Вопрос-ответ: должно ли наименование материала в номенклатуре совпадать с наименованием в накладной?

К материальным запасам относятся нефинансовые активы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, который не превышает 12 месяцев, независимо от их стоимости. Данное определение установлено п. 99 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), п. 7 СГС «Запасы», утв. приказом Минфина России от 07.12.2018 № 256н.

В статье мы рассмотрим, должно ли наименование материала в номенклатуре совпадать с наименованием в накладной.

• Оформление первичных документов
• Единица учета материальных запасов

Оформление первичных документов

Каждая хозяйственная операция должна быть своевременно отражена и подтверждена первичным учетным документом. Хозяйственные операции, не имеющие подтверждающих документов или не соответствующие имеющимся, не допускаются к принятию к учету.

В учете материальные запасы отражается такими записями как: поступление, внутреннее перемещение, выбытие материальных запасов и следующими первичными документами: товарная накладная; накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары; требование-накладная. 

Принятие к бухгалтерскому учету материальных запасов, которые используются деятельности субъекта учета более 12 месяцев, осуществляется постоянно действующей комиссией по поступлению и выбытию с определением срока их полезного использования. 

Учреждению необходимо определить единицу бухгалтерского учета, по которой будут числиться материальные запасы для того, чтобы сформировать достоверную информацию и обеспечить контроль за их наличием и движением. Большая номенклатура может усложнить контроль за движением материальных запасов и ведение учета по ним.

Согласно п.3 Инструкции № 157н, информация в денежном выражении о состоянии активов, обязательств, иного имущества, об операциях, их изменяющих, и финансовых результатах операций должна быть полной с учетом существенности ее влияния на экономические (финансовые) решения учредителей учреждения (заинтересованных пользователей информации) и существенности затрат на ее формирование.

На экономическое решение учредителей учреждения, которое принимается на основании данных бухгалтерского учета или бухгалтерской отчетности, существенно может повлиять пропуск какой либо информации, либо ее искажение. Информация по материальным ценностям, у которых одни характеристики, но разные наименования, не является существенной.  

Единица учета материальных запасов

В зависимости от характера материальных запасов, порядка их приобретения и использования определяется их единица учета. Такой единицей может быть:

• номенклатурная (реестровая) единица (килограмм, штука, пачка, метр и т.д.);
• партия (однородная (реестровая) группа запасов).

Согласно методическим рекомендациям по СГС «Запасы» разъясняется, что однородная группа материальных запасов позволяет оптимизировать учетные процедуры, уменьшить затраты на ведение учета. Например, учебное учреждение приобрело тетради в клетку в пачках разных торговых марок, количество листов и формат совпадает. Возможно ведение учета по пачкам в качестве единицы измерения по однородным группам «Тетрадь в клетку 48л формата А5».

Учреждение в праве самостоятельно установить внутренними положениями систему наименований для приобретенных материальных запасов, которые позволяют установить однозначное соответствие между наименованием материального запаса с наименованием единиц учета поставщика товара.

Важно учитывать, что учреждение может оприходовать материальные запасы по определенному наименованию, если данный пункт закреплен в учетной политике учреждения. Иначе, если будет несоответствие наименования материала в приходном ордере и в товарной накладной, полученной от поставщика, это может расцениваться как нарушение правил учета.  

Таким образом, можно сделать вывод, что учреждение вправе самостоятельно принимать решение по определению способа, единицы изменения и номенклатуры учета материальных запасов, в том числе, вести учет по однородным группам, сократив объем дублирующей номенклатуры. Важно, чтобы объект материальных запасов, который получен от поставщика, принят на учет в учреждении и используется в его деятельности, идентифицировался как один и тот же.