Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2023 году

Во многих организациях используется учет ГСМ. Данная статья направлена на рассмотрение правильного порядка в списании ГСМ с использованием путевых листов. Ведь только корректный и налаженный учет ГСМ в организации поможет упорядочить и контролировать расход ресурсов компании.

• Какие ресурсы можно отнести к ГСМ
• Определение путевого листа
• Действующий порядок списания ГСМ по путевым листам
• Как правильно произвести списание ГСМ в налоге на прибыль
• Как происходит списание ГСМ на УСН
• На что необходимо обратить особое внимание при списании ГСМ по путевым листам
• Вариативность учета путевых листов в бухгалтерском учете

Какие ресурсы можно отнести к ГСМ

Перед тем, как перейти к рассмотрению порядка списания ГСМ, необходимо определить, что относится к данным ресурсам. Стандартно к ГСМ относят не только различного вида топливо — бензин, газ, дизельное топливо и т.д, а также различные специальные жидкости, то есть тормозные и охлаждающие.

Определение путевого листа

Для учета работы транспортного средства, а также для фиксирования пробега автомобиля используется такой первичный документ, как путевой лист.

Новая форма этого отчетного документа вступила в силу с 01.02.2023 года и рекомендована к применению тем компаниям, которые используют транспортные средства, как основной вид деятельности.

Если Ваша организация использует транспортное средство для различных производственных и управленческих нужд, то в таком случае можно использовать форму, которая утверждена законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 года.

Благодаря путевому листу можно подтвердить не только экономическую необходимость аренды или лизинга, но и расходы, которые были понесены во время его эксплуатации.

Целью путевого листа так же является подтверждение реальности совершенной поездки или факта перевоза груза и пассажиров.

По мимо этого, путевой лист используют с целью обоснования расходов, которые работодатель компенсирует своим работникам. Здесь может идти речь об оплате топлива, необходимых запчастей, парковки и даже командировки.

Действующий порядок списания ГСМ по путевым листам

В документе «Путевой лист» идёт отражение количества топлива, которое было выдано и которые осталось по итогу. Используя эти данные необходимо рассчитать то количество топлива, которое подлежит списанию. Расчет можно представить следующей формулой:

Топливо,подлежащее списанию на затраты=Остаток топлива при выезде+Количество заправленного топлива-Остаток на конец дня

Рассматривая различные нормативные акты по заполнению путевого листа можно сделать вывод о том, что этот документ позволяет рассчитать как фактическое, так и нормативное списание ГСМ. Эти данные так же отражаются в бухгалтерском учете.

Нормы при списании можно применять как законодательно утвержденные, так и разработанные организацией самостоятельно. Данную информацию в любом случае необходимо будет указать в учетной политике. А сами нормы при этом необходимо утвердить приказом руководителя.

Как правильно произвести списание ГСМ в налоге на прибыль

В данном случае при отражении расходов на топливо необходимо учитывать деятельность, в которой используется транспорт — если для автотранспортных услуг, то списание можно отнести к материальным расходам, а вот если используется транспортное средство для различных нужд компании — отнести необходимо в состав прочих расходов, которые связаны с реализацией и производством.

Если Ваша организация не относится к автотранспортным компаниям, то при расчете налога на прибыль расходы, связанные с ГСМ, не следует нормировать, но необходимо учесть тот факт, что размер таких расходов должен быть экономически обоснован.

Что делать, если автомобиль используется сотрудником в служебных целях ? В этом случае расходы ГСМ исключительно для этого транспорта учитывать не нужно.

Как происходит списание ГСМ на УСН

Расходы по ГСМ при системе УСН учитываются в зависимости от того, какая именно подсистема используется:

1. Если используете УСН «доходы», то расходы на ГСМ учесть не получится;
2. Если УСН «доходы минус расходы» — учитывать необходимо только те расходы на ГСМ, которые имеют документальное подтверждение.

Как и в налоге на прибыль, так и при УСН, если организация использует автомобильный транспорт для оказания автотранспортных услуг, то оплату ГСМ необходимо отнести к материальным расходам. Но если транспортное средство используется исключительно для нужд организации, то такие расходы необходимо отнести к составу прочих расходов на содержание служебного авто.

Расходы на ГСМ учитываются так же в случае, если одновременно выполнено несколько условий: ГСМ получены, расходы на них оплачены и экономически обоснованы с документальным подтверждением (необязательно дожидаться момента, когда топливо будет списано в производство).

Выше описаны условия для учета расходов на ГСМ в случае, если компания оказывает услуги автотранспорта, но в случае, если автомобиль использует сотрудником в служебных целях, то исключительно для этого транспорта расходы учитывать не нужно — в расходах достаточно указать компенсацию сотрудника, но только в пределах установленной нормы по законодательству.

На что необходимо обратить особое внимание при списании ГСМ по путевым листам

Основная причина, по которой налоговые службы могут не признать расходы по ГСМ — это ошибки заполнения документов или недостаточность данных.

