ВОПРОС-ОТВЕТ

На вопросы отвечает Дмитрий Шульга, системный инженер отдела внедрения компании «ГЭНДАЛЬФ»

– Данная ситуация относиться к учету расчетов с подотчетными лицами. Вот что по данному вопросу говорит законодательство:

«Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых ТК РФ ( от 30.12.2001 № 197-ФЗ)».

Согласно Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, расчеты с подотчетными лицами учитываются на аналитических счетах синтетического счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».

Следует учесть, что так как счет 208 00 – активно-пассивный, то по дебету счета отражается выдача авансов и возмещение перерасхода подотчетных сумм по принятым к бухгалтерскому учету расходам, произведенным подотчетным лицом, а по кредиту счета – принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных подотчетным лицом расходов и возвращенные остатки подотчетных сумм.

Для корректного отражения данной хозяйственной операции в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0, необходимо осуществить следующее: для начала следует принять обязательство на сумму аванса ( «Санкционирование» – «Поставленные на учет обязательства» – «Поставленные на учет обязательства (обычная форма)»).

В добавленном документе вводится: «Контрагент», «Вид обязательства» (с датой и номером), а также «Краткое содержание» для удобства дальнейшей работы с документом.

Далее регистрируется выданный аванс подотчетному лицу («Расчеты» – «Расчеты с подотчетными лицами» – «Аванс подотчетному лицу»).

Создается новый документ и заполним его, согласно хозяйственной операции.

Если требуется, можно распечатать «Заявление на выдачу аванса».

При установке галки «Вводить денежные обязательства» создается «Денежное обязательство», которое заполняется автоматически.

Далее необходимо создать документ «Расходный кассовый ордер» («Касса» – «Расходный ордер») и заполнить его следующим образом.

Выбрать операцию «Выдача наличных д/с подотчетным лицам» (208 11-13, 21-26, 31-34, 61-63, 91), заполнить необходимы данные и перейти на вкладку «Бухгалтерские записи».

Будьте внимательны, для счета 201 (колонка КПС счета кассы) должен использоваться КПС вида КИФ. После заполнения проводим документ.

Далее сотрудник производит покупки и предоставляет документы, которые также необходимо ввести в программу: «Покупка материалов» («Материальные запасы» – «Поступление» – «Покупка материалов»).

Создаем новый документ и заполняем его: операция «Поступление через подотчетное лицо (10Х - 208)». Следует обратить внимание на даты (дата покупки).

Далее переходим на вкладку «Материалы» и заполняем ее.

Проверяем, чтобы на вкладке «Денежные обязательства» не стояла галочка «Вводить денежные обязательства»

Проводим и закрываем документ.

В ранее созданном документе «Аванс подотчетному лицу» необходимо заполнить вкладку «Авансовый отчет», где добавляем документ «Расходный кассовый ордер». Далее кнопкой «Ввести новый документ» создаем новый документ «Приходный кассовый ордер», так как сотрудник вернул в кассу остаток денежных средств после осуществления покупки материалов. Данные в «Приходный кассовый ордер» заполнятся автоматически.

Далее в нижней части добавляем строку и выбираем из списка документов «Покупка материалов».

Нажмем кнопку «Записать», если система предложит внести изменения в денежное обязательство, откажитесь. Теперь можно распечатать авансовый отчет.

– Поступление денежных средств на лицевой счет учреждения оформляется на основании Выписки из лицевого счета бюджетного учреждения (ф.0531962), Выписки из лицевого счета автономного учреждения (ф.0531963), Приложения к Выписке из лицевого счета бюджетного (автономного) учреждения (ф.0531967). Дебиторская задолженность контрагента может быть подтверждена, например, актом сверки. При отражении в бухгалтерском учете возврата дебиторской задолженности прошлых лет также может оформляться Бухгалтерская справка (ф.0504833).

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0, необходимо сделать следующие операции:

1. Возврат на лицевой счет учреждения аванса, перечисленного в прошлом году, оформляется документом «Кассовое поступление» из меню «Казначейство/Банк»

   
   

2. Для корректного формирования бухгалтерской записи в шапке документа (рис. 2) выбирается «Операция» – «Прочие поступления», а также указываются лицевой счет, контрагент, договор – основание расчетов с поставщиком.

   На закладке «Бухгалтерские записи» в шапке указываются счет дебета – 201.11, забалансовый счет по дебету – 17.01.

   В созданной строке указываются КФО, КПС – вид КРБ, КЭК, сумма, (Дт) Субконто 2, (Кт) КПС – вид КРБ, (Кт) Счет – счет учета расчетов по авансам выданным, (Дт) КПС – вид КИФ.

   
   

3. После проведения документа можно просмотреть бухгалтерские записи и сформировать «Бухгалтерскую справку» (ф. 0504833) нажатием на кнопку «Печать».