Как составить договор с физическим лицом в 2023 году и не получить штраф

Нередки случаи, когда работодатель либо умышленно уклоняется от уплаты налогов и взносов, заменяя трудовой договор договором ГПХ, либо по каким-либо причинам допускает ошибки при заключении договоров с физлицами (например, использует неверные термины и формулировки). В связи с этим у ФНС могут возникнуть вопросы, так как за несоответствие вида договора предусмотрены штрафные санкции. В этой статье разберем, как правильно составлять трудовые договоры и договоры подряда или оказания услуг, чтобы не путать их друг с другом.

• Термины — это важно
• Оплата труда в договоре с физлицом
• Корректные сроки расчетов
• Предмет договора с физлицом
• Характер работы по договорам с физлицами
• Про трудовой распорядок
• Ответственность сторон

Термины — это важно

При составлении договора с физлицом важны термины, которые в нем фигурируют. Для договоров ГПХ и для трудовых договоров термины между собой отличаются.

Если при проверке налоговая обнаружит в договоре подряда термины, соответствующие трудовому договору, это послужит поводом к признанию таких отношений трудовыми, а не гражданско-правовыми. В этом случае договор переквалифицируют, а работодатель будет оштрафован.

При этом работодатель будет обязан доначислить недостающие суммы страховых взносов и НДФЛ. В таблице ниже приведены термины, характеризующие договоры гражданско-правового характера и трудовые договоры:

Оплата труда в договоре с физлицом

Также важным нюансом является формулировка в части выплат по договорам: оплата труда по договорам ГПХ привязана исключительно к объему выполненных работ (к конечному результату), тогда как оплата труда по трудовому договору может быть привязана как к объему выполненных работ, так и к отработанному времени. Поэтому в договоре ГПХ лучше не фиксировать ежемесячные выплаты, особенно в одинаковом размере, так как в этом случае подобная формулировка может считаться признаком трудовых отношений.

Помимо этого, важно учесть, что выплаты по трудовому договору должны быть обозначены как «заработная плата», а по договору ГПХ как «вознаграждение», при этом вознаграждение по договору ГПХ может быть меньше МРОТ. Также в части составления договора ГПХ нежелательной формулировкой является фраза «Стоимость работ составляет ... рублей», лучше заменить ее на более конкретную «По настоящему договору Заказчик обязуется выплатить Исполнителю ... рублей».

Корректные сроки расчетов

Согласно ст. 136 ТК РФ, заработная плата по трудовому договору должна выплачиваться не менее двух раз в месяц (часто это схема «аванс-зарплата»). Конкретные даты выплаты устанавливает работодатель не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который заработная плата начислена.

В части определения сроков расчетов по договорам ГПХ частой ошибкой работодателей является формулировка по типу: «Расчеты между Заказчиком и Исполнителем осуществляются в следующем порядке: аванс — до 25 числа текущего месяца; оплата — до 5 числа следующего месяца», так как она указывает больше на трудовые отношения, нежели на отношения гражданско-правового характера. Лучше более подробно прописать порядок выплат с указанием конкретных дат.

Например: «Заказчик оплачивает работы в следующем порядке: Аванс в размере ... рублей. Заказчик перечисляет Исполнителю не позднее ... (конкретная дата). Остальную часть оплаты в размере ... рублей. Заказчик обязуется перечислить в течение пяти рабочих дней с даты подписания акта об оказании услуг».

Предмет договора с физлицом

Предметы трудовых договоров и договоров подряда (оказания услуг) так же отличаются, и их важно правильно сформулировать. Предметом трудового договора всегда является личное выполнение работником трудовой функции за плату по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией и специальностью.

Поэтому при оформлении договора ГПХ важно прописать конкретные работы, которые необходимо выполнить, сроки их выполнения и объем. Если предмет договора ГПХ не ориентирован на результат и подрядчик выполняет работы регулярно, это так же может быть причиной переквалификации договора в трудовой и назначения штрафов от ФНС.

Характер работы по договорам с физлицами

Признаком трудовых отношений является систематическая или постоянная работа, поэтому в трудовом договоре часто не прописываются сроки выполнения работ, а сотрудники ежемесячно выполняют свою функцию.

Если по договору ГПХ предполагается длительная работа (к примеру, ежемесячно), то лучше разбить ее на этапы и зафиксировать сроки выполнения по каждому из них. При этом лучше не перезаключать одни и те же договоры.

Так, нежелательной будет формулировка о том, что подрядчик «выполняет работы на ежемесячной основе», это может вызвать вопросы у проверяющего органа. Корректным вариантом будет фраза: «Подрядчик обязуется выполнить работы до ... (конкретной даты)».

Про трудовой распорядок

Существенным отличием трудового договора от договора ГПХ является и то, что работа по трудовому договору часто привязана к конкретным графикам, т.е. к трудовому распорядку конкретной организации. Тогда как сотрудник, нанятый по договору ГПХ, вправе самостоятельно выбирать время выполнения своих задач, следовать своему плану выполнения, определять объем ежедневных работ.

При составлении трудового договора будет уместна формулировка со ссылкой на трудовой распорядок, какие-либо локальные нормативные акты или правила внутренней дисциплины.

Например: «Сотрудник обязуется выполнять свои трудовые функции ежедневно с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00»).

В договоре ГПХ ссылок на трудовой распорядок быть не должно. Корректной формулировкой при этом может считаться следующая: «Подрядчик самостоятельно выбирает график и порядок работы. Он имеет право пользоваться служебными помещениями Заказчика в часы работы компании. Заказчик имеет право проверять ход выполнения работ, не вмешиваясь в деятельность Подрядчика».

Ответственность сторон

Важным нюансом при заключении договоров с физлицами является понимание ответственности сторон. Так, при заключении трудового договора возникает обоюдная материальная ответственность как работодателя, так и сотрудника, за ущерб, причиненной одной из сторон по отношению к другой (ст. 233 ТК РФ). Наличие материальной ответственности и включение положений о ней в договор является признаком исключительно трудовых отношений.

При заключении договора ГПХ между работодателем и физлицом материальная ответственность не возникает. Соответственно, в договоре о ней прописать ничего нельзя. Однако, чтобы обезопасить себя, при составлении договора ГПХ работодатель вправе прописать возможные штрафы за нарушение сроков и качества работ.

Например: «В случае, если Подрядчик не выполнил в срок оговоренный объем работ, Заказчик вправе требовать возврат суммы аванса, соразмерной с объемами невыполненных работ или штраф в размере ... руб. за каждый день просрочки».