Формирование справка о заработке по приказу 182н: изменения 2022 г.

При расчете пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком используется заработок двух календарных годов, предшествующих году наступления страхового случая. Форма справки утверждена Приказом № 182н. Напомним о правилах заполнения и выдачи справки, а также рассмотрим изменения, вступившие в силу с февраля 2022 г.

• Порядок формирования справки
• Структура справки о заработке по приказу 182н
• Порядок выдачи справки

Порядок формирования справки

Приказом не установлен строгий порядок ее заполнения, то есть справку можно заполнять либо в печатном виде посредством компьютера, либо от руки, но во втором случае предусмотрено использование только синих или черных чернил (п. 5, 6 Приказа). При применении первого способа допустимо добавление новых строк и изменение шрифта при необходимости согласно Письму ФСС № 15-02-01/12-5174л.

Ранее справка должна была быть подписана руководителем и главным бухгалтером. Согласно Приказу Минтруда России от 10.01.2022 № 1н с 20.02.2022 г. вторая подпись была исключена из формы справки.

На бланке справки проставляется печать организации, но это не является обязательным реквизитом формы. В случае наличия в организации печати и ее использования при формировании справки, она не должна перекрывать подпись руководителя (п. 7 Приказа).

Отсутствие печати в форме справки означает необходимость приложить к ней заверенные копии следующих документов:

• документы, подтверждающие право подписанта действовать от имени организации без доверенности;
• доверенность на подписание справки с приложением подтверждающих документов.

Структура справки о заработке по приказу 182н

Форма справки состоит из четырех разделов, рассмотрим каждый из них отдельно.

Раздел 1 предусмотрен для отражения сведений о работодателе:

• полное наименование организации;
• наименование территориального органа страховщика по месту регистрации страхователя;
• регистрационный номер страхователя;
• код подчиненности;
• ИНН, КПП;
• адрес места нахождения организации;
• телефон.

В Разделе 2 отражаются личные данные сотрудника, а также период его работы в организации:

• ФИО;
• паспортные данные;
• адрес места жительства;
• СНИЛС;
• период работы у страхователя, в течение которой лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) в соответствии с ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Сведения о заработке, с которого исчислялись страховые взносы на ВНиМ, за год увольнения и два предшествующих этому календарных года указываются в Разделе 3.

Суммы разбиваются по календарным годам.

При этом не запрещено указывать заработок за иные годы, для этого предусмотрены дополнительные строки, количество которых не ограничено. Это предусмотрено для случаев замены периода заработка, например, по факту наступления страхового случая в связи с материнством в указанных ранее периодах.

Замена календарных лет при расчете пособий производится при выполнении трех условий, установленных Письмом ГУ — МРО ФСС России от 01.04.2020 № 14-15/7710-1253л:

1. в двух календарных годах или в одном из указанных годов работница находилась в отпуске по БиР или в отпуске по уходу за ребенком;
2. работница предоставила заявление о замене календарных лет;
3. в следствие замены календарных лет увеличился размер пособия.

Сразу стоить акцентировать внимание на то, что справка выдается для последующего расчета пособий при наступлении страхового случая в связи с ВНиМ, поэтому суммы заработка справки могут отличаться от сумм заработка, указанных в справке о доходах и суммах налога на доходы физлиц, которая также выдается работнику на основании заявления при увольнении.

У работника может возникнуть вопрос о причине данных расхождений, на что можно предоставить ответ: у данных справок разная цель и, в следствие этого, отличающийся порядок заполнения. Доходы, не подлежащие обложению НДФЛ, не включаются в справку по НДФЛ, и доходы, подлежащие обложению НДФЛ, могут не подлежать обложению страховыми взносами по ВНиМ и наоборот.

Большинство выплат облагаются и НДФЛ, и взносами, но исключения есть, а значит и расхождения могут появиться.

Также нужно иметь в виду предельную базу для начисления страховых взносов на ВНиМ, с доходов сверх которой не исчисляются взносы, и, соответственно, при расчете пособий они не учитываются и в справку не включаются. На порядок обложения НДФЛ эта предельная база не влияет, следовательно, выплаты будут включены в полном объеме в справку по НДФЛ.

Размер предельной базы ежегодно утверждается на законодательном уровне и в 2022 г. составляет 1 032 рублей.

В Разделе 4 указываются сведения о календарных днях, приходящихся на периоды, за которые не исчислялись страховые взносы, то есть периоды временной нетрудоспособности, отпуска по БиР, отпуска по уходу за ребенком, а также периоды освобождения сотрудника от работы с полным или частичным сохранением заработка.

Данные разделов 3 и 4 должны соответствовать друг другу.

Дни указываются как в общем количестве, так и с разбивкой по каждому случаю страхового периода и пр. Если в каком-то году, указанному в Разделе 3, такие дни отсутствовали, то в соответствующей этому году строке Раздела 4 нужно проставить прочерк.

Порядок выдачи справки

Согласно п. 1 Приказа справка выдается в день прекращения работы у страхователя. Однако указано, что в случае отсутствия возможности предоставить справку именно в день увольнения, страхователь направляет работнику по месту жительства уведомление о необходимости получить справку либо лично, либо о согласии получить справку по электронной почте. Во втором случае работник должен в письменном виде уведомить страхователя. Из этого следует, что работник может не подавать заявление на получение справки.

При этом в п. 3 Приказа указано, что бывший сотрудник может получить справку только при предоставлении письменного заявления страхователю. Для страхователя установлен срок предоставления справки, а именно, не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) заявления бывшего сотрудника.

Так как в Приказе не указан срок, в течении которого бывший работник может обращаться за справкой, можно сделать вывод, что лицо может обратиться за ней в любое время и бывший работодатель будет не в праве отказать.

Если же возникла ситуация, что гражданину нужно получить справку, а обратиться к бывшему работодателю невозможно, например, в случае его ликвидации, то необходимые сведения ФСС запросит самостоятельно.

Согласно вышеуказанному можно сделать вывод, что при выдаче Справки в день увольнения заявление не обязательно.

Однако есть одно «но», согласно которому сделанный нами вывод можно оспорить. Статья 84.1 ТК РФ устанавливает порядок оформления прекращения трудового договора и предусматривает выдачу работнику в день увольнения документов, связанных с работой, на основании его письменного заявления.

Отталкиваясь от того, что список этих документов не указан, Справку можно отнести к этим документам.

Принимая во внимание данных факт, делаем вывод, что работодателю следует выдавать Справку при предоставлении письменного заявления работника вне зависимости от даты ее выдаче относительно дате увольнения.

При этом заявление может быть подано как лично, так и через представителя или же по электронной почте. Во втором случае обязательны к представлению подтверждающие полномочия доверенного лица документы.

Стоить отметь, что рационально составить перечень документов, выданных работнику, и предоставить опись ему на подпись.