Дистанционная работа с 2021 г.

С 1 января 2021 г. вступили в силу и подлежат применению новые правила дистанционной работы. Внесение поправок в ТК РФ было вызвано пандемией и вынужденным массовым переводом работников на удаленную работу. В статье подробно расскажем о порядке оформления временного перевода на «удаленку» работу, порядок обмена документами между работодателем и работником, об особенностях режима рабочего времени, времени отдыха и основаниях для увольнения удаленного работника, а также о новых правилах.

• Новые правила дистанционной, удаленной работы
• Порядок обмена документами между работодателем и работником
• Подписание документов
• Особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного, удаленного работника
• Обеспечение работника оргтехникой
• Основания для увольнения дистанционного работника

Новые правила дистанционной, удаленной работы

С 1 января 2021 г. подлежат применению новые правила дистанционной, удаленной работы, определенные Федеральным законом от 8 декабря 2020 г. 407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной, удаленной работы и временного перевода работника на дистанционную, удаленную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

Начиная с текущего года удаленка может предусматриваться как трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору, так и локальным нормативным актом организации, принимаемым в соответствии со статьей 312.9 ТК РФ.

Согласно ст. 312.9 ТК РФ между работником и работодателем можно достигать соглашения о следующих вариантах дистанционной работы.

1. дистанционная удаленная работа на постоянной основе — это дистанционная работа на любой период времени, бессрочно, если у работника нет стационарного рабочего места, по трудовому договору или дополнительному соглашению к нему, на любой период времени, на постоянной основе, работник может быть занят в рамках дистанционной удаленной работы.
2. дистанционная удаленная работа на временной основе. И тут возможны два следующих варианта:
   • непрерывная временная дистанционная, удаленная работа на срок не более чем 6 месяцев. То есть, если у работника есть рабочее место на территории работодателя, но он не хочет появляться в офисе, работодатель может пойти ему на встречу и перевести его на непрерывную временную дистанционную работу не более чем на полгода;
   • комбинированная дистанционная, удаленная работа. Это значит, что работник сочетает пребывание и отсутствие на своем рабочем месте, временная комбинированная дистанционная работа, на любой период времени, но при этом хотя бы раз в шесть месяцев, работник должен появиться на своем рабочем месте.

В какой последовательности все это сочетать определяется по соглашению между работником и работодателем, это может регламентироваться на любой период временив любом сочетании.

Например: это может быть один, два дня в неделю в офисе, один день в месяц, один день в квартал, один день в полгода, а все остальное время, работник на свое усмотрение занят в рамках выполнения дистанционной удаленной работы.

Еще к дистанционным работникам относятся те работники, которые выполняют свою трудовую функцию вне своего стационарного трудового места, на основании локального нормативного акта организации, без заключения с ними дополнительного соглашения.

Статьей 312.9 ТК РФ предусмотрена возможность по инициативе работодателя привлечь работника к временной дистанционной работе без его согласия в следующих случаях:

• катастрофа природного или техногенного характера;
• производственная авария;
• несчастный случай на производстве;
• пожар;
• наводнение;
• землетрясение;
• эпидемия или эпизоотия и в любых других исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;
• принятие соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.

Для оформления дистанционной работы по инициативе работодателя никаких соглашений не требуется, работодатель издает новый локальный нормативный документ, в нем описывает, какие работники переводятся, как они взаимодействуют с ним на этот период времени. Если указать в документе «ознакомить работника с решением путем направления уведомления на электронную почту», то необходимости ознакомить работника под роспись с этим документом не будет.

Срок перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя не может превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), из-за которого работодатель принял данное решение (ч. 1, 3 ст. 312.9 ТК РФ).

Порядок обмена документами между работодателем и работником

У дистанционного работника есть право подать заявление о получении заверенных копий документов. При этом работодатель должен направить работнику их копии не позднее трех рабочих дней с даты получения такого заявления. Документы следует направлять по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. По желанию работника можно передать копии документов в электронной форме.

Работник, переведенный на дистанционную, удаленную работу, может ознакомиться с локальными нормативными актами, указанными в ч. 3 ст. 68 ТК РФ путем обмена электронными документами.

Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, то сведения о приеме на дистанционную, удаленную работу по желанию работника могут быть внесены в бумажную трудовую книжку, сведения в нее вносятся по желанию работника независимо от согласия работодателя. Трудовая книжка направляется по почте заказным письмом с уведомлением.

