Уделим внимание заполнению форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ: какие ошибки можно предотвратить при использовании программ «1С» и каким образом проверить итоговые данные.

6-НДФЛ

Рассмотрим основные аспекты заполнения формы 6-НДФЛ, а также недавно принятые рекомендации ФНС по отражению различных ситуаций в данной отчетности.

Форма 6-НДФЛ содержит в себе «Титульный лист», раздел 1 «Обобщенные показатели», раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Раздел 1 «Обобщенные показатели» заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Он содержит обобщенные показатели для каждой налоговой ставки:

• сумму начисленного дохода (строка 020), в том числе сумму начисленного дохода в виде дивидендов (строка 025)
• сумма налоговых вычетов (строка 030)
• сумма исчисленного налога (строка 040), в том числе суммы НДФЛ, исчисленные с дивидендов (строка 045), и фиксированные сумм авансовых платежей (строка 050).

В суммы полученного дохода включаются все доходы, при выплате которых организация признается налоговым агентом: это зарплата, премии, вознаграждения по гражданско-правовым договорам и другие доходы (п. 1.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450). В зарплатной программе «1С» данный доход регистрируется документами начислений и записывается в регистр накопления, а именно: «Операции» – «Регистр накопления» – «НДФЛ сведения о доходах». Т.е. весь доход, зарегистрированный в данном регистре, начиная с 1 января 2016 г., попадает в данную строку (зарплата за июль).

Суммы налоговых вычетов регистрируются также в документах начислений и записываются в регистр «Предоставленные стандартные и социальные вычеты по НДФЛ» («Операции» – «Регистр накопления»).

Суммы исчисленного налога при проведении документов начислений в программе записываются и попадают со знаком плюс в регистр накопления «НДФЛ расчеты с бюджетом» (на рис. 2 строка со знаком плюс – начисленная зарплата за июль). В строку 040 попадают суммы нарастающим итогом, начиная с 1 января 2016 г.

Строки 060 – 090 заполняются суммарно по всем ставкам:

• по показателю «Количество физических лиц, получивших доход» – указывается количество человек, которые получали доход в течение отчетного (налогового) периода.
• «Суммы удержанного налога» – указывается сумма удержанного налога при выплате доходов сотрудникам. Стоит иметь в виду, если какой-либо доход уже признан, налог с него исчислен, но фактической выплаты еще не было, тогда удержать эту сумму до фактической выплаты дохода будет невозможно. Поэтому показатель для заполнения строки 070 появится только после того, как доход будет выдан сотрудникам. В соответствие с этим суммы исчисленного (строка 040) и удержанного (строка 070) НДФЛ могут не совпадать. Суммы удержанного налога при проведении документов начислений в программе записываются и попадают со знаком минус в регистр накопления «НДФЛ расчеты с бюджетом» (на рис. 2 строка со знаком минус – зарплата за июль, выплаченная 05.08.2016).
• «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» – сумма НДФЛ, которая не была удержана налоговым агентом на отчетную дату (разъяснения в письме ФНС РФ от 19.07.2016 № БС-4-11/12975@). В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, сумма налога, который не был удержан, определяется на дату подписи, указанную на титульном листе отчета. Например, заработная плата за сентябрь выплачена 5 октября 2016 г. Для того чтобы сумма удержанного налога с зарплаты за сентябрь не отражалась в строке 080 в отчете за 9 месяцев, дата подписи отчета должна была быть не ранее чем 5 октября 2016 г.. В строке 070 сумма удержанного налога в октябре за начисленную заработную плату сентября не должна была попасть.
• показатель «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» заполняется суммой налога, возвращенного в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Авансы в 6-НДФЛ

Обратите внимание, что при выплате аванса за первую половину месяца НДФЛ не удерживается (Письмо ФНС РФ от 15.01.2016 № БС-4-11/32, письмо Минфина РФ от 27.10.2015 № 03-04-07/61550).

