Учет кадровых документов в «1С:Зарплата и управление персоналом» КОРП

Учет кадровых документов – важный этап для бухгалтерии или отдела делопроизводства. В начале пандемии, когда вся страна ушла на «удаленку», работать с документами стало сложнее за счет низкого контроля за возвратом подписанных экземпляров. Сегодня, несмотря на снятие ограничений, удаленка по-прежнему с нами во многих сферах, как и сложности с документооборотом.

Эту проблему решит функционал «1С:ЗУП» КОРП.

Возможности «1С:ЗУП» КОРП

Когда организация расширяется, функционала ПРОФ версии программы «1С:Зарплата и управление персоналом» уже недостаточно.

В таких случаях часто используют версию КОРП, в которой предусмотрен расширенный функционал расчета зарплаты, подбора персонала и охраны труда.

Среди возможностей для упрощения работы кадров:

«1С:ЗУП» КОРП для учета кадровых документов

Раньше сотрудник отдела кадров мог подписать все документы лично с конкретным сотрудником. Так все важные бумаги находились под рукой и было предельно ясно, кто подписал, кому нужно, у кого запросить заявления и так далее.

С появлением повсеместной удаленной работы пришли и сложности с учетом кадровых документов. Так как процессы согласования в основном проходили онлайн, утеря документов стала частым спутником специалистов по кадровым вопросам. Для усиления контроля за документацией и нужна автоматизация с помощью «1С:Зарплата и управление персоналом» КОРП версии, а именно – использование функционала Состояние документов.

Состояния документов в «1С:Зарплата и управление персоналом» КОРП

В «1С:ЗУП» КОРП специалист может регистрировать состояние всех кадровых документов. Все преднастроенные состояния уже находятся в программе, что упрощает и ускоряет работу. Список состояний можно расширять в соответствии с нормами обработки кадровых документов, принятых в организации.

К примеру, используя Справочник состояния, сотрудник может проставить отметки Напечатан/Отправлен/Получен или же сделать любое из этих состояний конкретным: Отправлен по электронной почте, Получен от курьера и так далее.

Часть состояний документов специалист указывает вручную, а часть «1С:ЗУП» присваивает автоматически. К примеру, это актуально для печатных приказов, которые нужно разослать сотрудникам. После рассылки программа автоматически ставит состояние документа. Оригинал распечатан и отправлен.

Для того чтобы установить состояние для конкретного документа, нужно знать немного практической части:

• с помощью команды «Установить» отразить требуемое состояние кадрового документа;
• вкладка с печатным оттиском позволяет установить состояние Оригинал получен;
• специальная гиперссылка из графы Состояние оригинала позволяет установить любое состояние для оригинала кадрового документа, а также внести Уточнения по печатным формам.

Обратите внимание

В графе Состояние оригинала можно проставить состояние для всех печатных форм кадрового документа.

Контроль учета нескольких кадровых документов в «1С:ЗУП» КОРП

В ряде случаев определенному сотруднику нужно подписать сразу несколько документов при оформлении кадрового приказа. Это может быть должностная инструкция, трудовой договор, приказ о прохождении техники безопасности и так далее.

В такой ситуации состояние документов не всегда совпадает, что может создавать путаницу при учете. Допустим, один из приказов сотрудник уже подписал и отдал, а другой он до сих пор не получил. Для этих случаев в «1С:Зарплата и управление персоналом» КОРП предусмотрена команда подменю Уточнить по печатным формам.

Важно

Если не у всех печатных форм оригинала документа проставлены отметки об их получении, то «1С:ЗУП» КОРП автоматически отображает состояние Оригиналы не все.

Увидеть, какие кадровых документы не получены, можно с помощью команды Уточнить по печатным формам. Она позволяет сотруднику кадров понять, кто и когда изменил состояние документа.

Когда документ нужно распечатать не из программы, а, например, из приложения на компьютере, то сотрудник может добавить наименование документа в «1С:ЗУП» КОРП и добавить состояние вручную.

Настройка отслеживания состояний для пользователя

Функционал Администратора в настройке Администрирование / Печатные формы, отчеты и обработки позволяет использовать опцию Отслеживание состояний печатных документов.

Она дает возможность установить несколько состояний для печатных форм документов:

• Форма напечатана. Состояние определенной печатной формы, которая только распечатана.
• Форма отправлена. Состояние для печатных форм, которые отправлены на подпись работнику.
• Оригинал получен. Состояние определенной печатной формы, которая уже получена кадрами с подписью сотрудника. Он же и проставляет данное состояние.
• Неизвестно. Проставляется в документах, которые созданы недавно и еще не печатались.

Автоматическая настройка состояния оригиналов

В некоторых случаях «1С:ЗУП» КОРП автоматически проставляет состояние оригиналов документов. При их печати непосредственно из программы состояние формы меняется на Форма распечатана.

В дальнейшем состояние оригинала и его печатных форм после вывода на печать проставляется по умолчанию.

Автоматическое состояние также предусмотрено для рассылок Приказов на отпуск Т-6. В этом случае «1С:ЗУП» КОРП меняет состояние на Форма отправлена.

Если есть необходимость учета кадровых документов списочного типа, можно уточнить состояние оригинала для конкретного работника и всех печатных форм по отдельности.

Роли для пользователей в «1С:ЗУП» КОРП

В зависимости от должности и количества обрабатываемых документов, пользователям можно назначать конкретные роли:

• Добавление и изменение состояний оригиналов первичных документов. Дает возможность вести список состояний оригиналов первички.
• Изменение состояний оригиналов первичных документов. Разрешает проставлять отметки о наличии конкретных кадровых документов.
• Чтение состояний оригиналов первичных документов. Позволяет пользователю видеть, какие состояния стоят у оригиналов нужных документов.

Состояния в «1С:Зарплата и управление персоналом» КОРП версии упростят ответственным сотрудникам учет кадровых документов. С помощью этого функционала они смогут контролировать приход и выдачу оригиналов и сдавать отчетность в установленный срок.

Обратите внимание

В работе кадровой службы может пригодиться сервис «1С:Кабинет сотрудника». С его помощью можно легко обмениваться кадровыми документами с сотрудниками удаленно и вести полноценный КЭДО.