В данной статье подробно разберем рекомендации для проведения выборочной проверки, а также, в каких ситуациях и какие документы необходимо оформить чтобы избежать штрафа со стороны контролирующих органов.
Когда необходима выборочная инвентаризация
Выборочная инвентаризация существенно отличается от сплошной, ее необходимо проводить в трех случаях – перед отчетностью, при смене или отпуске МОЛ и при списании имущества, тогда как сплошную инвентаризацию проводят перед годовой отчетностью затрагивая все объекты. Кроме обязательных случаев проведения выборочной инвентаризации ее можно проводить в целях контроля, особенно на объектах с частыми случаями выявления недостач или порчи имущества.
Необходимо детально прописать правила инвентаризации, включите в положения о комиссиях последовательность всех действий, включая составление и подписание документов. В положении должны быть прописаны все случаи выборочной инвентаризации. Укажите в нем периодичность, объекты проверки, какая комиссия их проводит и перечислите другие особенности.
Нет необходимости в создании отдельной инвентаризационной комиссии для выборочных проверок, можете возложить эти обязанности на комиссию по поступлению и выбытию активов – она проверит необходимые объекты и примет решение по списанию, продаже, ремонту и так далее.
Если не провести инвентаризацию перед отпуском МОЛ, то при утрате имущества предъявить ущерб будет некому и списание имущества пройдет с нарушениями, что может привести к нецелевке и штрафам, в случае указания недостоверных сведений в ф. 0503169, ф. 0503779 штраф может достигать 30 000 рублей.
Оформление выборочной инвентаризации
Оформите Решение об инвентаризации (ф. 0510439)
Как показывает практика, многие учреждения оформляют приказы, что является нарушением. Основанием для проведения выборочной инвентаризации является Решение об инвентаризации. Очень важно в решении прописать, что это выборочная проверка, для этого необходимо сделать отметку «Выборочная» в графе 11 «Примечание», а в раздел 1 включить нужные объекты, как вариант: имущество конкретного МОЛ.
Заполните утвержденные приказом 61н инвентаризационные ведомости
На основании Решения (ф. 0510439). Использование бумажных описей является нарушением.
Электронные инвентаризационные описи:
-
Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0510467);
-
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464);
-
Инвентаризационная опись по объектам НФА (ф. 0510466);
-
Инвентаризационная опись БСО и денежных документов (ф. 0510465);
-
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468);
-
Инвентаризационная опись расчетов с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0510469).
Инвентаризацию расчетов по расходам оформляйте в новой описи (ф. 0510469), а сверку расчетов Актом (ф. 0510477).
Инвентаризационная опись расчетов (ф.0510477) обязательна к применению с 2026 г. В ней отражаются результаты расчетов с дебитами и кредиторами по таким счетам как: 302.00, 303.00, 304.00 (за исключением счета 304.04), 304.05, 04, 20, 42, 204.00, 206.00, 208.00, 210.05, 215.00, а Акт сверки расчетов (ф. 0510477) необходимо применять для фиксации задолженности с контрагентами.
Отражать результаты выборочной инвентаризации необходимо в актах (ф. 0510463 и ф. 0510836)
При этом, требования Минфина обязывают проставлять отметку «Выборочная» в графе 14 «Примечание». Это существенное условие, которое позволяет отличить выборочную инвентаризацию от сплошной.
Нужна консультация по вопросам инвентаризации?
Наш специалист ответит на ваши вопросы.
Получить консультацию
 1.png){kind=icon}
.png){kind=icon}