Рекомендации Минфина по формированию электронных бухгалтерских документов в государственных учреждениях

01 декабря 2022 года вышло Письмо № 02-07-07/117981 с методическими рекомендациями по работе с новыми электронными первичными документами, утвержденных Приказом Минфина России № 61н. Ниже рассмотрим рекомендации по заполнению документов, описание особенностей и бизнес-процессы формирования.

• Документы, о которых идет речь в рекомендациях
• Документы инвентаризации
• Особенности формирования документа
• Заполнение раздела 2 «Краткая индивидуальная характеристика» — рекомендации Минфина
• Заполнение раздела 3 «Заключение комиссии» — что нужно учесть
• «Оформляющая часть» — что необходимо указывать
• Документом «Решение о признании объектов нефинансовых активов»
• Методическими рекомендациями по заполнению документа
• Как заполнять заголовочную часть документа
• Документ «Изменение решения о проведении инвентаризации» и как его заполнить

Документы, о которых идет речь в рекомендациях

В указанных выше методических рекомендациях речь идет о следующих документах:

• решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
• решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф.0510440);
• решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
• решение об оценке стоимости имущества, отчужденного не в пользу организации бюджетной сферы (ф. 0510442);
• изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).

Документы инвентаризации

Документом «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов» (ф.0510440) пользуются тогда, когда по результатам проведения инвентаризации установлено несоответствие фактического состояния критериям актива, принимаемого на основании данных инвентаризационных описей по объектам НФА.

Особенности формирования документа

Графы 1, 5 и 8 заполняются на основании данных граф 2 и 3 инвентаризационной описи (ф. 0504087).

Графа 2 заполняется данными из графы 5 раздела 2 «сведения об объекте» инвентарной карточки (ф. 0509215) или графы 6 раздела 2 «сведения об объектах, входящих в группу» инвентарной карточки группового учета (ф. 0509216).

Графа 3 заполняется сведениями данных строки «справочное» раздела 4. «Стоимость объекта, изменение стоимости объекта, начисление амортизации» инвентарной карточки или карточки группового учета.

Графа 4 заполняется из данных графы 1 раздела 2 «сведения об объекте» инвентарной карточки или карточки группового чета.

Графы 6 и 7 заполняются данными из граф 2 и 3 раздела 2 «сведения об объекте» инвентарной карточки или карточки группового чета.

И графы 9-12 заполняются из данных граф 8,7,10 и 18 раздела 4 «Стоимость объекта, изменение стоимости объекта, начисление амортизации» инвентарной карточки или соответствующих граф 4, 5, 7 и 15 раздела 4 «стоимость группы объектов, изменение стоимости группы объектов, начисление амортизации» инвентарной карточки группового учета.

Заполнение раздела 2 «Краткая индивидуальная характеристика» — рекомендации Минфина

Графа 1 заполняется данными графы 3 инвентаризационной описи (ф. 0504087).

Графа 2 заполняется данными граф 3 и 4 раздела 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта» инвентарной карточки или граф 5 и 6 раздела 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта» инвентарной карточки группового учета.

Графа 3 заполняется данными графы 1 раздела 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта» инвентарной карточки или карточки группового учета.

Графы 4-4.х заполняются при наличии данных.

Графы 5-9 заполняются данными граф 5-9 раздела 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта» инвентарной карточки или данными граф 7-11 раздела 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта» инвентарной карточки группового учета.

Обратите внимание, что при формировании документа «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов» по основным средствам, стоимость которых менее 10000 рублей и материальным запасам, раздел 1 «Сведения об объектах» и раздел 2 «Краткая индивидуальная характеристика объекта» не заполняются.

Заполнение раздела 3 «Заключение комиссии» — что нужно учесть

Графы 1-8 заполняются на основании данных граф 2-4,8-10,17 и 18 инвентаризационной описи (ф. 0505087).

Графа 9 заполняется вручную.

Графа 10 заполняется на основании листа голосования (ф. 0510440)

Графа 11 заполняется в том случае, если количество членов комиссии, проголосовавших «за» меньше установленного кворума принятия решения. В случае, если кворум пройден, графа 11 не заполняется.

«Оформляющая часть» — что необходимо указывать

• «приложение» указывается номер приложения и наименование прилагаемого документа в формате pdf.
• «расшифровка подписи» указывается расшифровка подписей председателя, членов комиссии и ответственного исполнителя.
• «должность» указывается должность председателя, членов комиссии и ответственного исполнителя.
• «номер контактного телефона» и «электронный адрес» -заполняются данными путем ввода логина и пароля ответственного исполнителя или заполняются вручную.
• «особое мнение» заполняется в отношении отсутствующих членов комиссии-путем выбора значения из справочника или в отношении присутствующих членов комиссии при наличии у них особого мнения.

Документом «Решение о признании объектов нефинансовых активов»

Документом «Решение о признании объектов нефинансовых активов» оформляется принятие на баланс объектом ОС, НМА , НПА и МЗ, в отношении которых устанавливается срок полезного использования, в связи с их приобретением, созданием хозяйственным способом, при реконструкции, дооборудования, безвозмездном поступлении или при поступлении объектом НФА в случае возмещения ущерба в натуральной форме.