Частая ошибка при заполнении путевого листа — это отсутствие отметки о прохождении медицинского осмотра. Конечно, только из-за недостачи этих сведений расходы на ГСМ не могут признать не действительными, но такое упущение может вызвать подозрение у налоговых инспекторов, что может повлечь за собой запрос дополнительных данных для более тщательной проверки. И если после получения таких данных будут дополнительные основания признать эту поездку нереальной, то инспекция вправе не признать такие расходы.

Ещё одна ситуация, которая заставит инспекцию сомневаться в существовании поездки — это выезд в выходной день, так как инспекторы могут посчитать, что данная поездка была сделана в личных целях, и чтобы доказать обратное, необходимо предоставить документальное подтверждение того, что сотрудник работал в выходной день.

Так же сомнительной для налоговой является ситуация, когда в путевом листе не указан маршрут. В такой ситуации при обращении в суд власти склоняются к тому, что путевой лист вовсе не является подтверждением расходов ГСМ, а в следствии не могут быть подтверждением для признания таких расходов.

Не мало важным при заполнении путевого лиса является показатель одометра, который показывает пробег авто. В случае отсутствия этих данных налоговые инспекторы так же могут отказать в признании ГСМ как расходов.

По мимо этого необходимо внимательно поверять наличие данных об организации и ИП. Так как если эти данные будут отсутствовать, то невозможно будет проверить налогового агента, у которого возникли расходы на ГСМ. Здесь возникает необходимость доказывать реальность поездки дополнительным сведениями и документами, которые налоговая запросит. А в случае отсутствия такой подтверждающей информации суд будет вынужден принять сторону налоговой.

Вариативность учета путевых листов в бухгалтерском учете

Вид документа, которым будет отражено поступление ГСМ, зависит от способа приобретения топлива. Существует три способа приобретения:

1. Талон;
2. Топливная карта;
3. Наличный или безналичный расчет.

Если топливо приобретается за наличные, то изначально необходимо отразить выдачу денежных средств подотчетному лицу.

Затем приобретенное топливо необходимо будет учесть на субсчете 10.3 «Топливо».

После этого отражается непосредственно приобретение ГСМ и на основании счета-фактуры происходит зачет НДС. В случае отсутствия счета-фактуры входной НДС возможно списать за счет организации.

Если приобретение топливо происходит по талонам, то здесь отражение в бухучете непосредственно зависит от условий договора с поставщиком и вида талона.

Вообще, в таком случае талоны принимаются к учету по фактической стоимости без учета НДС. А НДС затем отдельно отражается на соответствующем счете 19.

Оприходование талонов в момент получения происходит в том случае, если договором не определен момент перехода права собственности объекта.

На дату, когда Вы получили талоны необходимо сделать отражение операции по оприходованию талонов на основании соответствующего документа, это может быть акт о приемке-передаче или накладная.

Далее происходит отражение выдачи талонов водителю и оприходование непосредственно бензина, которым уже заправлено транспортное средство. Подтверждением этому будет служить чек АЗС.

Иная ситуация, когда топливо приобретается так же по талонам, но момент перехода собственности определен — момент заправки авто. Зачастую в таком случае приобретаются литровые талоны и учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (БСО).

Когда талоны получены, то происходит отражение оприходования топлива, затем выдача талонов водителю и далее оприходование непосредственно полученного топлива на АЗС водителем на основании чеков.

Существует ещё одна ситуация при учете по талонам — момент перехода собственности происходит во время заправки топлива. И здесь будут использоваться в основном денежные талоны, а отражать их необходимо в составе кассы как денежные документы.

В таком случае будет происходить отражение операции по поступлению денежных талонов на бензин в составе кассы на основании акта приемки-передачи. Затем талоны необходимо выдать водителям как подотчетным лицам. А топливо, которое будет получено по итогу необходимо будет оприходовать как ГСМ, на основании чека АЗС.

Если учет ГСМ происходит по топливной карте, то их необходимо оприходовать по фактической себестоимости на счет 10 «Материалы». А НДС отразить на счете 19, если он выделен отдельно в счете-фактуре.

Датой, когда по факту куплены топливные карты необходимо отразить оплату, поступление карты, затем отнесение её на расход. Далее отражаем, что топливная карта учтена на счете 12 «Топливные карты», учитываем НДС со стоимости покупки, и уже последней операцией принимаем к вычету входной НДС.

После всех этих операций, когда средства за топливную карту перечислены необходимо отразить выданный аванс, который по итогу месяца организация может зачесть на сумму реально приобретенных топливных карт на ГСМ и принять к вычету НДС, который получили от АЗС.

Можно сделать вывод, что ГСМ — это сложный и обширный блок учета и существенная статья расходов во многих компаниях. Специалистам бухгалтерской службы необходимо качественно вести учет ГСМ, корректно заполнять документы и уметь на основании этого обосновывать такие расходы.

Как раз для этих целей служит путевой лист, который в правильной и корректной форме зафиксирует все необходимые данные для подтверждения необходимости расходов.