Часто клиенты, которые задумываются о внедрении 1С:ERP, спрашивают: «А почему такой срок?». Действительно, внедрение системы может занять около 3 лет, срок немаленький, поэтому специалисты рекомендуют заблаговременно планировать такое событие в жизни предприятия.
Поскольку вопрос «Почему так долго?» стал особенно популярным в отношении 1С:ERP, мы, как эксперты «1С:Центра ERP», решили дать на него максимально развернутый и понятный ответ в этой статье.
3 года на внедрение 1С:ERP, серьезно?
Как минимум для комфортного запуска потребуется 18 месяцев, то есть полтора года. Полгода – на предпроектную часть, год – на проектную часть. Все зависит от объема работы и скорости взаимодействия между вами и специалистами по внедрению. Может уйти и 2, и 2,5 года.
Также стоит учитывать, что у специалистов, у вас и ваших сотрудников есть свой график, семейная жизнь, ежегодный отпуск. Все эти факторы тоже отнимают время.
«Если работать быстро и интенсивно, для запуска потребуется минимум 18 месяцев, то есть полтора года. Полгода – на предпроектную часть, год – на проектную часть».
Юлия Каткова – заместитель руководителя отдела коммерческих проектов Департамента проектов внедрения и консалтинга «ГЭНДАЛЬФ».
Почему такие сроки?
Перед внедрением такого программного продукта как 1С:ERP, специалисты проводя большую методическую работу на предприятии заказчика. Важно понять, как настроить конструктор функционала программы так, чтобы он удовлетворял определенным потребностям бизнеса и приносил желаемый результат. Так же дела обстоят и с CRM-системой.
Просто взять и начать пользоваться не получится, необходима детальная настройка под требования и задачи того или иного предприятия: настройка в бухучете, настройка себестоимость (без нее ничего не будет считаться), от анализа процессов закупки материалов, перемещения между складами, передачи материалов – до продажи покупателю готовой продукции. У каждого предприятия свои процессы и особенности, которые учитываются перед внедрением.
Далее рассмотрим поэтапно, как проходит внедрение 1С:ERP.
Согласование договора на внедрение 1C:ERP
Первым делом вам предстоит ознакомиться с коммерческим предложением – понять, устраивает ли вас цена, как происходит процесс внедрения и сколько времени это занимает. На этапе ознакомления с коммерческим предложением проясните детально волнующие вас вопросы.
Процесс согласования договора обычно длится около месяца. Специфика согласования следующая: сначала согласовывает тот, кто непосредственно будет работать с программой, потом юридическая служба. В крупных компаниях согласовывают еще и часть департаментов, подразделений – количество согласующих лиц необходимо определить заранее, можно обратиться за помощью в этом вопросе к специалистам.
Подготовка договора и согласование в лучшем случае занимает месяц.
Важный момент: заключается два договора – на предпроект и на проект, поскольку без предпроекта точную стоимость внедрения рассчитать очень сложно. Обозначить примерную стоимость проекта можно будет только после написания технического задания, а точную стоимость – только после согласования технического задания и разработки.
Если заключать договор без предпроекта, то заказчик закладывает повышенные риски, так как контур и задачи проекта на старте не ясны. Также на старте работ не понятно обеим сторонам, как формируется ценообразование. Получить точную оценку стоимости можно благодаря выполнению предпроекта.
Предпроект по ERP – зачем это нужно?
Сразу внедрение не начать – с этим разобрались выше. Сначала специалисты составляют предпроект по ERP. Для этого проводятся комплексные встречи-интервью с руководством и сотрудниками предприятия: создается схема имеющихся бизнес-процессов, а далее – техническое задание. На все это уходит приблизительно 5 месяцев. Важно точно разобраться, как устроен бизнес-процесс – иногда мнение руководителя о том, как все работает, расходится с тем, как все на самом деле выполняется сотрудниками.
Почему предпроект занимает 5 месяцев?
Для внедрения ERP-системы на вашем предприятии будет задействован не один сотрудник, по каждому функциональному блоку как минимум один ответственный: закупки, продажи, склад, производство, бухгалтерский учет, заработная плата, себестоимость, МСФО, бюджетирование и др.
С каждым ответственным вы не сможете общаться всю неделю беспрерывно, 40 часов в неделю говорить об учете – нереально, специалистам не останется времени на работу. Поэтому методическая часть должна чередоваться с практической.
Когда вся необходимая для внедрения информация зафиксирована, задачи определены, протоколы интервью составлены, ваша задача – проверить все и согласовать, и на это очень важно выделить время, так как вся составленная документация будет фундаментом будущего проекта.
Написание технического задания
Схема «как есть» сформирована и согласована. Дальше специалисты формируют схему «как будет», затем формируется техническое задание (ТЗ). Для этого можно посмотреть программу вместе со специалистом, еще раз проговорить, как будет работать процесс, проверить, что зафиксирован верный и ожидаемый результат. На этом этапе цель – достичь единого понимания. Вы должны вникнуть в каждый шаг, прописанный в ТЗ и убедиться, что все удовлетворяет вашим потребностям.
Технические задания большие по объему. Вам нужно будет исключить себя на некоторое время из рабочего процесс, взаимодействовать с исполнителем, чтобы давать или получать пояснения и решать вопросы сразу. В процессе вносятся новые данные, меняется описание.
Если до 1С:ERP вы работали в «1С:УПП» или отраслевых решениях на его основе, специалистам потребуется время, чтобы просчитать, как тот же функционал будет работать на 1C:ERP.
