Начисление отпуска в «1С»: оформляем учет правильно

Наверх

В вашем браузере отключен JavaScript! Некоторые возможности сайта будут недоступны.

Дарья Волохова

Время чтения: 5 мин.

Нет времени читать?

Скачайте эту статью себе на компьютер прямо сейчас!

Рассказываем, как настроить программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, чтобы корректно провести отпускные и не упустить возможные нюансы.

Настройка отпусков в «1С»
Расчет в «1С» отпускных дней и оплата отдыха
Оплачиваемые нерабочие дни при расчете отпускных

Настройка отпусков в «1С»

«Отпускные» настройки задаются при начальном запуске «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1. Либо уже в процессе работы в разделе «Расчет зарплаты». Список отпусков, которые может поддерживать программа, — открытый:

Основной ежегодный отпуск в 28 календарных дней. По умолчанию назначается всем, заключившим трудовой договор. То есть при оформлении документа «Прием на работу».
Северный — для граждан, работающих на территориях Крайнего Севера. Становится доступным, если в карточке организации задали соответствующие территориальные условия.
Дополнительные оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска пострадавшим на ЧАЭС.
Отпуск за вредность. Становится доступным, если в Расчете зарплаты (раздел «Настройка») стоит флаг «Надбавка за вредность» (Ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» — «Прочие начисления»).
Оплачиваемые и неоплачиваемые учебные отпуска. Для их появления, аналогично отпуску за вредность, установите соответствующие настройки в Расчете зарплаты.
Иные оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска.

Полный перечень отпусков, предусмотренных программой, — в справочнике «Виды отпусков», который при необходимости можете дополнить собственными видами.

Конкретно по сотруднику право на отпуск задается в ряде кадровых документов. Часто используемые:

«Прием на работу»,
«Кадровый перевод»,
«Остатки отпусков».

Чтобы вручную не определять права на тот или иной отпуск в документе, закрепите право за соответствующей должностью штатного расписания. Для этого, в «штатке», в карточке конкретной позиции, перейдите на закладку «Дополнительно» и заполните таблицу «Отпуска». Сохраните изменения. При выборе данной должности в документах, программа автоматически проставит право на отпуск. При необходимости откорректируйте данные в кадровых документах.

Бывает, что сотрудников приняли на работу, а уже потом начали вести учет в программе. Тогда у них могут быть неиспользованные дни отпуска. Такую информацию введите с помощью документа «Остатки отпусков»«Кадры». Однако имейте в виду: при вводе этого документа в момент длительного использования программы, он полностью аннулирует все накопленные ранее данные.

Расчет в «1С» отпускных дней и оплата отдыха

За расчет отпускных в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, отвечает документ «Отпуск». Первым делом тут можно проверить, на какое количество дней отдыха имеет право сотрудник. Как? Есть три способа.

Способ 1. В документе «Отпуск» перейдите по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?»

Способ 2. В карточке сотрудника воспользуйтесь командой «Печать» и выберите «Справка по отпускам сотрудника».

Способ 3. Сформируйте Справку об остатках отпусков из «Кадровых отчетов».

Любой реальный остаток, даже нулевой, не мешает вам давать отпускные дни авансом. То есть документ можно ввести на любой промежуток времени.

При регистрации отпусков на группу сотрудников удобно воспользоваться документом «Отпуск сотрудников» (раздел «Кадры» – «Все отсутствия»).

Чтобы проверить, какие именно суммы вошли в расчет среднего заработка, все ли соответствует ст. 139 ТК РФ, воспользуйтесь командой «Изменить данные для расчета среднего заработка» (знак зеленого карандаша) или нажмите «Печать» и выберите отчет «Расчет среднего заработка», который также подробно раскроет необходимую информацию.

Оплачиваемые нерабочие дни при расчете отпускных

Как в 2020, так и в 2021 г., помимо стандартных видов времени, многие предприятия использовали оплачиваемые нерабочие дни (ОН). Они исключаются из расчета среднего заработка для отпускных, если сотрудники были на карантине, реально не работали и при этом получали зарплату (п. 5 Положения № 922).

Когда сотрудник работал в период нерабочих оплачиваемых дней, ничего корректировать не нужно. Подтверждение работы – отметки о явке в табеле рабочего времени.

Если есть необходимость включить оплачиваемые нерабочие дни в расчет среднего заработка, установите галку «Учитывать оплачиваемое нерабочее время и суммы в среднем заработке» (раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты») и обновите данные для расчета среднего заработка (раздел «Зарплата» – «Сервис»). Так все ОН-дни и оплата за них попадут в расчет среднего заработка без дополнительного перепроведения и перезаполнения документов.