Инструкция по переходу на электронные трудовые

2020 г. является переходным периодом для внедрения электронных трудовых книжек. В программе «1С» уже есть заявление о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности и формы СЗВ-ТД и СТД-Р. Первый раз по форме СЗВ-ТД в 2020 г. отчитаться нужно будет 17 февраля за январь.

• Шаг 1. Письменно уведомить сотрудников о новом порядке регистрации записей трудовой деятельности
• Шаг 2. Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры
• Шаг 3. Актуализации версии используемого программного обеспечения для обмена с ПФР
• Заявление о выборе порядка учета и новые формы в «1С»

Шаг 1. Письменно уведомить сотрудников о новом порядке регистрации записей трудовой деятельности

Необходимо учитывать, что для уже работающих сотрудников порядок перехода на электронные трудовые книжки добровольный. В течение 2020 г. учреждение должно фиксировать записи и в бумажных, и в электронных трудовых книжках. Также сотрудникам рассылается уведомление, в котором доносится информация о новом формате ведения трудовой книжки в электронном виде и то, что должно быть предоставлено заявление до 31.12.2020 с просьбой с 01.01.2021 дальше вести бумажную трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ), либо полностью перейти на цифровой формат (ст. 66.1 ТК РФ). При выборе первого варианта по сотруднику продолжат фиксировать данные о трудовой деятельности и в бумажном, и в электронном варианте и данное право сохранится за ним далее после увольнения и устройстве на новую работу. При выборе же второго варианта после наступления 2021 г. работнику будет выдана бумажная трудовая книжка с отметкой о ранее направленном заявлении.

Для сотрудников, которые в 2021 г. впервые заключат трудовой договор, сведения о трудовой деятельности будут фиксироваться только в электронном виде.

Ознакомиться с электронными данными своей трудовой книжки можно в личном кабинете ПФР либо на портале государственных услуг. В ней будут отражаться данные, идентичные бумажному варианту (Ф.И.О., дата рождения, должность, профессия, квалификация, место работы и т.д.) за исключением информации об образовании и поощрениях.

Шаг 2. Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

Первоначально необходимо провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, договоров, в которых фигурирует информация о трудовых книжках – их необходимо актуализировать и прописать, что данные трудовых принимаются теперь и в электронном, и в бумажном варианте. Особое внимание следует уделить правилам внутреннего трудового распорядка – необходимо изменить условие о документах, предоставляемых сотрудником при приеме на работу. Теперь потенциальный работник может не только принести трудовую книжку, но и предоставить сведения о трудовой деятельности, полученные из ПФР или предыдущего работодателя.

Шаг 3. Актуализации версии используемого программного обеспечения для обмена с ПФР

В связи с изменениями, которые вступили в силу в соответствии приказом №439-ФЗ от 16.12.2019 для предоставления информации о персонифицированном учете была реализована форма СЗВ-ТД (Приказ Минфина РФ №436-ФЗ от 16.12.2019). С 1 января 2020 г. учреждение должно ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующим за отчетным, направлять в ПФР сведения о приемах на работу, увольнениях, заявлениях в отношении ведения трудовой книжки, а также обращениях сотрудников для предоставления сведений о трудовой деятельности. С 2021 г. порядок должен немного измениться – форму, содержащую сведения о приеме на работу или увольнении, нужно будет направить не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа. Все остальные кадровые изменения направляются том же порядке – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если дата отчета приходится на выходной день, то в соответствии со ст. 6.1 НК РФ выполняется перенос указанного срока с выходного на ближайший рабочий день. Первый раз по форме СЗВ-ТД в 2020 г. отчитаться нужно будет 17 февраля за январь.

Также на стадии согласования находится проект приказа, который утвердит еще две формы:

• СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»;
• СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов ПФР».

Заявление о выборе порядка учета и новые формы в «1С»

Для своевременной сдачи отчетных форм учреждению рекомендуется уже сейчас актуализировать программное обеспечение, через которое осуществляется обмен с ПФР. В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1., начиная с релиза 3.1.12.110 появилась возможность формирования заявления о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности, в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, а на релизе 3.1.12.113 были реализованы форма СЗВ-ТД, предусмотренная изменениями в федеральном законе о персонифицированном учете ПФ РФ, а также форма СТД-Р, выдаваемая на руки сотрудникам, перешедшим на электронные трудовые книжки, предусмотренная изменениями в ТК РФ.