Выберите свой город

Наверх
8 (863) 303-51-41
8 (863) 303-51-41
8 (863) 303-51-41
8 (863) 303-51-41

Как автоматизировать ввод первичных документов

28.09.2016
Ирина Алисеева
Как автоматизировать ввод первичных документов Обработка товарных накладных, счетов-фактур и перенос этих данных в базу занимает большую часть рабочего дня любого бухгалтера. Рассмотрим, как программа автоматического ввода первичных документов решает эту проблему.

На рынке представлено несколько решений для автоматического ввода данных в учетную систему, которые предназначены для экономии времени бухгалтера. Михаил Адигеев, руководитель группы разработчиков программы «Скан-Загрузка документов», ответил на самые распространенные вопросы от тех бухгалтеров, которые задумались об автоматизации ввода документов в «1С».

– Может ли программа допустить ошибку?

– Такое может случиться, если вы вносите плохо пропечатанный или плохо отсканированный документ, который сложно распознать. В данном случае программа не заведет номенклатуру без одобрения оператора.

Если случается ошибка в цифрах, происходит автоматическая проверка: программа сверит количество, сумму, цену, ставку НДС, сумму НДС и итоговую сумму с НДС.

Если при сверке этих показателей находятся отличия, программа корректирует данные и сообщает об этом оператору – помечает их цветом.

Таким образом, происходит трехуровневая проверка:

  • 1-й уровень – программа рассчитывает, сверяет показатели между собой, выделяет цветом;
  • 2-й уровень – оператор анализирует, что выделено;
  • 3-й уровень – «1С» выполняет сверку при проведении документа.

– Что делать, если товар приходит с одним наименованием, а приходовать нужно с другим? Бывает, что в номенклатуре поставщика гайка, например, называется «гайка №3», а в базе – «гайка медная». Может ли программа справиться с таким несоответствием»?

– Если от поставщика приходит товар с одним и тем же наименованием постоянно (гайка №3), то в программе можно один раз вручную установить нужное соответствие.

Один раз вручную подберете такую номенклатуру, а в следующий – программа запомнит и будет делать это автоматически.

Выглядит это так: не подобрав наименование, программа подсвечивает пустое поле красным цветом. При этом появляется список похожих номенклатурных позиций, чтобы оператор выбрал подходящую номенклатуру, если она уже есть. Если ее нет или ничего не подходит, оператор выбирает самостоятельно из обычного справочника номенклатуры. После этого программа запоминает, что этому наименованию соответствует нужная номенклатура в базе. И в следующий раз, при загрузке товара с этим наименованием, программа автоматически подберет нужную номенклатуру.

– Может ли программа распознать нестандартные документы?

– Если вы работаете с документами, которые не входят в поставку (счет-фактура, УПД, ТОРГ-12), но они похожи по структуре, можно настроить дополнительные правила распознавания.

Например, в документе есть табличная часть, основные данные (шапка, дата, номер, контрагент), которые можно загружать в документ «Поступление товаров и услуг».

Выполнить настройку распознавания универсальных документов, которые есть в типовых учетных системах, могут как специалисты-разработчики, так и сотрудники вашей компании.

– Как проверить, подойдет ли программа нашей организации?

– Есть несколько способов проверить, подойдет ли «Скан-Загрузка документов» вашей организации, а заодно убедиться в том, что программа действительно облегчает перенос данных первичных документов в базу.

Во-первых, вы можете позвонить по номеру (863) 300-1000 и заказать демонстрацию программы. Специалист компании разработчика расскажет вам подробно обо всех возможностях программы.

Во-вторых, вы можете скачать лайт-версию «Скан-Загрузки документов». Это бесплатная демонстрационная версия программы.

Особенности лайт-версии «Скан-Загрузки документов»:

  • Распознает 5 документов за один сеанс работы в «1С»;
  • Распознается от 3 до 6 строк в документе;
  • Появляются окна с пояснениями к операциям программы, что позволяет просто разобраться в функциях программы;
  • Использование лайт-версии не ограничено во времени: вы можете запускать ее в течение любого срока после скачивания.



Резюмируем преимущества программы «Скан-Загрузка документов»:

  • Автоматически вносит в «1С» данные с отсканированных счетов-фактур, ТОРГ-12 и УПД.
  • Проверяет, нет ли ошибок, считает и сверяет НДС, сопоставляет номенклатуры контрагента с вашими номенклатурами.
  • Выделяет цветом поля, которые могут нуждаться в ваших корректировках: вам не придется проверять каждую строчку.
  • Имеет несколько способов демонстрации, что удобно для принятия окончательного решения перед покупкой.

Обращайтесь по телефону: (863) 300-1000, чтобы заказать программу «Скан-Загрузка документов».


Автор: Ирина Алисеева,
корреспондент газеты «Прогрессивный бухгалтер»

Все статьи автора

#
Оцените статью:
Спасибо, ваш голос учтен
(0)