Выберите свой город

Наверх

Электронный обмен документами утверждается законодательством

28.09.2016
Екатерина Паламарчук
Электронный обмен документами утверждается законодательством Рассмотрим, как изменения, которые вступят в силу в 2017 г., могут повлиять на необходимость использовать ЭДО как для еще не подключенных организаций, так и для их контрагентов. Помимо этого, уточним обязанности операторов электронного документооборота, отвечающих за качество процесса ЭДО.

Какие электронные документы требует ФНС

Сейчас организации в составе НДС должны предоставлять в электронном формате книги покупок и продаж, в состав описи документов на электронное требование налогового органа входят электронные счета-фактуры, акты, накладные.

С 1 января 2017 г. пояснения в ФНС уже будут строго обязательными именно в электронном формате, что подтверждается Федеральным законом от 01.05.2016 №130-ФЗ. За непредставление пояснений в должном формате организацию оштрафуют на 5 000 руб., при вторичном нарушении в течение года придется заплатить уже 20 000 руб. (Подробнее: «Прогрессивный бухгалтер» №6, 2016 г., «Электронный обмен документами с ФНС»).

ЭДО в судопроизводстве

С 1 января 2017 г. автоматизируется представления документов (ходатайств, заявлений, жалоб и прилагаемых к ним документов) в суды. Данные документы можно будет предоставлять в электронном виде, посредством заполнения специальной формы на официальном сайте суда.

Участники гражданского, арбитражного и административного судопроизводства также могут получать изложенные в виде электронного документа судебное решение, определение, судебный приказ, извещение, вызов и иные документы. Отличие в данном случае заключается в том, что при составлении судебного акта в электронной форме дополнительно изготавливают его экземпляр на бумажном носителе. В большинстве случаев при электронном документообороте (отправка отчетности, отправка юридически значимых документов в электронном виде) дублирование документа на бумаге не требуется.

Также при необходимости с 2017 г. можно будет представлять в суд письменные доказательства в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Уточнен порядок доступа к информации о деятельности судов в РФ: запрос можно направить в электронной форме и в таком же виде получить ответ на него.

Обязанности операторов ЭДО СФ

Одной из причин растущей востребованности ЭДО стал факт того, что пользователям электронного документооборота предоставлен широкий выбор операторов электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО СФ).

Данные операторы могут предлагать различные условия обслуживания, однако они обязаны настраивать обмен с любым контрагентом заказчика (что обусловлено Приказом ФНС РФ от 20.04.2012 ММВ-7-6/253@ «Об утверждении временного положения о сети доверенных операторов электронного документооборота и временного положения о порядке присоединения к сети доверенных операторов электронного документооборота»).

В обязанности каждого оператор ЭДО СФ, согласно Приказу, входит:

  • обеспечение бесперебойной круглосуточной работы программно-аппаратного комплекса, используемого для электронного документооборота;
  • хранение информации о юридически значимом документообороте не менее четырех лет счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи, предусмотренном приказом Минфина от 25.04.2011 г. №50н;
  • информационное взаимодействие контрагентов в соответствии с требованиями Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденного приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

Основные возражения на этапе внедрения ЭДО

Несмотря на то что электронный документооборот поддерживается на законодательном уровне, некоторые организации выдвигают аргументы против его внедрения. Вот некоторые из них:

  • Если ответственного за подписание документа сотрудника (владельца электронной подписи) не окажется на месте, документ не сможет быть отправлен. Для предупреждения подобных ситуаций можно уполномочить еще одно лицо для подписания электронных документов. Также заметим, что дождаться возвращения уполномоченного сотрудника может быть все равно быстрее, чем доставить документ в бумажном виде.
  • Электронные документы могут пропасть в случае повреждения устройства, на котором они хранятся. Организация, которая беспокоится за сохранность электронных документов, может воспользоваться услугой хранения данных на облачных хранилищах оператора ЭДО СФ. Обратите внимание, что в случае утраты данных можно запросить электронный документ у контрагента, которому он был отправлен: в отличие от бумажных документов, разницы между электронными «копиями» и «оригиналом» нет.
  • Невозможность подписывать документ задним числом.
    В этом случае следует обратить внимание на следующее: Минфин РФ в письме от 02.02.2016 № 03-07-11/4712 указывает: в случае получения счета-фактуры по 25 число месяца, следующего за налоговым периодом, в котором товары (работы, услуги) приняты на учет, налогоплательщик вправе заявить предъявленные по нему суммы НДС к вычету в этом же налоговом периоде. Необходимость выставлять счета-фактуры задним числом таким образом отпадает.

Автор: Екатерина Паламарчук,
менеджер по продвижению ЭДО консалтингового направления ГК «ГЭНДАЛЬФ»

Все статьи автора

Оцените статью:
Спасибо, ваш голос учтен
(0)