Наверх
Gendalf Gendalf
420

Subway за многообразие в меню, но учетная система должна быть единой

Меня зовут Станислав Шаповалов, мы с партнёрами Иваном Гончаровым и Меружаном Осепяном владеем 11 ресторанами Subway в Ростове-на-Дону, Краснодаре, Липецке и Казани. Всего в России более 550 заведений Subway, а в мире - более 44 800.

В меню наших ресторанов – сэндвичи, салаты и роллы. Учитывая покупательские предпочтения, Subway предлагает здоровую альтернативу традицонному фаст-фуду: овощи, мясные начинки, соусы и хлеб, который выпекается прямо на местах каждые 4 часа. Свежие продукты, приятная атмосфера, молодой персонал – так видят наш бизнес клиенты. Но как же устроен он изнутри?

Еще пару лет назад мы вели учет одновременно во множестве различных программ. В основном применяли старые добрые Google Docs и Excel. Для печатных форм по приему на работу использовали «1С:Зарплату и управление персоналом», установленную на компьютере у менеджера. Малую часть бухгалтерских операций проводили в «1С:Бухгалтерии предприятия», установленной на сервере у бухгалтера. Также приходилось отдельно вносить и получать данные из системы контроля работы персонала Steady Control, системы учета рабочего времени Timex. 

Из-за отсутствия единого ПО для ведения учета мы то и дело сталкивались с трудностями. Сложно было хранить и систематизировать большое количество данных из истории работы организации, нормативно-справочная база была разрозненной, много времени уходило на создание первичных документов, на обработку и сопоставление разноплановой информации, часть из которой могла и вовсе теряться. У нас как управленцев не было уверенности в полноте и 100%-достоверности аналитических отчетов.

Тогда очень остро встал вопрос о систематизации ведения управленческого учета. Объединения в одном месте, по принципу одного окна, всего контура управленческих инструментов, касающихся операционной и аналитической деятельности ресторана быстрого питания: от внесения и получения данных до постановки задач.

И к тому времени мы уже знали ГЭНДАЛЬФ как одного из ведущих партнеров «1С» по автоматизации в России и первого в ЮФО, обратились к ним для решения наших учетных проблем. Далее оперативно встретились со специалистами, оценили объем задач, заключили договор, составили ТЗ и приступили к запланированным действиям.

ГЭНДАЛЬФ разработал комплексный план по реализации управленческих механизмов на базе системы «1С:Управление предприятием общепита» и приступил к реализации.

Во-первых, нам доработали обмены и взаимодействие с внешними учетными системами:

  • Для получения данных о продажах и поступлениях денежных средств настроили механизм обмена с фронт-офисом на базе компьютерно-кассовой системы для автоматизации ресторанного бизнеса.
  • Для получения информации об эффективности работы персонала в рамках установленных стандартов доработали механизм обмена с системой Steady Control.
  • Для расчета зарплаты по фактически отработанному времени сотрудников создали механизм получения данных из системы Timex.
  • Для корректного распределения зарплаты в привязке к показателям сотрудников доработали механизм обмена данными с бухгалтерией.
  • А для автоматического разнесения данных и проставления корректных статей затрат и статей ДДС доработали механизм загрузки информации из банка клиента.

Во-вторых, разработали блок управленческой документации для учета и формирования мотивационной части заработной платы сотрудников:

  • Создали механизм по учету и распределению премиальных показателей сотрудников в зависимости от типов продаж: непосредственная продажа и доставки Delivery Club, Яндекс Еда. И от видов продаж: большие сэндвичи, напитки или десерты.
  • Разработали систему учета для фиксации и распределения премиальных фондов, а также персонального премирования и депремирования.
  • Настроили механизм для формирования внутренней отчетности за контрольный период: отдельный документ + отчет «Планерка».

В-третьих, создали обработки для упрощения работы управленческого персонала, такие как:

  • групповая обработка по созданию заказов клиента с анализом предполагаемых остатков товара на складе и размерности упаковок продукции с привязкой к контрагенту;
  • групповая обработка по созданию платежных поручений на основании заказов клиентов и условий договоров с указанием графика платежей по периоду;
  • ряд отчетов для фиксации источников привлечения персонала.

В-четвертых, разработали механизмы для контроля взаиморасчетов с контрагентами и Управляющей компанией, а именно для:

  • контроля по взаиморасчетам с агрегаторами доставок Яндекс Еда и Delivery Club;
  • формирования строгой отчетности для Управляющей компании - отчет типа Wiser;
  • контроля выплат роялти и НДС с роялти.

В-пятых, на базе типового функционала системы «1С» создали блок взаимодействия сотрудников, который включает:

  • голосование и проведение опросов;
  • проставление групповых периодических задач пользователям;
  • автоматические переносы неисполненных задач сотрудников.

И, конечно, настроили роли и права доступа пользователей. Для этого подрядчик внедрил карту прав с разграничением по доступности объектов пользователям и доработал ряд документов с условием видимости объектов на форме в зависимости от роли пользователя.

Мы довольны результатом. Мы получили единую систему для формирования управленческой отчетности и ведения всей операционной деятельности на базе «1С:Управления предприятием общепита», нужное ПО было куплено нами и установлено на один сервер. И теперь можем без переживаний хранить всю историю предприятия. Наша нормативно-справочная информация унифицирована в разрезе всех точек учета: номенклатура, контрагенты, рецептуры и далее. А скорость создания первичной документации выросла в разы.

Кроме того, у меня и партнеров появились действенные инструменты для анализа деятельности компании и работы с персоналом. Увеличился уровень контроля за мотивацией и расчетом заработной платы.

Но останавливаться на достигнутом мы не будем. Сейчас единая система учета на базе «1С» охватывает только 6 из 11 принадлежащих нам заведений Subway. В рамках постпроектного обслуживания у ГЭНДАЛЬФ мы планируем расширить систему на остальные рестораны.


Поделиться  

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 12 голосов)