Выберите свой город

Наверх
8 (863) 303-51-41
8 (863) 303-51-41
8 (863) 303-51-41
8 (863) 303-51-41

Кто отдохнул, кто переработал

21.09.2015
Ирина Комолова

Неявки и отгулы

Как часто встречается на практике, сотруднику необходимо бывает отсутствовать на рабочем месте по разным обстоятельствам. Этому могут быть разные причины, такие как болезнь или отпуск, которые оплачиваются сотруднику в определенных размерах, или же возможны непредвиденные или запланированные обстоятельства: прогулы и неявки сотрудника, отпуска за свой счет.

В «1С:Зарплата и управлении персоналом 8» ред. 2.5 сотрудник кадрового отдела обычно отражает неявки и прочие отсутствия сотрудника кадровыми документами («Кадровый учет – Документы»), в которых указывается период отсутствия сотрудника и его основание. Некоторые организации не используют кадровые документы учета, а непосредственно оформляют расчетный документ для экономии своего времени, хотя здесь стоит отметить, что печатные формы приказов формируются исключительно в кадровых документах. Обратите внимание, что кадровые документы при отсутствии расчетных формируют информацию в табеле учета рабочего времени, но, если в один и тот же период по сотруднику имеются кадровый и расчетный документ, приоритет будет отдаваться расчетному, и табель, соответственно, сформируется именно по данным, взятым из этого документа.

Пример. Сотрудник Иванова И.И. отсутствовала в течение 3 рабочих дней по причине болезни. Работник кадровой службы в свое время отразил данное отсутствие кадровым документом «Неявки и болезни» с основанием отсутствия «Болеет». В табеле рабочего времени тем временем в течение этих 3 дней будет стоять «Б» - болеет, и, соответственно, эти дни будет вычтены из расчета окладной части зарплаты сотрудника. После выхода на работу Иванова И.И. не принесла больничный лист.

Соответственно, теперь организация может оправданно оформлять данной сотруднице неявку. Если месяц еще не рассчитан, сотрудник кадровой службы может поменять основание отсутствия в кадровом документе и переформировать табель, одновременно с этим оформляется расчетный документ «Неявки», который и отражает фактическое состояние сотрудника.

Кроме того, сотрудник имеет право на отгул, если, к примеру, он проработал в свой выходной день или же принимал участие в сдаче крови в качестве донора.

Специализированного документа для отражения отгулов в программах нет, поэтому данный факт может быть оформлен следующим способом: в день отгула в табеле отражается информация о присутствии сотрудника на рабочем месте («Я» - явка), а фактически сотруднику предоставляется выходной день.

В отличие от редакции 2.5, в редакции 3.0 нет раз- деления на кадровый документ или расчетный. Информация, отражающая кадровые данные, а также суммы, положенные к выплате сотруднику, отражаются единым документом. Это гораздо удобнее, ведь уже не нужно оформлять несколько документов подряд, и теперь можно быстрее отследить фактическое состояние сотрудника (рис. 1).

Переработки

Случается часто и такое, что сотрудники либо задерживаются на рабочем месте для того, чтобы закончить свои дела, либо выходят на работу в праздничные и выходные дни, а также работают в ночную смену. Соответственно, организация обязана поощрять сотрудника за внеурочную работу.

Рассмотрим, как грамотно отражать подобные ситуации в учетных программах.

В типовой программе «1С:Зарплата и управлении персоналом 8» ред. 2.5 в списке основных начислений уже имеются такие начисления как доплата за выходные и праздничные дни, оплата сверхурочных, ночных часов. Поэтому дополнительно вводить в программу ничего не нужно.

Для начисления, например, часов, отработанных сверхурочно, необходимо отразить факт их выработки. А именно, вы должны пометить в табеле рабочего времени, что сотрудник отработал определенное количество часов сверхурочно (буквенное обозначение «С»). После этого оформляется документ «Оплата сверхурочных часов» («Расчет зарплаты – Журнал начислений»), в котором заполняются данные по тем сотрудникам, которые в конкретном месяце отработали сверх положенной нормы рабочего времени. Данный документ автоматически рас- считает часовую тарифную ставку сотрудника за месяц. Далее проставляется количество отработанных часов, оплачиваемых в полуторном размере (первые 2 часа сверхурочной работы) и двойном размере (остальные часы сверхурочной переработки), если таковые имеются. В итоге получается результат в виде произведения часовой тарифной ставки, размера доплаты за сверхурочную работу и количества отработанных, согласно табелю, часов.

