ДОКУМЕНТООБОРОТ. ЭДО для государственных учреждений

 Нормативные предпосылки

Действующим законодательством предусмотрено, что такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручно, имеют документы, составленные в электронном виде и подписанные квалифицированной электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (если это предусмотрено соглашением сторон) (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Пунктом 7 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 №157н, предусмотрено составление первичных учетных и сводных документов как на бумажных носителях, так и в виде электронных документов (ЭД) с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) при наличии технической возможности.

В настоящее время находятся на стадии общественного обсуждения подготовленные финансовым ведомством проекты БК РФ и федерального стандарта бухгалтерского учета и отчетности в государственном секторе «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности для организаций государственного сектора».

Пунктом 30 будущего федерального стандарта приоритет отдается электронной форме первичных документов, их составление и хранение на бумажных носителях допускается только при отсутствии технических возможностей или, в отдельных случаях, наличия специальных требований в нормативных актах. В новой версии БК РФ организации ЭДО посвящена отдельная статья, которой предусмотрена обязанность по осуществлению обмена ЭД юридических, а также физических лиц при заключении и исполнении гражданско-правовых договоров или реализации иных правоотношений, одной стороной которых являются участники бюджетного процесса (органы государственной власти (местного самоуправления), казенные учреждения и иные участники).

Планируемые сроки введения в действие указанных нормативных актов – 2017 и 2016 гг. соответственно. Так что перспектива полного перехода на электронные формы ведения учетных документов близка и уже сейчас требует от учреждений задуматься о таких серьезных аспектах деятельности, как подготовка к организации документооборота и обеспечение сохранности архива в соответствующей форме.

Переход на ЭДО предоставит ряд преимуществ по сравнению с бумажным. Ускорится сам процесс обмена, снизятся затраты времени и средств на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов, что важно в непростых условиях сокращения расходов на содержание учреждений. А поскольку при отправке ЭД через оператора фиксируется точное время и дата отправки, это дисциплинирует контрагента и защищает бухгалтера от обвинения в несвоевременном отражении в учете фактов хозяйственной жизни.

 Формы организации ЭДО

Услуги по организации ЭДО предлагает ряд компаний. Компания «1С» идет в ногу со временем и предлагает ряд сервисов – «1С-Отчетность», «1С:Подпись», «1С-ЭДО», позволяющих увеличить преимущества от перехода на ЭДО.

Цель проекта «1С-ЭДО» – обеспечение возможности обмена ЭД через всех основных осуществляющих обмен операторов непосредственно из программ «1С». Указанный способ обмена избавляет от необходимости выгрузки ЭД в сторонние программы и позволяет автоматически создавать на полученные первичные учетные документы в электронной форме соответствующие документы, отражающие операции в программе, тем самым позволяя бухгалтеру существенно экономить ресурс времени. Немаловажно для государственных учреждений, что использование комплекса сервисов избавит от необходимости заключать отдельные договоры на закупку услуг в сфере информационных технологий.

Подключить сервисы «1С» легко: компания «1С» и ее партнерская сеть по всей территории РФ (а это более 6 000 организаций) в состоянии обеспечить быстрое подключение контрагентов во всех регионах страны.

 Виды документов для обмена

Рассмотрим, какими видами документов позволяет производить обмен сервис «1С–ЭДО». Это ряд регламентированных форм: накладная ТОРГ-12, счет-фактура, акт на оказание услуг, акт передачи прав, форматы обмена которыми утверждены Федеральной налоговой службой РФ (приказы ФНС РФ от 04.09.2015 №ММВ-7-6-93, от 02.02.2015 №ММВ-7-15/40). Кроме того, возможен обмен нерегламентированными формами – любыми бухгалтерскими документами, договорами, соглашениями.

Государственные (муниципальные) учреждения до момента утверждения форматов обмена Федеральным казначейством РФ вынуждены в части регламентированных форм вести документооборот в привычной бумажной форме. Вместе с тем, обмен бухгалтерскими документами, которые не требуется представлять в Федеральное казначейство, в электронной форме можно применять в настоящее время. Такая возможность актуальна для учреждений, имеющих документооборот по централизованному снабжению, а также для казенных учреждений, оказывающих платные услуги и не являющихся администраторами доходов. Как правило, получатели материальных ценностей территориально удалены от распределяющих учреждений, и двухсторонний обмен Извещениями (ф.0504805) предполагает длительный период по пересылке их по почте или передаче нарочными. Документы приходят с опозданием, теряются, что исключено при ЭДО. Дополнительной возможностью является заполнение для отправки получателю «сопроводительной записки» с любыми необходимыми пояснениями и комментариями.

 Внедрение ЭДО

Для внедрения «1С-ЭДО» необходимо соблюдение определенных условий, в том числе наличие: средств криптографической защиты, установленных на компьютерах с информационной базой; действующих сертификатов ЭЦП (можно оформить в рамках сервиса «1С:Подпись»); действующего договора на информационно-технологическое сопровождение (ИТС).

Первый вариант внедрения «1С-ЭДО» – это использование типового решения со встроенным механизмом. Программный продукт компании «1С», предназначенный для ведения учета государственными (муниципальными) учреждениями «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 1.0 и 2.0, такой механизм содержит.

Иные варианты возможны для учреждений, применяющих для организации учета нетиповые решения. В таких случаях оптимально самостоятельное внедрение решения «1С:Библиотека электронных документов», ред. 8.2, – специальной конфигурации, предназначенной для встраивания обмена ЭД в различные прикладные решения.

Учреждения, применяющие программные продукты других разработчиков, могут использовать решения «1С» в качестве шлюза для обмена.

Рассмотрим, как происходит внедрение. Пользователям программ «1С» при наличии действующего договора ИТС и соблюдении других вышеописанных условий необходимо обновить программу до актуального состояния и заполнить заявку. Специалисты самостоятельно выполнят необходимую настройку программы. Пользователям программных продуктов других разработчиков необходимо будет приобрести соответствующее решение, установку и внедрение которого также произведут специалисты компании.

Поскольку форматы системных модулей могут меняться, важно следить за обновлениями, чтобы поддерживать сервис в актуальном состоянии. Лучше переложить ответственность за данный процесс на специалистов, осуществляющих сопровождение вашего программного продукта.

 Часто задаваемые вопросы

1. Какие сертификаты ЭЦП можно использовать при обмене ЭД? Сертификаты ЭЦП можно применять любые, область применения которых не запрещает их использование в подписании ЭД. Для этого достаточно при получении сертификата ЭЦП в удостоверяющем центре пояснить, для каких целей планируется использовать сертификат.
2. Какие криптопровайдеры можно применять в механизме обмена ЭД? Библиотека обмена ЭД использует методы криптографии, предоставляемые платформой «1С:Предприятие 8.2», т. е. применение криптопровайдеров, поддерживающих интерфейс CryptoAPI. Компания «1С» предлагает использовать наиболее распространенные криптопровайдеры, сертифицированные ФСБ РФ.
3. В каком виде нужно предоставить ЭД для внешних проверяющих органов, если они не примут документ в электронном виде? ЭД для проверки можно распечатать на бумажном носителе с отметкой, что документ подписан ЭЦП, заверить подписью ответственного лица и печатью организации (Письмо Минфина от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521).

Помимо процесса обмена сервис предполагает и хранение файлов с первичными учетными документами в электронной форме и установленных ЭЦП непосредственно в информационной базе.