Такой подход к планированию и бюджетированию позволит избежать перерасходов и оптимизировать общие сроки реализации проекта по внедрению ERP, снизить общий стресс для команды и повысить успешность трансформации бизнес-процессов с помощью новой системы.

Об этапах внедрения ERP и о том, как долго может длиться такой процесс, мы уже рассказывали в наших предыдущих статьях:

• Эффективный план внедрения «1С»: технологии и этапы на пути к успеху
• Почему так долго внедряется 1C:ERP? Объясняет эксперт

4. Сложности с техническим заданием и детализацией проекта

Недостаточная проработка на этапе предпроектного обследования, а иногда и полное его отсутствие, могут серьезно подорвать успех внедрения ERP-системы. Этот этап предполагает тщательный анализ текущих бизнес-процессов и IT-инфраструктуры для определения требований к новой системе.

Недостаточная детализация исследования может привести к ошибкам в техническом задании, что затем отражается на всех последующих этапах проекта. Например, пропущенные важные функциональные требования или недооценка необходимости интеграции с существующими системами могут вызвать необходимость дорогостоящих дополнений и модификаций, существенно увеличивая общую стоимость и сроки проекта. Подробнее о предпроектном обследовании можно узнать здесь.

5. Риски при отсутствии унификации НСИ

Неправильное управление нормативно-справочной информацией (НСИ) в ERP-системах может привести к значительным проблемам. Ошибки в НСИ, такие как неактуальные или некорректные данные в справочниках (например, счета, товары, клиенты), могут вызвать цепочку ошибок в других бизнес-процессах, включая неверное формирование отчетов, ошибки в учете и нарушение складской логистики. Несоответствие данных между отделами может вызвать конфликты в информационной базе, усложняя принятие управленческих решений и увеличивая риски операционных потерь.

Отсутствие четкой системы обновления НСИ приводит к рассинхронизации данных, увеличивая затраты на их корректировку. Кроме того, если унификация НСИ не проводилась, это может создать дополнительные проблемы при настройке обменов между различными системами, усугубляя уже существующие проблемы. Именно поэтому унификация НСИ производится на стадии предпроекта, чтобы минимизировать эти риски и обеспечить более гладкое внедрение ERP системы.

6. Низкая вовлеченность персонала

Проблемы с вовлеченностью персонала и руководства в проекты ERP могут проявляться через сопротивление изменениям и недостаточную мотивацию. Эффективное управление изменениями требует четкого общения с сотрудниками, объяснения преимуществ новой системы и их роли в этом процессе. Например, проведение рабочих сессий и тренингов помогает сотрудникам лучше понять и принять новую систему.

Особое внимание следует уделить вовлечению ключевых ответственных лиц, предоставить им четкие инструкции и поддержку для управления их командами. Это может включать регулярные встречи для обсуждения прогресса и проблем, что способствует созданию атмосферы открытости и сотрудничества. Мотивация может быть усилена через систему вознаграждений за достижения в рамках проекта, что стимулирует активное участие и поддержку изменений.

Важно понимать, что проектирование и внедрение ERP-системы — это коллективный процесс, требующий активного участия и взаимодействия обеих сторон: Исполнителя и Заказчика. Чтобы обеспечить координацию действий и эффективное выполнение проекта, с самого начала необходимо четко определить роли и обязанности участников с обеих сторон.

Необходимо назначить ответственных лиц

Со стороны Заказчика критически важно назначить ответственных за каждый функциональный блок и сформировать квалифицированную проектную команду, которая будет взаимодействовать с командой Исполнителя. Это позволит не только облегчить коммуникацию и быстрее решать возникающие задачи, но и способствует накоплению знаний и компетенций внутри компании, что важно для долгосрочного управления и развития системы.

Кроме того, для подчеркивания важности проекта и обеспечения полного признания проектных инициатив на всех уровнях предприятия, Заказчик должен официально утвердить состав своей проектной команды, выпустив соответствующий приказ. Это не только формализует обязанности и полномочия каждого участника команды, но и демонстрирует приверженность руководства к проекту, повышая его статус и важность среди всего персонала.

Ответственные лица со стороны Заказчика будут играть ключевую роль в координации внутренних ресурсов, организации обучения персонала и вовлечении пользователей, что в совокупности значительно ускорит процесс адаптации к новой системе и поможет избежать многих рисков, связанных с человеческим фактором в проекте внедрения ERP.

Это дополнение подчеркивает необходимость стратегического и структурированного подхода со стороны Заказчика при включении своих сотрудников в проект и способствует более глубокому пониманию роли управления персоналом для успеха внедрения ERP-системы.

7. Отсутствие эффективного управления проектом

Отсутствие эффективного управления проектом в процессе внедрения ERP-систем может привести к значительным задержкам и увеличению стоимости проекта, что относится как к Заказчику, так и Исполнителю.