Что касается «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3.0, то оплата сверхурочной работы оформляется документом «Работы сверхурочно», в которой отражаются лишь дни работы во внеурочное время и количество отработанных сверхурочно часов. Остальные суммы программа рассчитает самостоятельно в документе «Начисление зарплаты сотрудникам».

Аналогичный порядок применяется для расчета доплаты за работу в выходные и праздничные дни. Оформляется данная операция одноименным документом «Работа в праздничные и выходные дни», в котором заполняются праздничные или выходные, но одновременно рабочие дни сотрудника, а также количество отработанных им часов. Хотелось бы обратить внимание, что для оформления доплаты за работу в выходной день, график сотрудника должен быть заполнен таким образом, что этот день будет числится для него именно выходным, а не рабочим. Иначе программа посчитает отработанное время в рамках обычной нормы часов.

Кроме того, «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3.0 содержит в себе такой документ как «Регистрация переработок», который очень похож функционально на документ «Работа сверхурочно», но тем не менее более удобен для регистрации общего количество часов, переработанных сотрудником за месяц. В отличие от доку- мента «Работа сверхурочно», в котором указываются дни и часы сверхурочной работы, в документе «Регистрация переработок» можно указать общее количество часов по норме графика сотрудника и количество часов, фактически отработанных сотрудником, с разбивкой на коэффициенты доплаты за сверхурочную работу.

Особенностью «1С:Зарплаты и управления персона- лом 8» ред. 3.0 является то, что все начисления, доплаты и удержания в основном формируются документом «Начисление зарплаты», а специализированные документы отсутствий и переработок являются по большей степени управленческими и кадровыми документами и не рассчитывают внутри документа сумму положенного начисления.

Оценочные обязательства и резервы

В обеих редакциях программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» оценочный резерв для выплаты отпусков сотрудникам рассчитывается и формируется автоматически.

Рассмотрим последовательность действий для корректного формирования резервов по отпускам.

В редакции 2.5 необходимо в параметрах учета установить соответствующие настройки (рис. 2).

Здесь мы отражаем, будут ли в организации формироваться оценочные резервы и в каком виде учета, а также выбираем статью затрат, по которой будем анализировать суммы начисленных резервов. Далее добавляем сам вид резерва по отпускам и настраиваем порядок его рас- чета, с помощью указания процента отчислений с расчетной базы. В расчетную базу мы включаем начисления, на сумму которых и будет начисляться резерв.

Для оценочного обязательства по оплате отпусков необходимо указать это обязательство организации в поле «Оценочное обязательство по ежегодным отпускам» в разделе «Оценочные обязательства и резервы» формы обработки «Настройка параметров учета». А также установить флажок «Является ежегодным отпуском для оценочных обязательств и резервов» в форме соответствующих видов расчета на закладке «Бухучет и ЕНВД» (рис. 3).

Отпускными выплатами для целей формирования про- водок в программе считаются виды начислений, удовлетворяющие следующим условиям: со способом расчета «По среднему заработку для отпуска по календарным дням» или «По среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней».

Ежемесячно документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете» при включенных настройках будет высчитывается резерв по отпускам. За счет этого резерва в дальнейшем опять же документом «Отражение зарплаты в бухучете» будет списываться сумма отпускных сотрудников (рис. 4).

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.0 порядок формирования и расчета резервов аналогичен редакции 2.5. Рассмотрим лишь первоначальные настройки в программе.

Возможность формирования резервов фиксируется в учетной политике, расположенной в справочнике «Организации» в разделе «Учетная политика и другие настройки».

Далее во вкладке «Оценочные обязательства и резервы» указываем, будет ли организация исчислять резервы или нет, и каким именно методом (рис. 5).

Заметим, в редакции 3.0 в отличие от редакции 2.5 есть возможность выбора либо нормативного метода начисления резервов, либо метода обязательств по МСФО. Далее оформляется специализированный документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам» («Зарплата – Все начисления»), в котором и производится расчет резервов согласно выбранной настройке.

Подробно о том, как отразить данные операции в программе, смотрите на сайте ИТС в разделе «Книги и периодика» - Настольная книга по оплате труда и ее учету в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.0, 2.5). Также вам помогут практические примеры отражения операций в программе в разделе: «Кадры и оплата труда - Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах «1С». Здесь содержатся подобные методические инструкции со скриншотами по отражению данных операций в программе.


Автор: Ирина Комолова,
ведущий специалист консалтингового направления

Все статьи автора

#
Оцените статью:
Спасибо, ваш голос учтен
(0)