Полный перечень первичных документов для инвентаризации: как начать, что прописать в описях, чем закончить

Проведение инвентаризации активов и обязательств в учреждениях государственной сферы всегда очень трудоемкий процесс. Очень важно иметь налаженный структурированный механизм, который позволит упростить работу всех задействованных в инвентаризации лиц. Обычно, инвентаризацию проводят в порядке, установленном в рамках учетной политики. Для этого либо описывают процесс в специализированном разделе, либо утверждают отдельный документ.

• Что делать первым делом
• Второй шаг – создание реальной инвентаризационной комиссии
• Третий шаг - документальное оформление
• Результаты инвентаризации

Основной задачей инвентаризации, конечно же, является выявление соответствия или несоответствия между данными бухгалтерского учета и фактического наличия объектом или обязательств.

Что делать первым делом

Перед проведением инвентаризации рекомендуем составить план-график, который позволит определиться с объемом предстоящих работ и выявить требующиеся трудовые ресурсы.

Важно выделить этапы документальной инвентаризации (патенты или земельные участки) или очной – основные средства, материальные запасы, касса и так далее, а также определить сроки проведения инвентаризации, ведь для инвентаризации объектов основных средств потребуется гораздо больше времени, чем для кассы.

На заметку:

Совсем недавно Минфин внес некоторые поправки в федеральный стандарт «Учетная политика, оценочные значения и ошибки, а именно добавлено Приложение 1 «Общие требования к организации инвентаризации активов и обязательств…», где как раз-таки и были установлены некоторые правила:

• основания для проведения инвентаризации;
• правила формирования инвентаризационных комиссий;
• порядок подготовки и проведения проверок;
• порядок оформления результатов.

Второй шаг – создание реальной инвентаризационной комиссии

При проведении инвентаризации важно, чтобы все члены комиссии присутствовали, так как иногда из-за отсутствия членов комиссии результаты инвентаризации могут быть аннулированы.

Рекомендуем сформировать несколько комиссий и оптимизировать численность сотрудников, входящих в их состав. Законодательно установлено, что в составе комиссии должно быть минимум два человека: председатель и член комиссии.

Третий шаг - документальное оформление

С вступлением в силу внутреннего электронного документооборота должно быть оформлено Решение о проведении инвентаризации (ф.0510439). Оформление Приказа уже не актуально, даже при условии, что Вы по каким-то причинам до сих пор не перешли на электронный документооборот.

Решение о проведении инвентаризации (ф.0510439) может использоваться по любым поводам проведения инвентаризации: годовая, при смене материально-ответственного лица и др.

Напоминаем, что Решение должно быть заполнено по правилам, описанным в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России т 15.04.2021 №61н.

Основной сложностью, с которой сталкивается бухгалтер при заполнении Решения является огромное количество дат. Давайте разберемся, какую дату куда ставить.

Первая дата — это дата документа, она не имеет никакого отношения к бухгалтерским записям, вторая дата - дата начала проведения инвентаризации. Дата начала устанавливается самостоятельно с учетом того, какой объем работ необходимо провести. Третья дата - дата окончания инвентаризации, она должна быть не позднее срока предоставления годовой отчетности. И наконец, четвертая – дата, на которую проводится инвентаризация. Требования о том, что инвентаризация должна быть проведена на 01 или 31 число - нет, поэтому инвентаризация можно проводить и в другие даты.

В настоящее время, помимо вышеописанного Решения, действует еще 4 электронных форм по Приказу 61н:

• изменение решения о проведении инвентаризации (ф.0510447);
• акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф.0510836);
• решение о прекращении признания активами объектов НФА (ф.0510440);
• акт о приеме-передаче объектов НФА (ф. 0510448).

Также с 01.01.2024 года Минфином были утверждены еще 5 новых форм инвентаризационных описей для имущества, наличных денежных средств и расчетов:

• инвентаризационная опись на счетах учета денежных средств (ф. 0510464);
• инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0510465);
• инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466);
• инвентаризационная ведомость наличных денежных средств (ф. 0510467);
• инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468).

На заметку:

В случае, если материально-ответственное лицо уходит в отпуск, то, начиная, с 2024 года, необходимо оформлять Решение о проведении инвентаризации (ф.0510439) при передаче объектов и расчетов другому материально-ответственному лицу, а вот при оформлении Приказа Вам может грозить штраф в размере 30 000 рублей.

В 2024 году очень легко запутаться с первичкой, ведь одинаковую силу имеют два законодательных акта: Приказ 61н и Приказ 52н.

После того, как Решение о проведении инвентаризации (ф.0510439) утверждается, бухгалтер должен начать подготовку инвентаризационных ведомостей для проверки. И как следствие, оформление инвентаризации осуществляется как с помощью электронных документов, так и с помощью бумажных.

Допустимо использование следующих форм документов:

• ф. 0504081 – инвентаризация ценных бумаг;
• ф. 0504082 – инвентаризация остатков денежных средств на счетах учета;
• ф. 0504083 – инвентаризация задолженности по кредитам и займам;
• ф. 0504086 – инвентаризация бланков строгой отчетности и денежных документов;
• ф. 0504087 – инвентаризация объектов НФА;
• ф. 0504088 – инвентаризация остатков наличных денежных средств;
• ф. 0504089 – инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами;
• ф. 0504091 – инвентаризация расчетов по поступлениям.

Результаты инвентаризации

После того, как инвентаризация была проведена, необходимо оформить результаты проведения. Для этого с 2024 года используется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463). Данные для акта берут из всех оформленных инвентаризационных описей.