О клиенте
«Аютинский хлеб» выпускает хлебобулочную продукцию с 1994 года. Производство находится в Ростовской области. Сегодня товары предприятия представлены в торговых сетях более чем 50 российских городов, а ассортимент включает свыше 60 позиций.
Масштаб деятельности предполагает большой поток документации. Для бухгалтерии особенно важно иметь быстрый доступ к нужным документам, поскольку ее специалисты работают на разных территориях.
Причина для внедрения
До появления «Скан-Архива» работа с бумажными документами требовала значительных временных затрат.
При камеральных проверках, запросах контрагентов и требованиях налоговых органов бухгалтеру нужно было сначала найти сведения в учетной программе, уточнить дату, затем определить, в какой папке находится необходимая бумага, и получить ее из места хранения.
На один такой запрос уходило 15–25 минут.
Ситуацию усложнял объем поставок. По отдельным поставщикам их количество доходило до 10 в день, поэтому число сопроводительных материалов постоянно росло.
Еще одной сложностью было расположение бухгалтерской службы на нескольких площадках. Доступ к бумажным носителям зависел от того, где именно они хранились.
Перед предприятием стояла задача ускорить формирование комплектов по требованиям налоговых органов и одновременно дать специалистам возможность работать с одной базой независимо от их местонахождения.
Как проходило внедрение
Потребность в оптимизации процесса возникла у предприятия задолго до старта проекта, однако ранее реализовать его не позволяли технические ограничения.
В 2025 году «Аютинский хлеб» обратился в ГЭНДАЛЬФ. Сначала команде показали возможности «Скан-Архива», после чего программное обеспечение установили и адаптировали перечень типов документации под рабочие процессы предприятия.
Для освоения основных функций понадобилось 1–2 дня. Весь этап подготовки системы занял около двух недель, включая покупку принтера этикеток.
При этом привычная схема учета сохранилась. «Скан-Архив» применяют для размещения и оперативного получения уже оформленной документации, а проверка ее наличия по-прежнему ведется в «1С» и внутренних реестрах.
Результаты
После запуска системы время получения нужного документа сократилось с 15–25 до 1,5 минуты.
Изменилась и процедура подготовки ответа по требованиям ФНС. Теперь специалист указывает необходимый период, выбирает контрагента и формирует соответствующий комплект.
Сотрудникам, находящимся на разных площадках, больше не требуется обращаться к месту физического хранения. Нужные материалы доступны в единой системе.
В результате «Скан-Архив» дополнил уже действующую схему учета и автоматизировал именно те участки, где раньше возникали основные временные потери.
Мнение работника
«Со своей задачей сервис справился на 100%. Чем больше документооборот у предприятия — тем он необходимее, и мы это ощутили на себе. К хорошему привыкаешь быстро. Если бы «Скан-Архив» завтра отключили, это был бы возврат к полностью ручному поиску. Коллегам однозначно рекомендуем — тем более что команда ГЭНДАЛЬФ оперативно реагирует на запросы, доработки выполняются в срок, а коммуникация всегда четкая и понятная».
— Наталья Нестерова, бухгалтер по работе с поставщиками «Аютинского хлеба».
Ознакомиться с кейсом можно здесь: https://www.it-world.ru/news-company/5i9gc8qgwbk0oksos80o8o4k48cwcog.html
А также здесь: https://www.tadviser.ru/a/963860
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
 1.png){kind=icon}
.png){kind=icon}