Нехватка опыта управленческой команды или недостаточные ресурсы для управления таким сложным проектом могут привести к ошибкам в планировании, реализации и координации задач. Это требует наличия опытного руководителя проекта с обеих сторон и адекватных финансовых и человеческих ресурсов для поддержания всех аспектов проекта, без чего прогресс может замедлиться, увеличивая риски неудачного завершения.

Как выбрать руководителя проекта мы рассказывали в этой статье.

8. Недостаточное обучение и поддержка пользователей

Недостаточное обучение и поддержка пользователей могут существенно снизить эффективность внедрения ERP-системы. Это особенно важно, когда сотрудники не полностью понимают, как использовать новую систему, что может привести к ошибкам и снижению продуктивности. Включение обучения и составление инструкций являются критически важными этапами проекта. Ошибочно предполагать, что сотрудники сами всему научатся, посмотрев видео в интернете.

Наша проектная команда организует обучение в системе 1С:ERP по ролям: каждый специалист обучается управлять только теми бизнес-процессами в программе, которые соответствуют его области ответственности.

Практические занятия и доступ к поддержке после внедрения помогут сотрудникам быстрее адаптироваться и начать эффективно использовать систему в своей ежедневной работе.

Анализ ошибок при внедрении ERP-систем выявляет важные проблемы

• Финансовые потери и потеря времени. Ошибки в проекте могут привести к значительным финансовым затратам на исправление и устранение недочетов, а также к значительным задержкам в реализации, что увеличивает общую стоимость проекта и откладывает получение ожидаемой отдачи от инвестиций.
• Снижение морального духа команды и ухудшение корпоративной культуры. Продолжительные трудности и частые неудачи могут подорвать уверенность команды в успех проекта, что приводит к снижению мотивации и вовлеченности сотрудников. Это может вызвать внутренние конфликты и ухудшить атмосферу в коллективе, что отражается на продуктивности и качестве работы.
• Потеря доверия к IT-проектам в компании. Повторные неудачи или длительные проблемы с внедрением могут привести к снижению доверия к будущим IT-инициативам. Сотрудники и руководство могут стать более скептичными к новым технологическим проектам, что ограничивает возможности для инноваций и технологического развития компании.

Для успешного внедрения ERP и исключения распространенных ошибок важно предпринять ряд шагов

• Четкая постановка целей. Определите конкретные, измеримые и достижимые цели внедрения, связанные с бизнес-потребностями.
• Планирование и учет будущего развития. Убедитесь, что выбранная вами система масштабируема и способна адаптироваться к будущим изменениям в компании.
• Точная оценка бюджета и сроков. Разработайте реалистичный план, обеспечивающий достаточный бюджет и учитывающий необходимое время для эффективного внедрения информационной системы. Важно принимать во внимание все потенциальные затраты, включая те, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта, а также возможные риски и причины задержек, чтобы минимизировать вероятность неожиданных накладных расходов и отставания от графика работ.
• Детализация технического задания. Уделите особое внимание детализации технического задания, которое должно не только отражать все требования к будущей системе, но и подробно описывать текущие бизнес-процессы и ИТ-инфраструктуру предприятия. Такое описание процессов «как есть» позволит выявить и учесть все специфические особенности и потребности организации, что в свою очередь минимизирует необходимость в доработках и изменениях в процессе реализации проекта и способствует более точной оценке затрат и ресурсов.
• Унификация НСИ. Проведите стандартизацию и унификацию нормативно-справочной информации для обеспечения согласованности данных.
• Вовлечение персонала. Активно вовлекайте сотрудников и руководство в процесс внедрения через обучение, коммуникацию и демонстрацию преимуществ системы.
• Управление проектом. Назначьте руководителя проекта и обеспечьте проект необходимыми ресурсами.
• Обучение и поддержка пользователей. Организуйте эффективное обучение и постоянную поддержку для пользователей, сфокусированное на специфике их ролей в системе.

Эти шаги помогут минимизировать риски и увеличить шансы на успешное внедрение ERP-системы.

Подводя итог, можно сказать, что важным аспектом успешного внедрения ERP-системы является тщательная подготовка к управлению рисками на ранних этапах проекта. Четкое определение потенциальных угроз и разработка стратегий по их нивелированию могут значительно повысить вероятность достижения ожидаемых преимуществ, а также обеспечить плавную интеграцию системы в рабочие процессы всех отделов организации.

Проактивное взаимодействие с топ-менеджментом и ключевыми заинтересованными сторонами, а также прозрачность процессов на каждом этапе, гарантируют, что ERP-система отразит уникальные требования и цели бизнеса, и будет эффективно использоваться сотрудниками.

Несмотря на возможные сложности процесса внедрения, координация усилий проектной группы и привлечение бизнес-пользователей к развертыванию ERP-системы значительно увеличивают шансы на успех. Правильные решения, принятые на начальном этапе, и быстрый отклик на изменения стимулируют устойчивый рост и способствуют укреплению рыночных позиций компании, повышая ее конкурентоспособность.