Методическими рекомендациями по заполнению документа

Заголовочная часть заполняется ответственным исполнителем путем выбора значения из соответствующих справочников.

В строке «Тип решения комиссии о признании объектов НФА» указывается выбранное из справочника «Типы решений».

Содержательная часть состоит из четырёх разделов. Первый и второй разделы предназначены для отражения информации об объекте НФА с указанием краткой характеристики.

Раздел три заполняется только по результатам завершения работ по реконструкции, модернизации, дооборудованию объекта НФА.

Раздел четыре предназначен для оформления решения комиссии в отношении объекта (объектов) нефинансовых активов и результатов голосования членов комиссии.

Документ «Решение о проведении инвентаризации» (ф. 0510439) применяется в целях оформления решения субъекта учета о проведении инвентаризации с указанием причины и сроков проведения инвентаризации, объектов инвентаризации, даты, по состоянию на которую она проводится, состава инвентаризационных комиссий, ответственных лиц, в отношении которых проводится инвентаризация, мест ее проведения.

Как заполнять заголовочную часть документа

• строка «Основания (случаи, цели) проведения инвентаризации — заполняется путём выбора элемента из перечня оснований для проведения инвентаризации;
• строка «Акты, определяющие порядок проведения инвентаризации» — из справочника правовых актов субъекта учета с указанием их наименований, номеров и дат в структуре (ДД.ММ.ГГГГ).

Раздел один заполняется в следующем порядке:

Графа 1заполняется номером по порядку.

Графы 2 и 3 -заполняются данными наименования и кода счета группы объектов.

Графы 4 и 5 заполняются данными ФИО ответственного лица или группы ответственных лиц.

Графа 6 заполняется датой, на которую проводится инвентаризация.

Графа 7 и 8 заполняются датой начала и окончания проведения инвентаризации.

Графа 9 заполняется номером инвентаризационной комиссии и номером рабочей инвентаризационной комиссии.

Графа 10 заполняется данными места\подразделения проведения инвентаризации.

Графа 11 заполняется примечаниями ответственным исполнителем при необходимости раскрытия дополнительной информации о способе проведения инвентаризации.

Раздел 2 «Инвентаризации объектов, указанных в разделе 1 настоящего решения осуществить следующим инвентаризационным (рабочим инвентаризационным) комиссиям в составе» решения (ф. 0510439) ответственный исполнитель формирует столько подразделов, сколько инвентаризационных комиссий назначается. Номер инвентаризационной комиссии соответствует номеру подраздела «Состав инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии» разд. 2 и имеет структуру 2.X, где X — номер подраздела по порядку.

Документ «Изменение решения о проведении инвентаризации» и как его заполнить

Документ «Изменение решения о проведении инвентаризации» (ф. 0510447) оформляется если появляется необходимость внести изменения в решение по ф.0510439 или при необходимости его аннулировать. Вносить изменения допускается только до начала проведения инвентаризации, которая была утверждена комиссией.

Если аннулирующее изменение решения (ф. 0510447) к решению (ф. 0510439) было утверждено, то новое изменение решения (ф. 0510447) не формируется.

Заголовочная часть заполняется в соответствии с решением ф.0510439 по строкам «основания (случаи, цели) проведения инвентаризации» и «Акты, определяющие порядок проведения инвентаризации».

Строка «Решение о проведении инвентаризации» заполняется из справочника утвержденных решений (ф. 0510439) с указанием номера и даты, выбранного решения (ф. 0510439)

Строка «Изменение решения о проведении инвентаризации» заполняется из справочника утвержденных изменений решения с указанием номера и даты, выбранного решения.

Если тип изменения решения (ф. 0510447) — корректирующий, для каждой строки, требующей корректировки, следует отражать соответствующее значение: корректировка, дополнение, отмена. Если по коду строки указан тип изменений «корректировка», то в соответствующие графы этой строки вносятся необходимые изменения.

Тип изменений «дополнение» применяется, если добавляется новый код строки.

Графы 1–11 разд. 1 изменения решения (ф. 0510447) заполняются в следующем порядке:

• в графе 1 проставляется код строки, соответствующий порядковому коду строки решения (ф. 0510439), в которую вносятся изменения;
• графы 2–11 заполняются на основании решения (ф. 0510439) по выбранному коду строки с учетом изменения решения (ф. 0510447), если ранее была осуществлена корректировка решения (ф. 0510439).

Если для отдельных кодов строк предусмотрен тип изменений «отмена», то в таких строках графы не заполняются (строки являются отмененными).

После заполнения формуляра изменения решения (ф. 0510447) ответственное лицо заполняет лист согласования (при необходимости) и лист ознакомления.

В лист ознакомления к корректирующему изменению решения (ф. 0510447) включаются те лица (члены комиссии, ответственные лица), у которых есть корректировки (отмены).

В лист ознакомления к аннулирующему изменению решения (ф. 0510447) включаются все лица, поименованные в изменении решения (ф. 0510447), а также лица, осуществляющие ведение бухгалтерского учета.