Наверх
Gendalf Gendalf
Евгения Яровая

Сведения о застрахованных лицах в ФСС: отправляем из «1С:ЗУП», ред. 3.1 пошагово

Евгения Яровая

Несмотря на то, что проактивная система выплаты пособий по временной нетрудоспособности в нашей стране действует с 1 января 2022 г., на нашу Линию консультаций продолжает поступать множество обращений с вопросами об отправке отчета Сведения о застрахованных лицах в ФСС. В этой статье мы подробно разберем порядок отправки данного отчета из программы «1С:ЗУП», ред. 3.1.

Что это и для чего

Сведения о застрахованных лицах — это информация, которую работодатель предоставляет в ФСС для расчета пособия и дальнейшей его выплаты сотруднику при наступлении страхового случая. Форма отчета утверждена Приказом ФСС РФ от 08.04.2022 № 119 (приложение № 1).

Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?

Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.

Обратиться

В каких случаях необходима подача сведений

Согласно ч. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, отчет Сведения о застрахованных лицах подаются в ФСС:

  • При приеме на работу;
  • В процессе трудовой деятельности (когда по сотруднику меняются какие-либо данные);
  • При наступлении страхового случая, когда открывается больничный лист;
  • При увольнении сотрудника.

Сроки отправки отчета

С момента приема на работу или изменения данных по сотруднику работодатель обязан в течение трех рабочих дней отправить необходимые сведения в ФСС (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Какие данные подаются

В отчет Сведения о застрахованных лицах в ФСС входит следующая информация по сотруднику:

  • ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН;
  • Данные о документе, удостоверяющем личность;
  • Данные о документах, подтверждающих факт проживания или пребывания на территории РФ (постоянное или временное);
  • Информация о месте регистрации сотрудника и его фактического проживания;
  • Способ выплаты пособия (на счет в банке, почтовым переводом или иным способом) с указанием номера индивидуального счета получателя.

Способы отправки отчета

В соответствии с п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ и Постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010, предоставить в Фонд Сведения о застрахованных лицах можно двумя способами:

  1. На бумажном носителе в региональное отделение ФСС;
  2. В электронном виде через систему социального электронного документооборота (СЭДО)

Далее мы подробно рассмотрим второй способ отправки: как это реализовано в «1С:ЗУП», ред. 3.1.

Создание документа в ЗУП 3.1

Создать отчет Сведения о застрахованных лицах в ФСС в «1С:ЗУП», ред. 3.1 можно на основании приема на работу, увольнения или через раздел «Кадры» — «Пособия»:

Сведения о застрахованных лицах

При создании документа из раздела «Кадры» — «Пособия», откроется рабочее место документа, где будет список всех сотрудников организации. Для создания отчета необходимо дважды кликнуть на нужного сотрудника из списка. При этом уволенных сотрудников в списке не будет: чтобы увидеть ранее поданные данные по ним и отправить новые, нужно перейти по ссылке «Сведения о застрахованных лицах» внизу рабочего места документа:

Сведения о застрахованных лицах

Заполнение отчета и отправка

Отчет заполняется автоматически на основе внесенной в программу информации по сотруднику. В случае если какие-либо данные заполнены некорректно, программа сообщит об этом через соответствующее всплывающее уведомление. Чтобы отправить отчет, необходимо нажать кнопку «Отправить в Фонд»:

Сведения о застрахованных лицах

При необходимости, если нужно отправить данные сразу по нескольким сотрудникам, можно сделать это с помощью групповой отправки Сведений. Для этого сначала нужно заполнить отчет по нужным сотрудникам, далее выделить их в списке, зажав кнопку Ctrl и нажать кнопку «Отправить». В открывшемся окне будет выведен список из выбранных сотрудников, после чего необходимо нажать кнопку «Отправить в Фонд»:

Сведения о застрахованных лицах

Контроль сроков отправки

В «1С:ЗУП», ред. 3.1 реализована возможность контролировать сроки отправки Сведений о застрахованных лицах: в рабочем месте документа в графе «Осталось дней» отображается количество календарных дней, оставшихся до конца срока отправки отчета. Например, если данные по сотруднику изменились в пятницу, подать сведения необходимо до среды: в этом случае в программе будет указано 5 оставшихся календарных дней до конца срока. Это не является ошибкой, т.к. из пяти календарных дней три будут считаться рабочими.

Что делать после отправки?

После отправки отчета документ автоматически блокируется. Для того чтобы проверить, принят ли он Фондом, по кнопке «Еще» в рабочем месте документа можно проверить наличие ответов ФСС.

Исправление ошибок в поданных сведениях

Если в отправленном отчете была допущена ошибка в каких-либо данных, кроме номера СНИЛС, необходимо исправить информацию по сотруднику в базе и сформировать новый документ Сведения о застрахованных лицах. Для этого нужно зайти в первоначальный документ и по кнопке «Еще» выбрать функцию «Подготовить новые сведения» — новый отчет сформируется автоматически с уже актуализированными данными.

