Оформление кадровых документов «задним числом»: правовые последствия

Нередки случаи, когда работник обращается в трудовую инспекцию в связи с нарушением его прав со стороны работодателя. К таким нарушениям относится оформление кадровых документов «задним числом». Такие документы юридической силы не имеют, однако за их оформление работодателю и кадровику могут грозить как штрафные санкции, так и административная и даже уголовная ответственность.

• Почему опасно оформлять документы «задним числом»
• Фальсификация трудовых договоров
• Исправление должностных инструкций
• Изменение даты в протоколах проверки знаний по охране труда
• Итоги: последствия, ответственность и штрафы

Почему опасно оформлять документы «задним числом»

Дата в кадровом документе (приказе, заявлении, договоре, акте) играет огромную роль и является его необходимым реквизитом. Дата документа подтверждает начало трудовых отношений, уведомление сотрудника о каких-либо изменениях, ознакомление его с локальными нормативными актами компании, а также намерения сотрудника в отношении работодателя (например, его желание пойти в отпуск, получить материальную помощь или уволиться по собственному желанию). Поэтому оформление кадровых документов «задним числом» искажает юридически значимые факты и может нарушать права работника.

Помимо этого, при оформлении документов важно учитывать и сроки кадровых процедур, установленные в законодательстве. Так, согласно ст. 80 ТК РФ сотрудник может в любой момент отменить свое заявление об увольнении по собственному желанию в течение положенных двух недель отработки. Или на основании ст. 113 ТК РФ необходимость заблаговременно оформить распоряжение работодателя и получить письменное согласие сотрудника для привлечения его к работе в выходные дни, ведь такие документы должны быть оформлены до фактического выхода сотрудника на работу в субботу или воскресенье.

В случае прямого нарушения прав сотрудника он вправе для своей защиты самостоятельно обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру, а также подать заявление в суд. При этом в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, работодателю может грозить либо предупреждение, либо штрафные санкции от 30 000 руб.

Несмотря на вышеописанные последствия, многие работодатели продолжают исправлять даты в кадровых документах и, таким образом, избегают административной и уголовной ответственности, так как сотрудники чаще всего не обращаются в вышестоящие органы или суд.

Однако в этом случае нужно понимать, что фальсификация приказов, заявлений и актов может привести и к другим неприятным последствиям для работодателя. Например, налоговая может не принять расходы по таким подложным документам, ведь дата в нем не отражает реальный факт хозяйственной жизни и, соответственно, суммы в документе экономически не обоснованы. Так, работодатель не сможет доказать обоснованность оплаты в выходные дни в случае, если согласие сотрудника или приказ были оформлены «задним числом».

Наиболее часто исправляют даты в трудовых договорах, должностных инструкциях и протоколах проверки знаний по охране труда. Разберем нюансы.

Фальсификация трудовых договоров

При приеме сотрудника на работу, когда он уже приступил к выполнению своих трудовых обязанностей и функций, работодатель обязан подписать с ним трудовой договор в течение трех рабочих дней, согласно ч. 2 ст. 67 ТК РФ. При этом не имеет значения, как принят сотрудник — с испытательным сроком или без него, так как условие о необходимости его прохождения прописывается отдельно и, на основании ст. 70 ТК РФ, является частью соглашения с сотрудником.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах: один остается у работодателя, другой выдается сотруднику. Это позволяет обеим сторонам обезопасить себя на случай подмены документов.

Однако часто бывает, что трудовой договор либо вообще не заключен, либо его экземпляр не выдан на руки сотруднику. Для исправления данной ситуации перед проверками либо после обращения сотрудником с жалобой в трудовую инспекцию недобросовестные работодатели исправляют это «задним числом». При этом фальсификацию определить довольно легко, ведь такой трудовой договор не отражен в отчетности и у сотрудника на руках его тоже нет.

Нарушение прав работника возникнет при этом только в том случае, если условия, прописанные в трудовом договоре, условия не будут соответствовать действительности — при обращении сотрудника в трудовую инспекцию или при проверке компанию ждут финансовые санкции.

Если же условия в трудовом договоре, оформленном «задним числом», совпадают с теми условиями, которые были оговорены работником и работодателем, права работника не будут нарушены.