Но если аванс перечисляется в последний день месяца, то у налогового агента возникает обязанность исчислить и удержать суммы НДФЛ, не дожидаясь выплаты второй части зарплаты. Такой вывод следует из определения Верховного суда РФ от 11.05.16 № 309-КГ16-1804.

В программах «1С» не предусмотрено удержание НДФЛ с выплаты аванса в последний день месяца. Поэтому «1С» настоятельно рекомендует плательщику не устанавливать в локальном нормативном акте выплату аванса в конце месяца. В противном случае придется заплатить НДФЛ с аванса, не дожидаясь окончательного расчета с сотрудником по итогам месяца.

Удержание налога по 6-НДФЛ

В соответствующем отчетном периоде в Разделе 2 отражаются:

• удержанные суммы налога, срок перечисления по которым наступает в отчетном периоде;
• соответствующие им суммы фактически полученных доходов;
• фактически полученные в отчетном периоде доходы, налог по которым не был удержан в связи с невозможностью его удержания.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, разработчики реализовали два способа удержания налога:

1. «Параметры» – «Расчет зарплаты» – флажок «При начислении НДФЛ исчисленный принимать к учету как удержанный» снят – удержание происходит в документах выплат;
2. «Параметры» – «Расчет зарплаты» – флажок «При начислении НДФЛ исчисленный принимать к учету как удержанный» установлен – удержание происходит в документах начислений.

При первом способе налог начисляется в документах начислений.

Удерживается НДФЛ в документах выплат:

• Если ведется упрощенный учет взаиморасчетов, то документом «Зарплата к выплате» по дате документа.
• Иначе документами «Расходный кассовый ордер» по дате документа; «Выписка из банка на перечисление зарплаты» по дате выписки.

Ошибки при заполнении 6-НДФЛ в «1С»

Обратите внимание, что:

• Несоответствие даты выплаты планируемой в документе начисления заработной платы и датой выплаты фактической в документах выплаты в межрасчетных документах («Начисление больничного», «Начисление отпуска», «Разовое начисление» и т.п.) приводит к некорректному формированию 6-НДФЛ! Т.е. даты получения дохода в документах начислений должны совпадать с фактическими датами выплат в документах выплат.
• Из-за ввода документов не в строгом хронологическом порядке возможны ошибки при расчете удержанного НДФЛ. Необходимо четко соблюдать порядок ввода и проведения документов начисления и выплаты!

Если все-таки ошибка в датах или хронологии допущена, фирма «1С» подготовила специальную обработку для ее исправления: «Изменение порядка учета документов» – «Расчет зарплаты по организациям» в меню «Налоги и взносы».

Для того чтобы исправить данную ситуацию без перепроведения документов воспользуемся обработкой.

В поле «Отчетный период» укажем тот интервал, документы которого хотим изменить. В реквизите «Сегодня» установим текущую дату. При нажатии на кнопку «Обновить» табличная часть обработки заполнится соответствующими документами по периоду.

В таблице видно, что для одного и того же отпуска оказалась зарегистрированы различные даты получения дохода, т.е. даты выплаты. По строке «Начисления отпуска» необходимо изменить дату выплаты на фактическую и соответствующую дате документа «Зарплата к выплате» – указать 13.01.2016 вместо 12.01.2016.

Для того чтобы не менять вручную даты по документам начислений, необходимо нажать на кнопку «Построить цепочку начислений по документам выплаты». После этого дата выплаты, указанная при регистрации начисления, будет заполнена фактической датой выплаты указанной в соответствующей ведомости.

Если же дата, изначально указанная в самой ведомости, по какой-то причине отличается от фактической даты выплаты дохода, то в первую очередь следует указать реальную дату выплаты в ведомости. Это можно сделать здесь же, в инструменте, в колонке «Дата выплаты» по строке с этой ведомостью.

После заполнения дат в таблице следует отразить это изменение на документах по кнопке «Применить». После этого 6-НДФЛ заполнится ожидаемым образом.

Также данная обработка выстраивает хронологический ряд документов начислений и выплат и перепроводит их, тем самым перезаписывая регистры должным образом.

