Как подготовиться в «1С:ЗКГУ» к сдаче квартальной отчетности

Для корректной сдачи отчетности требуется выполнять проверку данных в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Необходимо убедиться в корректности исчисления зарплаты, НДФЛ и страховых взносов.

В этой статье – пошаговый план подготовки к сдаче отчетности, который поможет обеспечить корректность ведения учета и минимизировать риски при сдаче отчетности.

Подготовительный этап

• Обновите «1С:ЗКГУ»: убедитесь, что установлена актуальная версия программы, которая содержит все актуальные изменения отчетных форм.

• Проверьте классификаторы: загрузите актуальные классификаторы (банковский, адресный).

Проверка кадрового учета и персональных данных

• Приемы/увольнения: убедитесь, что все кадровые приказы за квартал введены.

• Проверка персональных данных: запустите отчет «Личные данные сотрудников», расположенный в разделе Кадры - Кадровые отчеты. Проверьте наличие ИНН, СНИЛС, паспортных данных и актуальность адресов (особенно у новых сотрудников).

• Отсутствие «дублей»: убедитесь, что в справочнике «Физические лица» нет задвоения. Проверить это можно в разделе Кадры – Сервис - Объединение дублей физических лиц нажав команду «Найти дубли». Если дубли есть в программе обязательно перед выполнением объединения дублирующих физлиц выгрузите архивную копию базы данных, а только потом выполняйте объединение.

• Статусы застрахованных лиц: проверьте иностранцев (если они есть). Правильно ли указан статус (постоянно/временно проживающий), так как от этого зависит расчет взносов.

Проверка начислений и выплат

• Полнота начислений: все ли документы «Начисление зарплаты и взносов» и межрасчетные документы (отпуска, больничные, премии и т.д.) начислены и проведены?

• Выплата: проверьте, что все зарплатные ведомости (в банк/на счета/ в кассу) проведены, а суммы выплат соответствуют начислениям. В разделе Выплаты - Отчеты по выплатам- сформируйте отчет «Задолженность по зарплате».

• Отсутствие «красноты»: в отчете «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» в меню Зарплата – Отчеты по зарплате проверьте, нет ли отрицательных сумм в сальдо и начислениях.

• Перерасчеты: загляните в раздел «Зарплата — Сервис —Перерасчеты». Если там есть записи, их нужно либо обработать – выполнить перерасчет по сотрудникам, либо удалить данные записи если они ошибочны. Для удаления данных записей предусмотрена команда «Отменить».

Налог на доходы физлиц (НДФЛ) — самый важный блок!

Проверка корректности исчисленного и удержанного НДФЛ — это одна из самых ответственных и трудоемких задач бухгалтера. Ошибки здесь чреваты штрафами, поэтому важна системная проверка. Ниже приведена пошаговая проверка с использованием основных отчетов программы.

• Проверка исчисленного НДФЛ. Сумму исчисленного налога по сотруднику должна соответствовать сумме полученной в результате умножения Налоговой базы на ставку НДФЛ. Выполнять данную сверку рекомендуем по отчету «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», расположенный в меню Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам.

• Проверка удержанного НДФЛ. Сумма исчисленного налога должна соответствовать сумме удержанного. Используйте отчет «Анализ НДФЛ по датам получения дохода». Отчет размещен в разделе Налоги и взносы - Отчеты по налогам и взносам.

  Что проверить?

  • Сформируйте отчет за нужный период (квартал, месяц, год).

  • Внимательно сравните колонки «Исчислено» и «Удержано». В идеале, они должны совпадать по каждой строке (сотруднику).

  • Обратите внимание на строки, где есть отрицательные значения или несоответствия. Это сигнал к детализированной проверке.

  • Проверьте колонку «Возвращено» (если были возвраты) и «Не удержано» (если у сотрудника не хватило средств).

  Для анализа можно нажать на любую сумму в отчете, чтобы «провалиться» в документы-основания (начисления, выплаты), которые сформировали эту сумму.

• Сверка дат. Проверьте, чтобы дата выплаты в Ведомостях соответствовала фактической дате выплаты дохода. НДФЛ удерживается в момент выплаты дохода. Дата выплаты в документе Ведомость на выплату зарплаты должна соответствовать фактической дате перечисления денежных средств.

• Проверка вычетов. Убедитесь, что стандартные вычеты (на детей) не применялись после того, как доход сотрудника (нарастающим итогом с начала года) превысил 450 000 руб. Для детального анализа по каждому сотруднику используйте отчет ««Сводная» справка 2-НДФЛ» или «Регистр налогового учета по НДФЛ», расположенные в меню Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам.

• Необлагаемые доходы и доходы по разным ставкам. Убедитесь, что доходы, не облагаемые НДФЛ (например, компенсации, материальная помощь в пределах лимитов), корректно отражены и не включены в базу по НДФЛ. Для сотрудников с доходом свыше 5 млн руб. или нерезидентов проверьте корректность применения повышенных ставок (15%, 30%).

• Устранение ошибок.

  • Создайте документ «Перерасчет НДФЛ» в разделе Налоги и взносы. Если там есть записи, они должны быть обработаны. Нередко причиной расхождений становится сторнирование или изменение начислений задним числом. Создавайте документ «Перерасчет НДФЛ» последним месяцем отчетного квартала.

  • Если выявлено несоответствие «Исчислено» и «Удержано» проверьте, достаточно ли было дохода для удержания. Если нет, НДФЛ переходит в категорию «Не удержано».

  • Для корректировки налога используйте документы Возврат НДФЛ, Перерасчет НДФЛ, Операция учета НДФЛ.

  • Всегда после исправления ошибок переформировывайте отчеты и проверяйте их снова.

Страховые взносы

Сверка исчисленных взносов. Сформируйте отчет «Проверка расчета взносов». Программа сверит рассчитанные взносы по сотрудникам с расчетными (предполагаемыми) данными. При несоответствии будут отмечены такие суммы красным цветом.

• Сверка базы. Запустите отчет «Анализ взносов в фонды». Сумма в колонке «Облагаемая база» должна сходиться с общим начислением (за минусом необлагаемых сумм, например, больничных за счет работодателя). Проверьте какие виды расчета не облагаются взносами и должны ли они не облагаться.

• Предельная база. Проверьте, у кого из сотрудников доход превысил предельную величину (в 2026 году это 2 979 000 рублей.) и корректно ли программа применила пониженный тариф.

• Тарифы. Убедитесь, что для сотрудников-инвалидов применились соответствующие льготы.

Формирование отчетности

Для создания отчетных форм перейдите в раздел «Отчетность, справки» - «1С-Отчетность». Нажмите «Создать» и выберите нужный отчет.

• 6-НДФЛ: проверьте на соответствие «Анализу НДФЛ по месяцам» и «Сводная» справка 2-НДФЛ». Обратите внимание на строки 160 и 170 — излишне удержанный или неудержанный НДФЛ. Если не было отклонений строки должны быть пустыми. Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ должны совпадать.

• ЕФС-1:

  • подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД): сверьте все ли кадровые мероприятия (приемы, переводы, увольнения) за квартал отправлены и приняты СФР.

  • раздел 2 (травматизм): проверьте правильность применения ставки взносов на НС и ПЗ (учитывая скидки/надбавки, если они есть).

• Персонифицированные сведения о физлицах: проверьте актуальность данных.

• РСВ: при обнаружении ошибок создайте документ «Перерасчет страховых взносов». Документ создавайте последним месяцем отчетного квартала.

После сверки данных в заполненном отчете нажмите команду «Проверить» - «Проверить контрольные соотношения». Если заполнение корректное отправляйте отчет в контролирующий орган.