Дебиторская задолженность

Бухгалтерский и налоговый учет

Рассмотрим сначала порядок отражения задолженности в бухгалтерском учете. В первую очередь, если в организации возникает дебиторская задолженность (мы товар отгрузили, услуги оказали, а наши покупатели нам не платят), нужно помнить о том, что требуется следить за сроками ее погашения.

Если у вас в учете будет большой объем дебиторской задолженности (а это ваши недополученные деньги), есть вероятность, что часть этих сумм ваши покупатели не заплатят. Тут мы не рассматривает вариант, в котором отсрочка платежа предусмотрена договором, а говорим о случаях, когда с платежом затягивают.

Дебиторская задолженность в отчетности отражается в активе баланса, так как это потенциальные деньги. Но если ее нам не оплатят, то это будет нашим убытком.

Здесь следует обратить внимание, что, если в вашей организации бывают просроченные платежи по «дебиторке», то для целей бухгалтерского и налогового учета следует использовать возможность начисления резервов сомнительных долгов.

Резервы сомнительных долгов включаются в расходы для целей исчисления налога на прибыль и тем самым могут снизить сумму налога к уплате в бюджет в случае, когда ваши покупатели тянут с оплатой.

Поэтому не стоит отказываться от ведения резервов данного вида. С точки зрения учета использование резервов сомнительных долгов позволяет показать реальную картину финансового состояния организации.

Создание и ведение резервов сомнительных долгов регулируется действующим законодательством (см. врез).

При создании резервов сомнительных долгов следует помнить, что для целей бухгалтерского и налогового учета существуют отличия в порядке формирования данных резервов.

Важно обратить внимание, что создавать резервы по сомнительным долгам для целей бухгалтерского учета – это прямая обязанность организации. А для целей налогового учета – возможность, которой можно воспользоваться.

Есть разница и в величинах создаваемых резервов. Так, если в бухгалтерском учете сумма создаваемого резерва ничем не ограничивается, то в налоговом учете есть ограничение в размере 10% от выручки в данном периоде.

В бухгалтерском учете процент создаваемого резерва в зависимости от количества дней просрочки можно установить в любом удобном интервале. А вот для целей налогового учета есть точные правила: при просрочке задолженности более чем на 45 дней создается резерв в размере 50% от суммы задолженности, а при просрочке в 90 и более дней – в размере 100% от суммы просроченной задолженности. Таким образом, если установить разные интервалы признания резерва в бухгалтерском и налоговом учете, то у вас будут возникать временные разницы для целей расчета по налогу на прибыль.

Перейдем к вопросу автоматизации. Программы «1С» позволяют вести автоматический учет резервов сомнительных долгов. Для этих целей необходимо установить соответствующие настройки в учетной политике. При этом программа автоматически будет начислять резервы на сумму просроченной дебиторской задолженности через 45 и 100 дней при закрытии месяца, а также контролировать ограничение 10% от выручки для целей налогового учета (рис. 1).

Если вы хотите использовать более гибкую шкалу интервалов для начисления резерва, то программу необходимо будет доработать и создать такой функционал.

Еще раз обращаем ваше внимание, что, если ваша организация находится на основной системе налогообложения и является плательщиком налога на прибыль, вести учет резерва сомнительных долгов очень важно. С суммы отгруженной продукции (в тот момент, когда создалась ваша просроченная дебиторская задолженность) вы уже исчислили и заплатили НДС и налог на прибыль. С учетом того, что резервы сомнительных долгов не создавались, компания платила налог со всей суммы задолженности. При формировании резервов сомнительных долгов произойдет уменьшение налогооблагаемой базы, что снизит сумму платежей по налогу на прибыль, так как резерв будет формироваться на сумму принимаемых расходов на счете 91.

Управленческий учет

Мы поговорили о том, как отразить возникающую дебиторскую задолженность в учете, но важно не допускать возникновения просроченных долгов. Никто не хочет, чтобы ему не заплатили за его товары или услуги, и, следовательно, никому не нужны неоплаченные долги.

При этом следует помнить, что для того, чтобы ваша дебиторская задолженность не становилась просрочен- ной, с ней необходимо регулярно работать. В идеале работать с задолженностью нужно ежедневно, но если у вас нет такого количества ресурсов, то, как минимум, еженедельно. У себя для ежедневной работы мы используем разработанный нами на базе конфигурации «1С:Управление торговлей 8» отчет. Как он выглядит, показано на рис. 2.

Данный отчет позволяет анализировать задолженности в необходимых нам интервалах, отборах и параметрах, чтобы регулярно, а главное – заранее, проводить предупредительную работу по снижению возникающих долгов покупателей.

А теперь поговорим, в чем же будет заключаться такая работа. Мы поделимся своим опытом по сокращению величины задолженности.

