Управление документами в «1С:Документообороте»

Программа «1С:Документооборот» дает пользователям куда больше возможностей для работы с документами, чем может показаться на первый взгляд. Если вы не углублялись в функционал «1С:Документооборота» и слышали только о том, что программа упрощает работу с документами, предлагаем вам расширить горизонты знаний, а именно — узнать, чем действительно полезна программа и какие инструменты в ней помогают облегчить работу с документами.

В статье расскажем, как «1С:Документооборот» помогает управлять документами.

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД

В программе «1С:Документооборот» можно просматривать списком или группировать входящие и исходящие документы, выставив фильтр, например, по отправителям или по видам документов.

Документы из списка можно быстро искать, печатать, пересылать по почте и выполнять другие действия. Есть возможность менять состав, порядок и оформление колонок списка для удобства.

Контроль исполнения

Состояние документов

В «1С:Документообороте есть 5 состояний документа:

• согласование (на согласовании, согласован, не согласован);
• утверждение (на утверждении, утвержден, не утвержден);
• рассмотрение (на рассмотрении, рассмотрен);
• регистрация (проект, на регистрации, зарегистрирован, не зарегистрирован);
• исполнение (на исполнении, исполнен).

Необходимое состояние документа проставляется автоматически или вручную. Есть возможность запретить сотрудникам изменять состояние документа вручную, можно также установить настройки доступности полей и команд документа в зависимости от состояния.

Контроль документов

Можно автоматически сформировать специальный отчет по журналу передачи и направить его руководителю для аналитики при необходимости.

Электронная подпись в «1С:Документообороте»

«1С:Документооборот 8» поддерживает три вида электронной подписи: простую, усиленную неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Подпись ставится командой «Подписать» в карточке документа.

В программе поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. В одной базе можно использовать сразу несколько платных или бесплатных криптографических программ.

Как использовать усиленную квалифицированную подпись?

1. Разработайте регламенты использования электронных подписей сотрудниками предприятия и приказом введите их в действие.
2. Приобретите криптографическое ПО, которое удовлетворяет требованиям ГОСТ Р 34.10-2012 и поддерживает Crypto API.
3. Приобретите в удостоверяющем центре сертификаты электронно-цифровой подписи для тех сотрудников, которые будут подписывать или шифровать документы.
4. Включите настройку программы «Использовать электронные подписи и шифрование».
5. Добавьте в программу полученные сертификаты и настройте правила их использования.
6. Настройте шаблоны процессов «1С:Документооборота 8» так, чтобы программа обязательно запрашивала электронную подпись при согласовании или утверждении документов.

Потоковое сканирование и штрихкодирование

Сканирование

Вносить документы в программу «1С:Документооборот» можно ручным или потоковым сканированием, в частности, с помощью сетевых сканеров. Отсканированные документы будут отмечены в программе как скан-копия и автоматически распознаваться. Скан-копии в поиске можно находить так же, как и все остальные документы, вбив в строку поиска часть текста искомого файла.

Для успешного сканирования используйте рекомендованные настройки: 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб. Заданные настройки сохранятся автоматически для последующего сканирования.

Штрихкодирование

«1С:Документооборот 8» дает возможность:

• печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;
• автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word (doc, docx);
• распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;
• моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.

По штрихкоду «1С:Документооборот» определяет, к какой карточке прикрепить скан. В типовой поставке поддерживается только EAN-13.

Архивное хранение и поиск

Передача дел в архив

В «1С:Документооборот» есть функция, которая отражает передачу дел в архив. Программа также автоматически проверяет, что дело действительно закрыто и срок хранения истек. Программа позволяет печатать стандартную форму «Опись дел», на которой расписывается ответственное лицо, а организация ставит свою печать. При этом переданные в архив дела сохраняются в информационной базе, их можно найти в нужный момент, просмотреть для статистики или анализа.

Быстрый поиск данных

В «1С:Документооборот» можно оперативно находить данные тремя способами поиска:

Вывод

«1С:Документооборот» — это кладезь полезных функций для максимальной комфортной и оперативной работы с документами.

С программой вы сможете:

• оформлять документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки;
• отслеживать изменения и версии каждого документа,
• контролировать качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров;
• может вносить в программу и хранить сканы;
• направлять документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.