Расходы на мобильную связь работников: оформление и учет расходов

Наверх

В вашем браузере отключен JavaScript! Некоторые возможности сайта будут недоступны.

Время чтения: 5 мин.

Нет времени читать?

Скачайте эту статью себе на компьютер прямо сейчас!

В организациях существует практика использования личных мобильных телефонов в рабочих целях. Соответственно у работодателей возникает вопрос — как правильно регистрировать подобные расходы. Даем развернутый ответ в статье.

Законодательная база
Допустимые варианты использования корпоративных сим-карт
Бухгалтерский учет

Законодательная база

Законодательно установлен определенный перечень сведений, который должен входить в документ, который выставляется абоненту за услуги мобильной связи. Этот список указан в п.1 постановления Правительства РФ от 09.12.2014 г. и включает в себя:

Реквизиты оператора связи и абонента;
Период, за который предоставляется расчет;
Сумму к уплате по каждой предоставленной услуге, а также полный список таких услуг;
Срок оплаты счета и дату выставления счета.

Оператор связи и пользователи в праве самостоятельно выбирать данные, которые будут отражаться в счетах. Но за отражение какой-либо дополнительной информации или сведений оператор связи имеет право взимать дополнительные средства.

Также гражданским кодексом РФ не установлен определенный порядок выставления счета оператором связи при оплате услуг пользователем.

В случае отсутствия счетов, организация-пользователь имеет право зачитывать ежемесячную уплату услуг на основании заключенного договора и собственной бухгалтерской справки. Такой первичный документ имеет функцию «оправдательного» со стороны налогового учета, если содержит в себе сведения для первичного документа.

Для выполнения своих должностных обязанностей некоторым работникам необходима мобильная связь, а обязанность работодателя — обеспечить работников всеми необходимыми каналами связи, для выполнения условий бесперебойной работы сотрудников, в том числе организовать оплату мобильной связи.

В свою очередь налоговые органы сверяют экономическую обоснованность и документальное подтверждение необходимости оплаты услуг оператору мобильной связи. Исходя из этого работодателю необходимо выбрать наиболее выгодный вариант со стороны сокращения расходов, а также минимизации вероятности претензий от ФНС с этой стороны

Допустимые варианты использования корпоративных сим-карт

Вариант 1	Телефон и сим-карта оператора принадлежит компании, которая и заключает договор с оператором связи.
Вариант 2	Телефон и сим-карта принадлежит сотруднику, а компания возмещает понесенные расходы.
Вариант 3	Телефон является собственностью сотрудника, а сим-карта — компании, которая оплачивает услуги сотовой связи.

При использовании варианта 1 и 3 существует необходимость документального отражения факта передачи сим-карты и телефона сотруднику.

Также работодателю необходимо установить порядок пользования корпоративной связью, где можно прописать возможных пользователей, лимит расходования, границы использования в личных целях и т.д.

Данная необходимость обусловлена ситуацией, при которой работник расходует больше средств, чем установлено лимитом или же передает телефон сотрудникам, которые не имеют документального подтверждения о праве пользования. На основании документов передачи работодатель может выставить работнику штраф или же взыскать сумму превышения расходов.

Узнайте, какие акции и скидки на продукты «1С» доступны для вас прямо сейчас

Узнать

Бухгалтерский учет

Со стороны бухгалтерского учета приобретенный телефон, как правило, учитывают, как малоценное основное средство, так как имеет не высокую стоимость.

Необходимо обратиться к учетной политике организации. Если в соответствии с ней стоимость телефона не превышает лимит отдельной статьи основных средств, то стоимость приобретения относится к затратам на создание других активов или ко всему сроку службы телефона. Если стоимость не позволяет отнести телефон к малоценным основным средствам, то приобретение и принятие к бухгалтерскому учету отражаются обычным способом.

Стоимость сим-карты учитывают так же в зависимости от того, какие услуги оплачиваются.

Стоимость является платой за доступ к сети — приобретение за вычетом НДС включается в расходы по обычным видам деятельности: управленческим или коммерческим;
Стоимость является платой за иные услуги связи — учитывается как выданный аванс.

Со стороны налогового учета мобильный учитывается так же в зависимости от стоимости:

До 100 000 рублей — затраты включаются в материальные расходы одновременно с датой вода в эксплуатацию, либо в течении нескольких периодов, в зависимости от СПИ;
Более 100 000 рублей — учитывается как основное средство, амортизация начисляется в обычном порядке.

Если стоимость сим-карты зачисляется на счет абонента и расходуется как оплата услуг связи, то при покупке она не включается в расходы и признается по мере использования связи.

В случае, если стоимость сим-карты не зачисляется на счет, а является платой за номер телефона, то учет в расходах происходит единовременно, а «входной» НДС принимается к вычету в полной сумме только после получения счета-фактуры.

При предоставлении корпоративной мобильной связи работодатель обязан предоставить сведения о пользователях в единую систему идентификации и аутентификации.

Информация вносится в ЕСИА уполномоченным лицом абонента с использованием портала «Госуслуг» не позднее, чем за три рабочих дня до планируемой даты начала предоставления услуг связи, если службой связи не предусмотрен иной срок.

Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?

Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.

Обратиться