В случае если была допущена ошибка в номере СНИЛС, нужно отменить привязку СНИЛС к сотруднику. Для этого нужно:

  1. Создать новый документ Сведения о застрахованных лицах в ФСС, в котором номер СНИЛС остается ошибочным, а рядом с полем СНИЛС проставляется галка «Не числился в организации», отправить в Фонд;
  2. Создать еще один отчет с указанием правильного номера СНИЛС (галку «Не числился в организации» уже проставлять не надо) и отправить в ФСС.

Помимо ошибок в СНИЛС функция «Не числился в организации» может понадобиться, если от ФСС пришло входящее сообщение по сотруднику, который никогда не числился в организации и не получал выплат. В этом случае не нужно будет создавать нового сотрудника в программе, достаточно подать Сведения о застрахованном лице с данными, указанными во входящем запросе (ФИО и СНИЛС) и с включенной галкой «Не числился в организации».

Отправка Сведений о застрахованном лице при наступлении страхового случая

При наступлении страхового случая работодатель получает от ФСС сообщение, в котором будет отражено состояние электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), открытого сотруднику в медицинской организации (его открытие, закрытие, продление или аннулирование). Сообщения об изменении ЭЛН находятся в разделе Кадры — Пособия. Чтобы проверить наличие новых сообщений, по кнопке «Еще» необходимо выбрать функцию «Получить из ФСС»:

Получить из ФСС

После закрытия больничного листа от Фонда придет соответствующее сообщение об изменении состояния ЭЛН и входящий запрос о предоставлении сведений для расчета и выплаты пособия. Входящие запросы от ФСС так же находятся в разделе «Кадры» — «Пособия».

После получения Входящего запроса ФСС для расчета пособия работодатель должен в течение трех рабочих дней сформировать и отправить Ответ на запрос ФСС. Сделать это можно как на основании больничного листа, введенного в программе, так и на основании самого Входящего запроса:

Входящий запросg

Информация в Ответ на запрос ФСС для расчета пособия заполняется автоматически, однако мы рекомендуем все же проверить ее перед отправкой в Фонд. Для контроля сроков отправки в списке Входящих запросов так же есть графа «Осталось дней»: здесь тоже указывается количество календарных, а не рабочих дней, оставшихся для подачи сведений.

Что делать, если Входящий запрос ФСС не пришел?

Бывают ситуации, когда Входящий запрос ФСС по каким-либо причинам не приходит работодателю. В этом случае необходимо создать и отправить в ФСС Исходящее сообщение о страховом случае ФСС (раздел Кадры — Пособия), тем самым оповестив Фонд о необходимости прислать работодателю Входящий запрос.

Если же Исходящее сообщение ФСС не принял и запрос так и не пришел, тогда информация для расчета пособий подается через еще доступный Реестр прямых выплат ФСС.

Если пришел Входящий запрос на сотрудника, который никогда не работал в организации

В этом случае необходимо уведомить Фонд об ошибке. Для этого в Ответе на запрос ФСС для расчета пособия проставляется галка «Пособие не требуется», в поле «Причина отказа в назначении пособия» нужно отметить, что этот человек никогда не числился в организации. Далее следует сформировать документ Сведения о застрахованных лицах в ФСС, где проставляется галка «Не числился в организации» (как было рассмотрено выше).

Сведения о застрахованных лицах в ФСС и договоры ГПХ

В соответствии с подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ и ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, лица, осуществляющие свою деятельность в рамках заключенных договоров гражданско-правового характера, не являются застрахованными в случаях временной нетрудоспособности и в связи с материнством, поэтому по таким сотрудникам подавать Сведения о застрахованных лицах в ФСС не нужно.

Ответственность

С даты подписания трудового договора, а также с даты подписания сотрудником документов, подтверждающих изменение по нему каких-либо данных, работодатель ответственен за то, чтобы в течение трех рабочих дней подать отчет Сведения о застрахованных лицах в ФСС. Если проходит больше трех дней, а отчет так и не предоставлен, это является основанием для наложения штрафа. При этом размер штрафа будет зависеть от характера правонарушения:

Основание Размер штрафа Основание
Если документы отправлены на проверку с опозданием или вовсе отсутствуют 200 руб. за каждый документ Ст. 15.2 Закона 255-ФЗ
Если работодателем скрыты или предоставлены неверные сведения/документы, что привело к дополнительным расходам на выплату пособия 20 % от суммы излишне понесенных расходов, однако данный штраф имеет определенные ограничения: не менее 1000 руб. и не более 5000 руб.
Если данные для назначения и выплаты пособия предоставлены позже срока 5000 руб.

Подпишись на рассылку от «ПБ», чтобы всегда сходился баланс :)

Новости, экспертные статьи, обучение.

Настоящим подтверждаю, что я ознакомлен с условиями политики конфиденциальности и даю и согласие на обработку персональных данных.*

Автор: Евгения Яровая,
бухгалтер-консультант Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

Все статьи автора

Возможно, вам будет интересно

Оцените статью:
Спасибо, ваш голос учтен
(0)

Возможно, вам будет полезно

Трактиръ

Сообщит менеджер

Трактиръ

Подробнее