Работа с документами в 2017 году: используем электронный архив

Изменения в законодательстве 2017 года

2 июня 2016 г. вступил в силу Федеральный закон от 01.05.2016 № 130-ФЗ, который обновил правила проведения налоговых проверок. В соответствии с ним налоговые декларации представляются в налоговый орган в электронной форме налогоплательщиками, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек. В законе говорится, что сканы документов отправляются по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы не успеваете собрать нужные документы в срок, стоит уведомить об этом проверяющие органы. Даже если вы решите, что вправе не представлять указанные документы, лучше не игнорировать требования налоговой.

В противном случае организацию могут ожидать следующие штрафы:

• Отказ лица от представления истребуемых документов или непредставление их в установленные сроки – штраф 200 руб. за каждый не представленный в срок документ (ст. 126 НК РФ).
• За несообщение истребуемой информации – штраф 5 000 руб. (ст. 129.1 НК РФ, п. 6 ст. 93.1 НК РФ).
• За то же нарушение, совершенное повторно в течение календарного года – штраф 20 000 рублей.

Все эти нововведения, с одной стороны, позволяют избавится от трат на расходные материалы, если все документы предоставлять в электронном виде, но с другой стороны, в период отчетности приходится тратить много времени на поиск и сканирование документов.

Сложности работы с бумажным архивом

Возможно, вам знакомы следующие ситуации:

• Вы не можете контролировать документы от поставщиков и контрагентов, из-за чего теряете репутацию профессионала в глазах руководителя.
• Тратите много времени на сверки и не успеваете заниматься другими задачами.
• Рискуете получить выговор за штраф от налоговых органов из-за несвоевременного предоставления документов или их отсутствие.
• Нервничаете в период отчетности.
• Задерживаетесь на работе.
• Сканируете большие объемы документов, а затем печатаете их для передачи в ФНС.

Как избежать этих ситуаций

Наиболее очевидный ответ – вести реестры документов, однако сверка вручную займет много времени.

«Скан-Архив» в автоматическом режиме позволяет вести контроль за возвращенными документами непосредственно в базе «1С».

Наиболее очевидное решение: взять на работу дополнительного сотрудника, который занимался бы поиском и сканированием документов. Для этого необходимо убедить директора в необходимости приема дополнительного сотрудника.

«Скан-Архив» позволяет выгружать копии подписанной первичной документации по заданным параметрам за 2 клика мыши.

Если работа с бумажным архивом создает столько проблем, рекомендуем вести архив в электронном виде.

«Скан-Архив» позволяет сканировать документы в момент их поступления и к проверке прикрепленные к соответствующим документам в «1С» копии первичной документации просто выгружаются из «1С».

Подготовка к налоговой проверке – неотъемлемая часть деятельности любой организации. Но налоговые риски чаще всего возникают у организаций с бумажным документооборотом. Отсутствие нужного документа в бумажном архиве, многочасовые поиски, штрафы за несвоевременно предоставленные документы – всех этих проблем можно было бы избежать благодаря электронному архиву.

Поэтому наша компания разработала программу для ведения архива бухгалтерской документации непосредственно в программе «1С» – «Скан-Архив».

Как загрузить документы в «Скан-Архив»

Программа «Скан-Архив» встраивается в базу «1С», следовательно, пользователь продолжает работать в привычном интерфейсе программы «Скан-Архив».

После установки программы во вкладках появляется вкладка «Скан-Архив», при нажатии на которую можно работать уже с программой.

При использовании программы все исходящие документы будут помечаться штрихкодом. При возврате документа от контрагента программа по штрихкоду будет понимать, с каким документом в программе связывать полученную скан-копию и документ будет добавляться сразу с наименованием.

Чтобы добавить документ, нажимаем «Новый сеанс». Далее можно добавить документ сразу со сканера (удобно, если используется потоковый сканер, тогда документы будут добавляться сразу пачками в потоковом режиме), либо выбрать заранее сохраненные сканы из папки на компьютере. При этом дожидаться результатов сканирования не обязательно – документы можно сразу открывать и просматривать.

Входящие документы (без штрихкода) можно добавлять в архив несколькими способами. В ручном режиме – самостоятельно заполнить поля со сведениями о документе, выбрав нужный из базы. Или использовать автоматическое распознавание (доступно в ПРОФ-версии) – тогда сведения о документе заполнятся сами по информации, указанной в шапке документа. Если качество документа не позволяет найти полное соответствие документам в базе, программа отберет подходящие варианты по распознанным данным. «Скан-Архив» также сообщит, если совсем не найдет подходящего документа в базе. Распознавание также работает в фоновом режиме, в это время можно продолжать работать с «1С» по другим задачам.

Программа позволяет во время сеансов обработки объединять документы разных типов (например, прикрепить к накладной договор и доверенность).

Для каждого документа после сканирования можно оставить примечание. Например, указать, что документ получен от контрагента без подписи. Когда бумажный оригинал вернется от контрагента уже с подписью, программу увидит, что документ продублирован, и предложит сохранить более позднюю версию. Старая версия также останется в памяти программы, если вам она вдруг понадобится.

Контроль полноты архива

Для проверки наличия скан-образов и, соответственно, бумажных оригиналов в архиве можно воспользоваться разделом «Документы контрагентов». В форме выбрать тип документа (например, «Реализация товаров и услуг»), при необходимости установить (с помощью штатных средств «1С:Предприятия») другие отборы. Или выбрать не конкретный тип, а журнал документов, включенных в «Скан-Архив» (пункт «Общий журнал»).

В списке документов те объекты, для которых имеются скан-образы, отмечены зеленым фоном, остальные (отсутствующие в архиве) – белым.

Для быстрого анализа полноты архива также можно использовать дополнительный отчет «Состояние документов».

Экспорт документов

Сохраненные в «Скан-Архиве» скан-образы могут быть экспортированы в виде файлов или распечатаны. Чаще всего эта функция применяется для предоставления копий финансовых документов в налоговые органы или контрагентам для сверки. Операция выполняется в считанные минуты.

Чтобы экспортировать скан-образы, необходимо в форме СА выбрать раздел «Сформировать пакет и выгрузить». В открывшемся окне установить параметры для отбора документов базы (организацию, контрагента, период, при необходимости – требуемые типы печатных форм) и нажать кнопку «Заполнить». Программа выберет все имеющиеся в базе документы, удовлетворяющие заданному отбору, и выведет их перечень.

В перечне отобранных документов флажками отмечены те, для которых в «Скан-Архиве» есть скан-образы. Эти документы готовы к экспорту. Остальные документы или еще не внесены в программу, или их оригиналы еще не возвращены контрагентом.

Отобранные из «Скан-Архива» скан-образы можно (выбор действия осуществляется с помощью списка в рамке «Действие с файлами»):

• выгрузить в указанный каталог;
• распечатать;
• отправить по электронной почте.

При отправке по электронной почте формируется письмо в Microsoft Outlook, к которому прикладываются все отобранные скан-образы.

Ведение архива непосредственно в «1С» имеет ряд преимуществ перед аналогичными решениями создания электронного архива в сторонних программах:

• привычный интерфейс «1С» (не нужно осваивать новую программу: «Скан-Архив» встраивается прямо в «1С»), экономия затрат на обучение;
• функция контроля наличия документов от поставщиков и контрагентов;
• внедрение продукта с учетом потребностей организации.

Читайте подробнее о программе «Скан-Архив».