Наверх
Gendalf Gendalf

Переходим на электронный кадровый документооборот

Евгения Яровая

При кадровом ЭДО взаимодействовать с персоналом легче, чем когда все документы — на бумаге. Перевести бумажный документооборот в электронный на кадровом участке поможет сервис «1С:Кабинет сотрудника». Что это и как работает рассказали в этой статье.

Тенденции перехода на электронный кадровый документооборот

Переход на ЭДО уже не вопрос выбора, это вопрос времени. Электронный документооборот внедряется повсеместно в различные сферы делопроизводства. Начиная от отчетности и взаимодействия с государственными органами, и заканчивая внутренней перепиской и взаимодействием между сотрудниками внутри организации.

Мы видим две тенденции к скорому повсеместному переходу на кадровый электронный документооборот:

  1. Президент РФ подписал закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, закрепляющий возможность и механизмы использования кадровых документов, связанных с занятостью граждан, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе.
  2. Бумага резко подорожала. В последние недели цена на бумагу резко повысилась. Эти траты и раньше были существенными, сейчас стали запредельными. Массовый отказ от бумажного документооборота из-за экономической нецелесообразности — частое явление, особенно в среде крупных организаций.

Кадровый ЭДО — для чего

Электронный кадровый документооборот решает проблемы бумажного формата:

  • риски неправильного или несвоевременного оформления документов;
  • сложности с обработкой документов;
  • необходимость закупки бумаги, канцелярских принадлежностей, оплата работы курьеров и т.п.

Особенно эти проблемы ощущают компании с обособками, когда подразделения находятся в разных городах.

Результат перехода на КЭДО — автоматизация и упрощение отдельных бизнес-процессов:

  • нет необходимости вручную набирать и распечатывать документы;
  • программа с платформой для КЭДО контролирует полноту, целесообразность и правильность указываемой сотрудником информации;
  • значительно сокращается время оформления и подписания документов;
  • снижаются затраты на организацию бумажного документооборота.

«1С:Кабинет сотрудника» — что это и как поможет компании

Для плавного перехода на кадровый ЭДО был разработан специальный сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это комплексное решение, значительно расширяющее возможности привычного кадрового документооборота и облегчающее работу компании.

Доступ к сервису возможен как через браузер, так и мобильное приложение. Самим сотрудникам доступ в базу «1С» давать не придется — им достаточно иметь свой личный кабинет. На сегодня сервис предусмотрен для штатных сотрудников, однако в планах разработчиков адаптировать его для работников по ГПД, в том числе самозанятых.

Сотрудник может в сервисе получить бесплатную неквалифицированная электронная подпись. Она хранится в облаке сервиса, имеет юридическую значимость после заключения дополнительного соглашения о ее применении сотрудником.

Как перейти на кадровый ЭДО

Для перехода на кадровый ЭДО работодатель составляет и утверждает локальный нормативный акт. Такой акт должен определять:

  • информационную систему для ведения ЭДО;
  • порядок доступа к информационной системе;
  • список электронных документов и категорий сотрудников, по которым будет вестись ЭДО;
  • сроки уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО;
  • информацию о дате введения ЭДО в компании.

Как работать в «1С:Кабинет сотрудника»

Рассмотрим конкретный пример: сотрудник составляет заявление на отпуск.

В мобильном приложении или браузере сотрудник работает с данными, там же содержится необходимая информация. Сотрудник нажимает кнопку «Отправить» и заявление попадет на согласование к руководителю.

Заявление на отпуск

В своем приложении руководитель получит уведомление о новом событии. Если все в порядке, нажимает «Согласовать».

Согласовать

После согласования заявление попадает к ответственному сотруднику и отображается в окне сервиса. На основании заявления можно ввести документ «Отпуск», при этом все данные загрузятся автоматически.

Отпуск

Далее кадровик формирует приказ. Его можно не распечатывать, а отправить сразу в кабинет сотрудника — будущего отпускника.

В кабинет сотрудника

В своем личном кабинете сотрудник может ознакомиться с приказом, скачать его, проверить правильность. Если все в порядке, подписывает приказ и документ снова попадает в программу.

Личный кабинет

Другие возможности сервиса

  • публиковать расчетные листы;
  • оформлять сотруднику налоговые вычеты;
  • выдавать и получать справки;
  • согласовывать периоды отсутствий (больничных, командировок, учебных отпусков и др.);
  • узнать оставшиеся дни отпуска.

В планах разработчиков — создать возможности подписывать через личный кабинет сервиса авансовые отчеты и передавать произвольные файлы, подписанные ЭЦП (акты, договоры).

Какие документы не оформить через кадровый ЭДО

Через кадровый ЭДО нельзя оформлять (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

  • трудовые книжки;
  • акты о несчастных случаях на производстве;
  • приказы/распоряжения об увольнении сотрудника;
  • документы о прохождении сотрудником инструктажей по охране труда.

Автор: Евгения Яровая,
бухгалтер-консультант Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

Все статьи автора

Оцените статью:
Спасибо, ваш голос учтен
(0)