По итогу всех работ, обе стороны получают согласованную документацию, в соответствии с которой будет выполняться внедрение 1C:ERP. Также эти документы будут подтверждением вашей уверенности в том, что система настраивается по вашим требованиям и будет работать так, как вы этого хотите.
Возможно, согласования будут проходить быстро, на все вопросы комментарии будут предоставлены максимально оперативно, и тогда срок предпроекта сократиться. Но пусть это будет дополнительным приятным бонусом, а не ожидаемым результатом.
Когда предпроект закончен и уже есть составленное ТЗ, то можно точно определить стоимость внедрения. Далее рассмотрим, какие ключевые этапы работ выполняются в рамках работы непосредственно по проекту.
Разработка и демонстрация функционала
Разработка функционала – это этап который выполняется на стороне Исполнителя. Очень важно, чтобы разработка выполнялась в соответствии со стандартами кода, предъявляемыми вендором, иначе можно столкнуться с большими проблемами в части производительности. Важно, чтобы исполнитель не только разрабатывал функционал, а тестировал осуществляемую разработку.
Для автоматического тестирования качества кода можно использовать специализированные программные продукты, например, специалисты «ГЭНДАЛЬФ» для этого используют решение SonarQube и весь функционал «Сборочной линии».
Использование современных технологий позволяет обеспечить качественную разработку и решение задач, которые были поставлены в рамках проекта.
«Обязательно спрашивайте, что использует Исполнитель в качестве программных продуктов для разработки, чтобы быть уверенными, что получите грамотный результат».
Юлия Каткова – заместитель руководителя отдела коммерческих проектов Департамента проектов внедрения и консалтинга «ГЭНДАЛЬФ».
Разработка занимает не так много времени, для этого привлекается много специалистов. А вот после разработки начинается этап демонстрации нового функционала. В рамках демонстрации выявляются новые дополнительные требования.
Благодаря демонстрации вы увидите в деталях, как будет работать ваша программа. На этом этапе часто приходит понимание, чего не хватает. Затем специалисты дорабатывают эти моменты, если функционал не соответствует ранее согласованному ТЗ, и снова проводят демонстрацию.
Демонстрация может проводится несколько раз, пока не будут внесены все необходимые корректировки по каждому блоку. Все согласующие должны дать свой ответ. Если, например, это демонстрация бухгалтерской части, то в пик сдачи отчетности бухгалтеры не будут ходить на встречи по демонстрации, поскольку будут заняты другим. Под это нужно подстроить график работ.
Составление инструкций
После успешной демонстрации, происходит процесс написания инструкций.
Что значит «инструкции»? Есть книги «1С», в которых написано, как работает функционал той или иной программы. Специалисты прописывают специальные инструкции, в которых описывается, как программа будет работать у именно у вас: с какими документами вы работаете, какие данные вам нужны и описывается доработанный в конфигурации функционал. Если конкретный сотрудник у вас уволится, то новый сотрудник сможет быстро разобраться, как работать в учетной системе, благодаря этим инструкциям.
Обучение работе в системе
Обучение для сотрудников проходят на практике в самой программе. Специалисты проводят обучение по согласованной программе. По итогу сотрудники заказчика должны освоить функционал внедренного решения.
Когда сотрудники готовы и обучены, наступает этап эксплуатации.
Спустя эти 2-3 месяца опытной эксплуатации все сотрудники осваивают работу в программе. Специалисты проверяют, чтобы по каждому бизнес-процессу исправно велась работа, на все вопросы сотрудников были даны ответы и каждый сложный момент проработан на практике в программе.
На этом этапе также может возникать необходимость незначительной доработки функционала.
Что делает заказчик в процессе опытной эксплуатации?
В процессе опытной эксплуатации заказчик на подготовленной тестовой базе, воспроизводит учет одного прошедшего месяца, чтобы проверить, что все бизнес-процессы работают, закрытие месяца произведено, все показатели посчитаны. Это дает уверенность заказчику, что система готова к промышленной эксплуатации, и не потребуется двойной ввод данных в старую и новую систему, чтобы быть спокойным, что новая работает.
Опытную эксплуатацию системы мы обычно запускаем в начале сентября: большинство клиентов ведут в программе бухучет, поэтому она привязана к началу года.
Когда финальный запуск?
Промышленная эксплуатация
Ура! Система проверена и настроена, и с 1 января начинается учет. Теперь все новые документы января вводятся только в новую систему, а старая система используется только для закрытия года бухгалтерией.
Со стартом промышленной эксплуатации Исполнитель оказывает оперативную поддержку пользователей заказчика, ведь важно, чтобы система заработала – поэтому возникающие вопросы пользователей должны решаться быстро и профессионально.
Обычно наши проекты завершаются в конце апреля, когда из новой системы сдана бухгалтерская отчетность за первый квартал.
Крайне важно, чтобы данный этап был заложен в проект, так как на этапе промышленной эксплуатации системы у сотрудников возникает множество различных вопросов. Как показывает наш опыт, после запуска 1С:ERP системы на этапе промышленной эксплуатации поступает порядка 3 000 вопросов, которые должны быть решены.
Совет:
Убедитесь в компетентности специалистов, которых нанимаете
Внедрением должны заниматься аттестованные фирмой «1С» специалисты, которые знают функционал 1С:ERP и смогут подстроить его под требования вашего бизнеса.
Прежде чем начать внедрение, следует досконально проверить и изучить рабочие процессы на вашем предприятии, определить, какие результаты вы хотите получить после внедрения – описать задачу для специалистов, которых вы нанимаете. Если вы и нанимаемые вами для внедрения специалисты будете «говорить на разных языках», внедрение займет еще больше времени или не удастся вообще.