Однако в обоих случаях возникнут негативные последствия со стороны контролирующих органов:

1. Со стороны СФР, если работодатель вовремя не подаст необходимые сведения о приеме нового сотрудника в систему индивидуального персонифицированного учета (ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Компания будет вынуждена заплатить штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 17 Закона № 27-ФЗ, ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).
2. Со стороны ФНС, если трудовой договор не учитывался при расчетах налогов и страховых взносов. Согласно ст. 119 НК РФ, налоговая начислит недостающие суммы, а также с работодателя будет взыскан штраф, составляющий до 30% от неуплаченной суммы (но не менее 1 000 руб.).

Исправление должностных инструкций

Трудовым законодательством не предусмотрено обязательное составление трудовых инструкций, поэтому данный документ составляется по решению работодателя. В связи с этим сотрудники кадровой службы считают его не таким важным, как трудовой договор, поэтому часто он формируется «задним числом» или в него вносятся корректировки, о которых сотрудник даже не знает. Обычно такое случается перед проверками контролирующих органов.

Однако исправление дат или «дописки» в должностной инструкции, о которых сотрудника не уведомили, является нарушением трудового законодательства, так как должностная инструкция — это локальный нормативный документ компании, вступающий в силу после утверждения работодателем. Согласно ст. 12 ТК РФ, должностная инструкция применяется к трудовым отношениям, начиная с даты ее введения в действие.

Корректировка должностной инструкции (например, «вписывание» туда трудовых обязанностей, которых ранее не было) без предупреждения и без получения письменного согласия сотрудника является прямым нарушением его права (ст. 72 ТК РФ). Если сотрудник не будет согласен с изменениями в данном документе, он вправе обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. В случае доказательства фальсификации, в соответствии с ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ, работодателю грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб.

Изменение даты в протоколах проверки знаний по охране труда

Бывают ситуации, когда протоколы проверки знаний по охране труда составляются уже после наступления каких-либо несчастных случаев. Комиссия по их расследованию проверит наличие доказательств прохождения или непрохождения сотрудника обучения по охране труда в организации. На основании ст. 214 ТК РФ, это является обязательным условием, прежде чем сотрудник приступит к самостоятельной работе.

Некоторые трудовые функции не предполагают возникновения каких-либо опасных ситуаций, в этом случае будет достаточно провести вводный инструктаж и периодически повторять его в процессе трудовой деятельности. Однако для допуска к работам, предполагающим повышенную опасность или риск для жизни, необходимо организовать специальные программы обучения по охране труда. Пройдя обучение, сотрудник должен будет подтвердить свои знания комиссии по охране труда.

Отсутствие в компании специальной подготовки сотрудников в части охраны труда является нарушением законодательства. За это предусмотрен штраф в размере от 110 до 130 тыс. руб. за каждого сотрудника, не прошедшего обучение (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Важно помнить, что, если работы связаны с повышенной опасностью, без специального обучения угрозе будут подвергаться не только необученные сотрудники, но и окружающие люди, а это уже является нарушением с тяжелыми последствиями и наказанием в виде уголовной ответственности.

Чаще всего факт оформления протоколов проверки знаний по охране труда «задним числом» обнаруживается уже после того, как кто-то пострадал — при расследовании аварий и несчастных случаев специальной комиссией. Если несчастный случай был со смертельным исходом или здоровью пострадавших был причинен тяжкий вред, то расследованием займутся следственные органы. При обнаружении фальсифицированных протоколов проверки знаний руководителю компании грозит уголовная ответственность на основании ст. 303 и ст. 292 УК РФ, п. 35 Постановления Пленума ВС РФ от 09.07.2013 № 24.

Итоги: последствия, ответственность и штрафы

Подведем итоги в части последствий оформления кадровых документов «задним числом»:

1. Документ, подписанный «задним числом», не имеет юридической силы. Степень ответственности зависит от целей его составления и дальнейшего использования;
2. В случае если документ не нарушает права сотрудника, не предполагает возникновения опасности для окружающих людей и не влияет на финансовые результаты организации, санкции могут быть применены к бухгалтеру или кадровику за несвоевременную сдачу отчетности;
3. Если документ нарушает права сотрудника, то он вправе оспорить его, в результате чего работодателю будет либо отправлено предупреждение, либо будет взыскан штраф;
4. Если подложный документ выступает в качестве доказательства в суде по гражданскому или административному делу, то могут привлечь к уголовной ответственности по ст.303 УК РФ. Наказание может быть в виде штрафа, обязательных или исправительных работ, ареста.
5. За подлог документов по уголовному делу с тяжкими последствиями, предполагается лишение свободы до 7 лет с дисквалификацией до 3 лет.
6. За служебный подлог или внесение ложных сведений в документ предусмотрено наказание по ст. 292 УК РФ, в том числе с лишением свободы до 2 лет.