При обмене электронным документооборотом каждая из сторон обязана отправлять подтверждение о его получении другой стороной. Сроки направления подтверждения о получении, а также порядок передачи рабочих документов по запросу работодателя устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Что касается листков нетрудоспособности, то они направляются работодателю по почте, заказным письмом с уведомлением. Если листок нетрудоспособности оформлялся в электронном виде, то в таком случае работодателю необходимо представить только сведения о его серии и номере.

Подписание документов

В прежней редакции ст. 312.1 ТК РФ было установлено, что при обмене электронными документами работодатель и работник пользовался усиленной квалифицированной электронной подписью.

При переводе работника на дистанционный, удаленный режим, любой документ, относящийся к его работе, можно оформить в электронном виде. Все зависит от вида документа.

Существует перечень документов, для которых установлены четкие правила:

• работодатель использует квалифицированную электронную подпись;
• работник или квалифицированную электронную подпись, или усиленную неквалифицированную электронную подпись.

К этому перечню относятся:

• трудовой договор и дополнительное соглашение к нему;
• договор о материальной ответственности с работником;
• договор (ученический) на получение образования с отрывом или без отрыва от работы.

Документы, не входящие в этот перечень, можно подписать любым способом, закрепленным в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре. Здесь очень важно определить порядок, согласно которому каждая из сторон (работодатель и работник) будет подтверждать получение документа.

В остальных случаях можно воспользоваться другим видом электронной подписи или иной формой документов, которые предусмотрены коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему и которые позволят обеспечить фиксацию факта получения работником или работодателем документов в электронном виде.

Конечно, может возникнуть ситуация, при которой появится необходимость ознакомить работника под роспись с приказом, уведомлением, распоряжением и т.д. Если работник перешел на дистанционную, удаленную работу, то ознакомить его возможно «путем обмена электронными документами». Таким же способом можно получать от работника заявления, объяснения и иную информацию.

Особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного, удаленного работника

Ст. 312.4 ТК РФ установлены особенности работы и отдыха дистанционного, удаленного работника. Режим рабочего времени такого работника может быть установлен коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Если перечисленными документами он не утвержден, работник устанавливает его по своему усмотрению.

Порядок предоставления отпуска дистанционному, удаленному работнику зависит от того, на каких условиях работник переведен на эту работу. Если удаленная работа на постоянной основе, то необходимо прописать правила предоставления отпуска в трудовом, коллективном договоре, или в локальном нормативном акте. Если работник переведен на такую работу временно, то здесь нужно придерживаться правил, изложенных в главе 19 ТК РФ.

Если дистанционный, удаленный работник направлен работодателем для выполнения служебного задания в другую местность, то в этом случае согласно ст. 312.6 ТК РФ необходимо оформить командировку.

Обеспечение работника оргтехникой

Согласно той же ст. 312.6 ТК РФ у работодателя есть обязанность обеспечить работника необходимым для выполнения им работы оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Также дистанционный, удаленный работник имеет право с согласия или ведома работодателя и в его интересах пользоваться своим или арендованным им оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Работодатель должен выплачивать дистанционному, удаленному работнику компенсацию и оплачивать расходы, связанные с использованием своего или арендованного оборудования, при этом срок и размер такого возмещения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Основания для увольнения дистанционного работника

Ранее правила основания увольнения дистанционного, удаленного работника устанавливались не только ТК РФ, но и трудовым договором, в нем работодатель мог указать дополнительные основания для увольнения, но данное право было ограничено ст. 312.8 ТК РФ, по которой установлено только два дополнительных основания прекращения трудового договора с дистанционным, удаленным работником:

1. если в период выполнения работы дистанционно работник без уважительной причины не выходит на связь со своим работодателем по вопросам, связанным с выполнением своих должностных обязанностей более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса от работодателя.
2. в случае переезда работника, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

В случае ознакомления дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора в форме электронного документа, работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания приказа направить ему по почте заказное письмо с уведомлением о вручении, оформленное надлежащим образом с копией приказа на бумажном носителе.

Дистанционному, удаленному работнику при увольнении необходимо выдать те же документы, что и любому другому работнику, в этом случае необходимо следовать порядку передачи документов, прописанному в статье 312.3 ТК РФ.

После увольнения дистанционного, удаленного работника, на него необходимо подать сведения по форме СЗВ-ТД.