Во-первых, с дебиторской задолженностью должны работать менеджеры, они общаются с клиентом и знают, как у него обстоят дела, почему он не платит, и в случае забывчивости покупателя могут корректно напомнить ему о задолженности.

Во-вторых, с задолженностью должен работать юрист, так как он будет составлять грамотные договоры с контр- агентами, в которых прописываются условия оплаты, и штрафные санкции за нарушение сроков; это возможная работа по гарантийным письмам, а в совсем «запущенных» случаях – и обращение в суд.

В любом случае начинать работу на предприятии по дебиторской задолженности необходимо с мониторинга. Для этих целей лучше использовать отчеты, которые позволят увидеть задолженность в разбивке по срокам просрочки. И первым шагом для работы по задолженности с небольшим сроком будет отправка писем с напоминанием о необходимости выполнения финансовых обязательств со стороны покупателя.

Такое письмо носит информативный характер и просто напоминает забывчивым покупателям оплатить счет. Возможно, счет потерялся, или его не получили в бухгалтерии и даже не знают о долге. Поэтому, в первую очередь, напомните о сумме задолженности своим покупателям, и вы увидите, что к вам наверняка обратится не один контрагент с просьбой переслать счет еще раз.

Таким простым методом вы избавите себя от дебиторской задолженности по платежеспособным и надежным контрагентам.

После получения письма о сумме задолженности, воз- можно, вас попросят о предоставлении отсрочки по сроку платежа. В таком случае лучше отреагировать следующим образом: подписать с контрагентом гарантийное письмо об исполнении обязательств в оговоренный срок. Например, мы можем предоставить отсрочку по гарантийному письму еще на 10 дней. Получение данного гарантийного письма для вас очень полезно. С одной стороны, здесь сыграет психологический момент в обещании оплатить долг. А с другой стороны, с юридической точки зрения такое письмо будет означать, что долг контрагент признает. А это важный пункт в ситуации, когда возможно, что истребовать задолженности придется через суд.

Теперь предположим, что вы получили от контрагента гарантийное письмо, но долг так и не уплачен. Что делать? А дальше начинается работа по гарантийному письму. Она заключается в том, что вашему контрагенту необходимо направить досудебную претензию.

В данной досудебной претензии необходимо обозначить сроки подготовки искового заявления в суд по истребованию данного долга, описать сумму долга по договору и сумму пени с предоставлением расчета по получению суммы пени. А также не забудьте включить пункт о судебных расходах, которые необходимо компенсировать второй стороне.

При этом досудебную претензию отправляем либо заказным письмом, либо электронной почтой, но с обязательным уведомлением о доставке сообщения. Обращаем внимание, что данная мера также наверняка позволит вам снизить объем задолженности и вернуть часть долга, не доходя до судебного разбирательства.

Стоит уделить внимание порядку расчета неустойки по просроченной задолженности. Если в вашем договоре с контрагентом не был указан порядок расчета, то автоматически начинают применяться требования ст. 395 Гражданского кодекса РФ. При этом в данную статью не так давно вносились изменения, и теперь для расчета используется величина средней ставки вклада, а не ставка рефинансирования, как было раньше. Величина средней ставки вклада значительно выше, чем ставка рефинансирования. Поэтому сумма неустойки теперь будет составлять большую величину. Данные о ставке вклада можно посмотреть на сайте Центрального банка по каждому региону.

Списание просроченного долга

А теперь немного поговорим о списании задолженности. Для того, чтобы списать задолженность, ее нужно обязательно признать безнадежной. Об этом говорится в Письме Минфина от 14.01.2015 № 07-01-06/188.

Чтобы списать задолженность, вы должны сначала предпринять все меры для взыскания суммы долга. А именно: начать судебное разбирательство и в судебном порядке получить ответ о несостоятельности плательщика.

Если вы не можете связаться и найти своего контр- агента-должника (по указанным адресам он не числится, и найти его иным способом не получается) – это не значит, что долг уже безнадежен. Если данный контр- агент функционирует по данным ИФНС, то он считается действующим, и долги не являются безнадежными.

Поэтому на данное требование указанного письма следует обратить особое внимание, чтобы не возникало 14 Прогрессивный бухгалтер № 7, октябрь 2015 г. дополнительных сложностей при проверке.

В ситуации, когда долг будет признан безнадежным, для его списания требуется выпустить письмо руководителя организации, а также составить акт об инвентаризации долгов по форме 17. И только на основании этих данных вы можете списать сумму просроченной безнадежной задолженности.

Если вы хотите подробнее узнать о тех механизмах, которые мы используем в данной области, – мы проведем для вас обучение. Звоните в отдел консалтинга «ГЭНДАЛЬФ» по номеру(863) 300-10-12.