Подготовка к квартальной отчетности

Подготовка к составлению квартальной отчетности учреждения бюджетного сектора включает в себя как ряд процедур внутреннего финансового аудита, так и ряд процедур, обусловленных составом комплекта отчетности.

1 января текущего года вступили в действие 7 новых федеральных стандартов, а также изменения в инструкции по бюджетному учету и бюджетной классификации. Учитывая эти факты, до составления отчетности за I квартал 2021 года следует выполнить подготовительные мероприятия.

Этапы подготовительных мероприятий

1. Проверить положения учетной политики учреждения на соответствие нормативно-правовым актам (далее НПА), применяемым в 2021 г.
2. Сверить настройки ведения учета, в применяемых учреждением учетных системах, с положениями учетной политики и НПА.
3. Убедиться, что в учетной системе все факты хозяйственной жизни отражаются своевременно и без технических и методологических ошибок. Все отраженные в учете операции подтверждены корректно оформленными первичными документами.

В рамках первого подготовительного мероприятия следует проверить учетную политику на наличие изменений, связанных:

• С вступлением в силу новых федеральных стандартов «Финансовые инструменты», «Информация о связанных сторонах», «Нематериальные активы», «Выплаты персоналу», «Непроизведенные активы», «Совместная деятельность», «Затраты по заимствованиям». Стоит выделить стандарты «Нематериальные активы» и «Непроизведенные активы», так как в них значительно изменен принцип учета объектов НМА и земельных участков.
• С изменениями в инструкции, регламентирующими порядок учета в учреждениях бюджетной сферы (157н, 162н, 174н и 183н) и инструкции, утверждающие бюджетную классификацию (85н, 207н, 209н). Изменения в Едином плане счетов уточнили требования к аналитическому учету балансовых и забалансовых счетов, внесли изменения в счета и их назначение.

Следовательно, учреждение обязано на 2021 г. уточнить рабочий план счетов. Обратите внимание, что согласно Инструкции 157н, дополнительные забалансовые счета и/или аналитика к счетам должны быть не только закреплены в учетной политике учреждения, но и соответствовать требованиям органа власти, которому сдается отчетность.

• С изменениями в Инструкцию 52н. В инструкцию внесены изменения/утверждены новые формы первичных документов и регистры учета, в том числе и электронные.

Из этого следует, что учреждению необходимо проверить перечень применяемых форм первичных документов и регистров учета, правила документооборота и технологию обработки учетной информации, график документооборота как бумажного, так и электронного. При необходимости внести изменения в учетную политику/положения учетной политики.

В рамках второго подготовительного мероприятия в учетной системе учреждения следует:

• Убедиться, что актуализированы справочники бюджетной классификации, что применяемые коды классификации соответствую утвержденному перечню.
• Настроить рабочие счета организации и корректные корреспонденции в соответствии с утвержденной учетной политикой. При настройке рабочих счетов обратить внимание не только на структуру счета, но и аналитику к счетам (субконто).
• Сверить применяемые в учетной системе регистры учета и регистры учета, отраженные в учетной политике учреждения. В случаях расхождения привести их идентичности.
• Убедиться, что в учетной системе учреждения отражены результаты инвентаризации, на основании которых выполнен переход на правила учета 2021 г.

Например, в программных продуктам «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакциях 1.0 и 2.0, включены инструменты для трансформации данных для перехода на новые правила учета. Для переноса остатков по счетам 100 «Нефинансовые активы» и забалансовым счетам 01,02,22.24,25,26,27 предусмотрен документ «Переход на применение приказа 198н (НФА). Для переноса данных с остальных устаревших счетов и уточнения дополнительной аналитики по счетам учета — документы «Помощник переноса с устаревших счетов», «Помощник переноса остатков между счетами».

В статье «Инвентаризация перед составлением бюджетной отчетности за 2020 г.» выпуска № 1  «Прогрессивный бухгалтер» рассматривались особенности проведения инвентаризации на 2021 г.

