Сложные вопросы оформления командировочных

Нередко возникают сложности при отражении и выплате сумм понесенных затрат. Ответим на часто задаваемые спорные вопросы.

– Каким образом производится оплата за выходные и праздничные дни, если они приходятся на период командировки?

– Работа в выходные и праздничные дни запрещена в соответствии со ст. 113 ТК РФ за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Так, если технология работы предусматривает непрерывность, то при направлении сотрудника в служебную командировку работу в выходные и праздничные дни можно прописать в приказе на командировку. То есть, выход на работу в выходные и праздничные дни возможен в случае, если он заранее прописан в документах на командировку и это обусловлено производственной необходимостью. В этом случае оплата работы сотруднику в выходные и праздничные дни рассчитывается по среднему заработку, если это предусмотрено положением по оплате труда и другими правовыми документами учреждения.

Если же работа в выходные и праздничные дни первоначально не была предусмотрена, то ссылаясь на Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 16 октября 2019 г. № ПГ/26391-6-1 порядок оплаты труда сотрудника при привлечении его к работе в выходные и праздничные дни регламентирован п. 5 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. Так, в случае, если период командировки приходится на выходные и праздничные дни, то оплата должна производится на основании ст. 153 ТК РФ: не менее чем в двойном размере.

– В соответствии с приказом на командировку сотрудник должен был находиться в ней два дня, но в связи с тем, что производственные моменты удалось решить раньше, он вернулся в тот же день. Следовательно, фактически командировка была однодневной. Должно ли учреждение в этом случае выплачивать ему суточные?

– Основываясь на данных абз. 4 п. 11 Положения можно сделать вывод, что суточные сотруднику выплачиваться не должны, так как он вернулся к месту постоянного места жительства в тот же день. Однако учреждение может выплатить суточные по собственной инициативе и ссылаясь на разрешение Минфина РФ (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005) понесенными расходами можно уменьшить расчетную базу налога на прибыль.

– Должно ли учреждение возмещать сотруднику расходы на приобретение проезда на городском транспорте (метро, троллейбус, автобус)?

– Данные расходы необходимо рассмотреть по отдельности – проезд до места командирования и обратно на общественном транспорте, включающим автобус, маршрутное такси, речное или морское судно должен быть возмещен в соответствии с п. 12 Положения при наличии документального подтверждения затрат.

Если во время командировки сотрудник использовал городской транспорт, трамвай, метро и троллейбус, то необходимость возмещения затрат остается за руководителем – порядок действий должен быть прописан в учетной политике, положении о коллективном договоре или другом локальном и нормативном акте. В случае, если учреждение все-таки решит возместить данные расходы, то их можно будет учесть при расчете налога на прибыль организации (Письмо ФНС РФ от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246 «О порядке признания отдельных видов расходов, связанных со служебной командировкой работника»).

– Должна ли учитываться в качестве командировочных расходов сотрудника поездка на такси, и если да, то какой документ предоставляется для подтверждения затрат?

– Затраты, понесенные сотрудником на оплату услуг такси, должны быть возмещены учреждением в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ, письмом Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 при наличии документально произведенных расходов. Следовательно, при возвращении из служебной командировки работником должен быть предоставлен чек ККТ либо квитанция об оплате проезда. Документы предоставляются таксистом на основании п. 111 постановления Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».

При этом сотрудником должно быть предоставлено обоснование использования данного вида транспорта в виде служебной записки. Причинами могут являться: отсутствие возможности добраться из (до) аэропорта на другом виде транспорта в связи с поздним вылетом (прилетом), отсутствие прямых маршрутов до места назначения, вероятность не успеть исполнить поставленные задачи (опоздание на мероприятие) и прочие.