Заполняем новую отчетность по НДФЛ

Форма отчета

Согласно Федеральному закону от 02.05.2015 № 113-ФЗ, все работодатели, имеющие наемных работников, а также налоговые агенты, выплачивающие доход физическим лицам, не являющимися их сотрудниками, обязаны отчитываться ежеквартально по форме 6-НДФЛ. При этом необходимость в подаче других форм по НДФЛ не отменяется. В частности, как и раньше, один раз в год должны будут подаваться справки 2-НДФЛ по каждому работнику.

Расчет 6-НДФЛ должен содержать обобщенную налоговым агентом информацию по всем выплаченным им доходам своим сотрудникам, а также физическим лицам, не являющимися его работниками. В расчете указываются: суммы выплаченных доходов, предоставленных налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, рассчитанных нарастающим итогом с начала налогового периода, т.е. поквартально. Таким образом, данный отчет, в отличие от справки 2-НДФЛ составляется не за каждого работника, а в целом по организации.

Данный расчет введен в действие вследствие того, что в настоящее время у налоговых органов отсутствует оперативная информация об исчисленных и удержанных налоговым агентом суммах НДФЛ и, соответственно, не способствует полной собираемости налога. Представление налоговыми агентами расчетов сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом ежеквартально, позволит налоговым органам оперативно проводить камеральные налоговые проверки правильности исчисления и удержания налоговыми агентами НДФЛ.

Расчет 6-НДФЛ представляется не позднее последнего дня месяца, следующего за первым кварталом, полугодием и девятью месяцами года, а годовой расчет — не позднее 1 апреля. Таким образом, первый раз отчитаться по форме 6-НДФЛ необходимо будет за I квартал 2016 года не позднее 4 мая (т.к. период с 30 апреля по 3 мая 2016 года выпадает на выходные дни).

Получается, что налоговые агенты будут обязаны представлять отчетность как итогам каждого квартала (полугодия, девяти месяцев и года) в целом по всем физическим лицам, так и по итогам года отдельно на каждое физическое лицо.

Сроки сдачи отчетности НДФЛ представлены в таблице 1.

Состав расчета 6-НДФЛ

Новый расчет состоит из титульного листа, раздела 1 «Обобщенные показатели» и раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ». Все разделы формы обязательны для заполнения.

На титульном листе стандартно заполняются сведения о налоговом агенте, номере корректировке в случае, если отчет предоставляется повторно, в обратном случае в данном поле проставляется значение «000». Также на титульном листе содержится информация о периоде составления отчета, налоговом периоде и сведения о налоговом органе и месте предоставления отчета.

Раздел 1 «Обобщенные показатели» содержит информацию о суммах дохода физических лиц, предоставленных налоговых вычетов, исчисленном и удержанном налоге в разрезе всех имеющихся ставок. Кроме того, данный раздел включает обобщенную информацию о всей сумме налога, общем количестве физических лиц, сумме их дохода и предоставленных вычетов.

Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ», вызывающий наибольшие вопросы и споры, заполняется следующим образом: по блокам заполняются даты и суммы фактически полученного дохода, а также суммы удержанного налога, даты его удержания и перечисления в бюджет.

Суммы исчисленного налога придется определять не по итогам налогового периода, а на дату фактического получения дохода.

Кратко рассмотрим, когда именно признаются наиболее распространенные виды доходов (таблица 2).

Исчисленный на дату получения дохода НДФЛ (строки 100 и 130) налоговые агенты обязаны удержать непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Соответственно в строках (110 и 140), отвечающих за удержанный НДФЛ, указывается дата фактической выплаты сотруднику дохода и сумма удержанного при выплате налога.

Строка 120 отвечает за дату перечисленного в бюджет рассчитанного и удержанного в строках 100-140 налога. Налог перечисляется не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Исключение составляют доходы по больничным листам и отпускные выплаты: удержанный с этих выплат НДФЛ нужно будет перечислить не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены (новая редакция п. 6 ст. 226 НК РФ).

Расчет 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за первый квартал, за полугодие, за девять месяцев и за год на основании данных, которые содержатся в регистрах налогового учета. Отсутствие налоговых регистров по НДФЛ контролирующие органы могут посчитать грубым нарушением правил учета доходов и расходов и выписать налоговому агенту штраф по ст. 120 НК РФ (п. 2 письма ФНС РФ от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). Рекомендуем данные регистры утверждать в приложении к учетной политике по налоговому учету организации, которая является неотъемлемой частью деятельности и учета организации.

Ответственность налоговых агентов

С 2016 года за непредставление в срок ежеквартального расчета 6-НДФЛ организации грозит штраф в размере 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления. Кроме того, если налоговые органы не получат расчет в течение 10 дней по истечении установленного срока для его представления, то они будут вправе приостановить операции налогового агента по счетам в банке и переводы электронных денежных средств.

Помимо этого, в НК РФ появилась новая статья 126.1, предусматривающая штраф в размере 500 руб. за каждый документ налогового агента, в котором отражены, по мнению налоговых органов, недостоверные сведения. Данный штраф смогут применять как в отношении квартальных расчетов, так и в отношении отчетности по итогам налогового периода.

Порядок представления отчетности

На сегодняшний день сведения по форме 2-НДФЛ и 6-НДФЛ должны предоставляться только по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Если численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, не превышает 25 человек, то в отношении данных налоговых агентов применяется исключение в виде права представлять отчетность «на бумаге»; остальные налоговые агенты обязаны сдавать отчетность в электронном виде.

Обратите внимание, что данные поправки распространяются на отчетность за 2015 год. И если в 2015 году налоговый агент выплатит доходы в пользу 25 человек и более, то отчитаться за этот год нужно будет только по ТКС через оператора ЭДО.

Для того, чтобы подготовиться к сдаче новой отчётности уже сейчас, вы можете воспользоваться нашими консалтинговыми услугами по составлению отчетов по новой форме.

Для этого обратитесь к нашим специалистам по тел.: (863) 300-10-12.