В рамках третьего подготовительного мероприятия следует:

• Убедиться, что на начало текущего года нет остатков на устаревших кодах бюджетной классификации, или кодов, не соответствующих содержанию хозяйственной операции. Если такие остатки есть, то выполнить перенос остатков.

Например, задолженность на 01.01.2021 по КВР 244 возможно придется переносить на КВР 247. Выбор КВР зависит от содержания факта хозяйственной жизни (Письмо Минфина РФ от 17.02.2021 N 02-05-10/10752).

• Выполнить проверку наличия и своевременность отражение в учете первичных документов. Форма первичного документа должна соответствовать факту хозяйственной жизни и формам, утвержденным инструкцией 52н, а не унифицированные формы должны соответствовать положениям учетной политики. Так же документы проверяются на полноту заполнения обязательных реквизитов, указанные в инструкции 157н и СГС «Концептуальные основы».

Наиболее частыми ошибками являются: отсутствие первичных документов, применение не установленных форм, не соответствие формы документа факту хозяйственной жизни.

Проверка выполняется с помощью визуального контроля и анализа содержания хозяйственной операции.

• Проверить отражение в учетной системе хозяйственных операций текущего года.

Типичные ошибки — это неверная увязка КБК и КОСГУ, КВР и КОСГУ, Кодов доходов и КОСГУ, применение укрупненных групп КОСГУ, ведение учете вне рамок утвержденных рабочих счетов, ведение учета на группе счетов.

Проверка выполняется с помощью унифицированных регистров учета, а также стандартных отчетов программного продукта, например, «Оборотная-сальдовая ведомость по счету», «Карточка счета». Применяемая в бухгалтерской записи классификация проверяется на соответствие приказам 85н, 207н, 209н и сопоставительным таблицам Минфина, размещенным в рубрике «Бюджетная классификация» сайта minfin.gov.ru. Особое внимание следует обратить на следующие таблицы: «Таблица соответствия видов расходов классификации расходов бюджетов и статей (подстатей) классификации операций сектора государственного управления, применяемая в 2021», «Сопоставительная таблица целевых статей расходов для составления и исполнения федерального бюджета на 2021 — 2023 гг., к применяемым в 2020 г.», «Перечень аналитических групп подвида доходов бюджетов, в том числе применяемых бюджетными и автономными учреждениями согласно Порядку формирования и применения кодов бюджетной классификации РФ, их структуре и принципам назначения, утвержденным приказом Минфина РФ от 06.06.2019 № 85н».

В статье «Контроль задолженности. Настройка типовых отчетов» рассмотрен пример настройки отчетов в целях контроля задолженности.

• В доходных операциях сверить используемые коды классификации доходов бюджета с перечнем администрируемых доходов. Данная проверка позволит исключить ошибки в отражении кодов в разделе «Доходы» отчета ф. 0503127.
• Сверить показатели, отраженные в регистрах бюджетного учета, с Выписками из лицевых счетов и Отчетами о состоянии лицевого счета, полученными от финоргана. Данное мероприятие позволит избежать ошибок при формировании отчетов ф. 0503128, ф. 0503738;
• В целях подтверждения показателей раздела 3 отчетов ф. 0503127, ф. 0503737, а также показателей отчетов ф. 0503169, ф. 0503769, необходимо провести анализ и корректировку сумм отложенных обязательств, в том числе и на счетах санкционирования.
• Проверить своевременность отнесение дебиторской и кредиторской задолженности к просроченной. При проверке обращать внимание на корректность применения номера счета бухгалтерского учета.

В рамках подготовки к квартальной отчетности вам может быть полезна статья «Ошибки в отчетности за 2020 год» выпуска № 1 (февраль 2021) «Прогрессивный бухгалтер». В статье рассмотрены основные ошибки, нарушения ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности, собранные на основании Заключения Счетной палаты.