Меня зовут Станислав Шаповалов, мы с партнёрами Иваном Гончаровым и Меружаном Осепяном владеем 11 ресторанами Subway в Ростове-на-Дону, Краснодаре, Липецке и Казани. Всего в России более 550 заведений Subway, а в мире - более 44 800.
В меню наших ресторанов – сэндвичи, салаты и роллы. Учитывая покупательские предпочтения, Subway предлагает здоровую альтернативу традицонному фаст-фуду: овощи, мясные начинки, соусы и хлеб, который выпекается прямо на местах каждые 4 часа. Свежие продукты, приятная атмосфера, молодой персонал – так видят наш бизнес клиенты. Но как же устроен он изнутри?
Еще пару лет назад мы вели учет одновременно во множестве различных программ. В основном применяли старые добрые Google Docs и Excel. Для печатных форм по приему на работу использовали «1С:Зарплату и управление персоналом», установленную на компьютере у менеджера. Малую часть бухгалтерских операций проводили в «1С:Бухгалтерии предприятия», установленной на сервере у бухгалтера. Также приходилось отдельно вносить и получать данные из системы контроля работы персонала Steady Control, системы учета рабочего времени Timex.
Из-за отсутствия единого ПО для ведения учета мы то и дело сталкивались с трудностями. Сложно было хранить и систематизировать большое количество данных из истории работы организации, нормативно-справочная база была разрозненной, много времени уходило на создание первичных документов, на обработку и сопоставление разноплановой информации, часть из которой могла и вовсе теряться. У нас как управленцев не было уверенности в полноте и 100%-достоверности аналитических отчетов.
Тогда очень остро встал вопрос о систематизации ведения управленческого учета. Объединения в одном месте, по принципу одного окна, всего контура управленческих инструментов, касающихся операционной и аналитической деятельности ресторана быстрого питания: от внесения и получения данных до постановки задач.
И к тому времени мы уже знали ГЭНДАЛЬФ как одного из ведущих партнеров «1С» по автоматизации в России и первого в ЮФО, обратились к ним для решения наших учетных проблем. Далее оперативно встретились со специалистами, оценили объем задач, заключили договор, составили ТЗ и приступили к запланированным действиям.
ГЭНДАЛЬФ разработал комплексный план по реализации управленческих механизмов на базе системы «1С:Управление предприятием общепита» и приступил к реализации.
Во-первых, нам доработали обмены и взаимодействие с внешними учетными системами:
- Для получения данных о продажах и поступлениях денежных средств настроили механизм обмена с фронт-офисом на базе компьютерно-кассовой системы для автоматизации ресторанного бизнеса.
- Для получения информации об эффективности работы персонала в рамках установленных стандартов доработали механизм обмена с системой Steady Control.
- Для расчета зарплаты по фактически отработанному времени сотрудников создали механизм получения данных из системы Timex.
- Для корректного распределения зарплаты в привязке к показателям сотрудников доработали механизм обмена данными с бухгалтерией.
- А для автоматического разнесения данных и проставления корректных статей затрат и статей ДДС доработали механизм загрузки информации из банка клиента.
Во-вторых, разработали блок управленческой документации для учета и формирования мотивационной части заработной платы сотрудников:
- Создали механизм по учету и распределению премиальных показателей сотрудников в зависимости от типов продаж: непосредственная продажа и доставки Delivery Club, Яндекс Еда. И от видов продаж: большие сэндвичи, напитки или десерты.
- Разработали систему учета для фиксации и распределения премиальных фондов, а также персонального премирования и депремирования.
- Настроили механизм для формирования внутренней отчетности за контрольный период: отдельный документ + отчет «Планерка».
В-третьих, создали обработки для упрощения работы управленческого персонала, такие как:
- групповая обработка по созданию заказов клиента с анализом предполагаемых остатков товара на складе и размерности упаковок продукции с привязкой к контрагенту;
- групповая обработка по созданию платежных поручений на основании заказов клиентов и условий договоров с указанием графика платежей по периоду;
- ряд отчетов для фиксации источников привлечения персонала.
В-четвертых, разработали механизмы для контроля взаиморасчетов с контрагентами и Управляющей компанией, а именно для:
- контроля по взаиморасчетам с агрегаторами доставок Яндекс Еда и Delivery Club;
- формирования строгой отчетности для Управляющей компании - отчет типа Wiser;
- контроля выплат роялти и НДС с роялти.
В-пятых, на базе типового функционала системы «1С» создали блок взаимодействия сотрудников, который включает:
- голосование и проведение опросов;
- проставление групповых периодических задач пользователям;
- автоматические переносы неисполненных задач сотрудников.
И, конечно, настроили роли и права доступа пользователей. Для этого подрядчик внедрил карту прав с разграничением по доступности объектов пользователям и доработал ряд документов с условием видимости объектов на форме в зависимости от роли пользователя.
Мы довольны результатом. Мы получили единую систему для формирования управленческой отчетности и ведения всей операционной деятельности на базе «1С:Управления предприятием общепита», нужное ПО было куплено нами и установлено на один сервер. И теперь можем без переживаний хранить всю историю предприятия. Наша нормативно-справочная информация унифицирована в разрезе всех точек учета: номенклатура, контрагенты, рецептуры и далее. А скорость создания первичной документации выросла в разы.
Кроме того, у меня и партнеров появились действенные инструменты для анализа деятельности компании и работы с персоналом. Увеличился уровень контроля за мотивацией и расчетом заработной платы.
Но останавливаться на достигнутом мы не будем. Сейчас единая система учета на базе «1С» охватывает только 6 из 11 принадлежащих нам заведений Subway. В рамках постпроектного обслуживания у ГЭНДАЛЬФ мы планируем расширить систему на остальные рестораны.