Если же в организации выбран способ удержания НДФЛ в документах начислений, тогда налог удерживается в «Начислении зарплаты», «Начислении больничного», «Начислении отпуска» и т.п. по той дате выплаты дохода, которая будет установлена в документе

Поэтому, если необходимо, чтобы отчет 6-НДФЛ за отчетный период 2016 г. заполнился корректно, необходимо перепровести документы за IV квартал с корректной фактической датой выплаты дохода. Это наиболее простой способ удержания налога и самый удобный, так как не нужно контролировать даты выплаты в документах выплат и даты получения дохода в документах начислений. Организация может перейти на данный способ удержания налога в IV квартале. Однако данный способ удержания может подойти не всем организациям. Выбирать данную настройку можно, если:

• Окончательная выплата зарплаты за месяц каждому сотруднику производится в полном объеме в один день.
• Выплата начисленных документом «Разовое начисление» сумм каждому сотруднику выполняется в полном объеме в один день.
• Выплата по остальным межрасчетным документам выполняется в полном объеме в один день.
• При передаче доходов в натуральной форме причитающийся к удержанию налог перечисляется в бюджет не позже, чем на следующий день после получения дохода.

Исходя из всего вышесказанного, при подготовке к отчету 6-НДФЛ за 2016 г. организации следует выбрать наиболее приемлемый способ удержания налога и придерживаться правил ведения учета НДФЛ в программе в соответствии с выбранным способом.

Также не стоит выпускать из внимания Письма ФНС, которые выходят ежемесячно и поясняют заполнение формы 6-НДФЛ в конкретных ситуациях.

2-НДФЛ

Отчетные сведения о доходах физических лиц (за исключением сведений, предоставляемых в порядке ст. 226.1 НК РФ) представляются налоговыми агентами по НДФЛ в налоговые органы ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Сведения представляются в виде справки по форме 2-НДФЛ. Для подготовки отчетных сведений о доходах физических лиц в программе используется документ «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» (с 2015 года): «Рабочий стол» – закладка «Налоги» – «Справки 2-НДФЛ в налоговую и сотрудникам».

В программе возможно воспользоваться обработкой «Подготовка данных по НДФЛ» («Рабочий стол» – закладка «Налоги» – «Подготовка данных по НДФЛ»), которая позволяет в автоматическом режиме сформировать необходимые сведения и создать соответствующие документы в программе. Открыв данную обработку необходимо указать «Организацию», «Налоговый период» – год, за который подаются сведения, и нажать кнопку «Сформировать справки». Перед передачей в ИФНС сведений рекомендуется проверить их на наличие ошибок. Для этого можно воспользоваться встроенной проверкой по кнопке «Проверить».

Обращаю ваше внимание, что срок сдачи 2-НДФЛ за 2016 г. различен для справок с признаком 1 и 2.

Признак №1 указывают те предприятия, компании и индивидуальные предприниматели, которые производили выплату налогов на доходы физических лиц – до 3 апреля 2017 г.

Признак №2 ставят те предприятия, компании и индивидуальные предприниматели, которые производили выплату дохода физическим лицам, но налог в течение отчетного года уплачен не был – до 1 марта 2017 г.

Проверка корректности введенных данных

Как только отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ будут заполнены, необходимо будет сравнить данные справки для проверки корректности введенных данных.

«Доходы»: строка 020 раздела 1 6-НДФЛ за год должна быть равна строке «Общая сумма дохода» в 2-НДФЛ (в расчет берутся справки 2-НДФЛ с признаком 1). Сверяются доходы, которые облагаются по одной ставке.

«Исчисленный НДФЛ»: Строка 040 раздела 1 6-НДФЛ за год должна быть равна строке «Сумма налога исчисленная» справок 2-НДФЛ.

«Количество получателей доходов»: строка 060 раздела 1 6-НДФЛ должна быть равна количеству справок 2-НДФЛ.

«Удержанный НДФЛ»: строка 080 раздела 1 в 6-НДФЛ за год должна быть равна строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» справок 2-НДФЛ.