Выберите свой город

Наверх
8 (863) 303-51-41
8 (863) 303-51-41
8 (863) 303-51-41
8 (863) 303-51-41

Деньги под отчет: алгоритм действий

02.12.2016
Ирина Атаманова

Для минимизации наличных оборотов работодатели все чаще задумываются о переходе на безналичную форму расчета с работниками, например, по компенсации подотчетных расходов. Рассмотрим, как сделать это в соответствии с законодательством.

Нет времени читать? Шпаргалка по краткому содержанию статьи

  • Почему выдавать деньги под отчет безналичным способом выгоднее.
  • Как законодательство позволяет выдавать деньги под отчет в том числе безналичным способом.
  • Как организовать оплаты под отчет на предприятии.

Преимущества безналичного способа

Существует две формы выдачи денежных средств подотчетному лицу: наличная и безналичная.

Безналичный способ компенсации подотчетных сумм сотруднику может практиковаться как перечислением на корпоративную карту предприятия, так и на персональную карту сотрудника.

Существует ряд преимуществ при перечислении на расчетный счет подотчетного лица:

  • бухгалтерия освобождается от составления целого ряда документов;
  • сокращаются технические ошибки;
  • упрощается процедура выполнения работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником расходов;
  • отсутствует злоупотребление со стороны материально-ответственных лиц;
  • повышается оперативность и надежность осуществления;
  • сокращаются претензии налоговых органов к обеспечению кассовой дисциплины.

Использование безналичной формы оплаты подотчетных сумм удобны при нахождении сотрудников в длительных командировках на территории РФ, а также за границей.


Правовые аспекты

При переходе на безналичный способ перечисления денег подотчет стоит ориентироваться на Письмо Банка РФ от 24.12.2008 № 14-27/513 «О порядке применения Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». Также стоит обратить внимание на ст. 168 ТК РФ, которая указывает, что порядок и размер возмещения командировочных расходов должны регулироваться внутренними нормативными актами организации.

ЦБ РФ не запрещает использовать безналичный способ оплаты подотчетных сумм на зарплатную карту сотрудника, но в соответствии с названным выше Письмом это касается только командировочных издержек, а для компенсации иных средств сотруднику разъяснения отсутствуют.

Еще один полезный документ – Письмо Казначейства РФ от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500 «По вопросу о перечислении командировочных расходов на банковские карты физических лиц». Согласно ему, правовое поле для отказа осуществления перечислений на банковские карты сотрудников командировочных расходов отсутствует.

При этом речь идет только о сотрудниках бюджетных организаций, однако применять данный механизм компенсации частноправовым организациям запрета нет.

В Письме Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728 «О безналичных расчетах с подотчетными лицами с применением банковских карт» изложена позиция применения и распространения дебетовых банковских карт на организации сектора государственного управления по расчетам с подотчетными лицами.

В положении ведения бюджетного учета должны присутствовать правовые акты, регулирующие расчеты с подотчетными лицами, как в наличном, так и в безналичном порядке.

Перевод денежных средств на зарплатную карту подотчетному лицу на командировочные расходы может быть осуществлен и на территории РФ в рублях и на территории иностранных государств, в долларах США на основании коллективного договора Организации и заявления работника.

И далее, Письмом Минфина РФ № 02-03-10/37209 и Письмом Казначейства РФи № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 бюджетным организациям рекомендовано сократить объем наличного денежного обращения и перейти к использованию дебетовых банковский карт.

Как видно из данных документов, правомерное перечисление денежных средств на банковские карты сотрудников действует при условии, что безналичный способ компенсации расходов предусмотрен в учетной политике компании.


Алгоритм оплаты под отчетАлгоритм оплаты под отчет

При оплате подотчетных сумм на расчетные счета сотрудников стоит следовать некоторым общим правилам.

В учетной политике компании обязательно должен присутствовать пункт, содержащий расчет с подотчетными лицами безналичным способом оплаты. В положении о подотчете необходимо указать, что деньги могут перечисляться на зарплатные карты работников. При необходимости утвердить образец заявления на перечисление подотчетных сумм как приложение к положению о расчетах с подотчетными лицами.

При выпуске карт под зарплатный проект с банком желательно обсудить возможность перечисления подотчетных сумм работникам.

Наличие заявления от работника на компенсацию расходов, в содержании которого должна быть прописана сумма, срок выдачи, банковские реквизиты для осуществления перечислений, подпись и дата. Заявление в обязательном порядке должно быть одобрено руководителем предприятия.

Обязательно при перечислении денежных средств необходимо учесть отсутствие задолженности подотчетным лицом перед работодателем.

В платежном поручении назначение платежа должно содержать четкую формулировку возмещения подотчетных сумм, адресность и причину перевода.

Сотрудник обязан отчитаться о произведенных расходах авансовым отчетом не позднее 3 рабочих дней с момента выхода на работу или окончания срока перечисления денежных средств и чеками, подтверждающих расходы или оплату банковской картой.

Иначе несоблюдение вышеупомянутых правил налоговыми органами будет расценено как получение дохода сотрудником, на которые должны быть сделаны отчисления. Штрафы за ошибки в правилах при выдаче денежных средств в подотчет законом не предусмотрены, но налоговые органы при указании штрафных санкций ссылаются на нарушение кассовой дисциплины. Однако безналичная форма перечисления сумм в подотчет не относится к кассовой дисциплине и расценивать ситуацию можно следующим образом: нет состава нарушения – отсутствуют штрафные санкции.


Автор: Ирина Атаманова,
старший менеджер финансово-экономической службы компании «ГЭНДАЛЬФ»

Все статьи автора

Оцените статью:
Спасибо, ваш голос учтен
(0)