Выберите свой город

Наверх

«Скан-Загрузка документов» для автоматического ввода первички

01.01.2016
Наталья Сидгияева

Что необходимо для использования программы

Программа предназначена для автоматизации загрузки данных из печатных документов в базу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Для использования «Скан-Загрузки документов» необходим сканер. Подойдет либо потоковый сканер, либо обычный планшетный сканер или МФУ (многофункциональное устройство). Можно сканировать документы, сохранять скан-образы в папку, а потом загружать уже готовые скан-образы из этой папки.

После того, как вы отсканировали полученные от контрагента печатные документы, «Скан-Загрузка документов» распознает данные со скан-образа, находит соответствующие элементы в базе «1С» и формирует документ. Среднее время обработки одного печатного документа – меньше минуты. Вам остается только проверить созданные данные в документе, при необходимости дозаполнить отдельные поля, которые программа не смогла распознать (или которые отсутствуют в печатном документе) и провести его в базе. Например, это может быть полностью заполненный документ «Покупка материалов» на основании счета-фактуры или накладной по форме ТОРГ-12.

Принцип работы программы

Вы сканируете первичный документ, загружаете его в программу и указываете тип данного документа (ТОРГ-12, счет-фактура или другой), затем уточняете, какой документ нужно создать, например, «Покупка материалов» или «Услуги сторонних организаций». По распознанным со скан-образа данным программа находит в базе соответствующие элементы справочников (номенклатура, единица измерения, контрагент) и подставляет их в таблицу. После завершения автоматической обработки программа отображает все полученные данные.

Также по данным со скан-образа производится проверка (расчет) полученных сумм и ставки НДС. Если расчетные данные не совпадают с полученными со скана, то выводится сообщение, что данные необходимо проверить. При этом программа автоматически корректирует неверно рассчитанные данные, откорректированные ячейки подсвечиваются красным. Таким образом программа предупреждает о несоответствии данных, указанных в первичном документе, с математическим расчетом, что является одним из уровней проверки документации. Если какая-то номенклатура не распознана (подсвечена красным цветом), то ее можно подобрать из справочника или внести новую.

С каждым разом количество нераспознанных или частично распознанных данных становится меньше, так как программа самообучается. Во время изменения значения номенклатуры базы в табличной части «Скан-Загрузка документов» запоминает соответствие между выбранной номенклатурой и наименованием товара на скане. Если в базе данных не обнаружено однозначного соответствия номенклатуре на скане, ячейка подсвечивается желтым цветом. В этом случае номенклатуру можно выбрать из предлагаемого списка вариантов.

После проверки введенных данных достаточно нажать кнопку «Создать», после чего в базе «1С» появится новый документ.

Важно отметить, что «Скан-Загрузка документов» – это внешняя обработка, которая не сделает программу «1С» нетиповой, следовательно, ее использование не затруднит обновление программ.

Для тех, кто использует специфичные первичные документы или печатные формы, не указанные в списке, доступны дополнительные настройки программы. В этом случае возможна как самостоятельная настройка программы для обработки специфических форм, так и использование помощи наших специалистов.


Автор: Наталья Сидгияева ,
Главный бухгалтер-консультант Линии консультаций

Все статьи автора

Оцените статью:
Спасибо, ваш голос учтен
(0)