Заполняем 6-НДФЛ без ошибок

Рассмотрим, какие ошибки чаще всего возникают при заполнении 6-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и как их исправить.

Изменения в отчетности по НДФЛ

С 1 января 2016 г. исчисление НДФЛ происходит нарастающим итогом на дату фактического получения дохода. В связи с этим порядок исчисления НДФЛ стал сложнее, так как до текущего года НДФЛ считался в разрезе месяца, а теперь – в разрезе дня.

Раздел 1 декларации 6-НДФЛ налоговая будет сверять с данными, отраженными в отчетности по 2-НДФЛ. Поэтому форма заполняется по данным даты фактического получения дохода. Помимо этого, налоговая сверит разницу строк 070 и 090 с данными из карточек налогоплательщика. Строка 080 будет сверяться с отчетностью по 2-НДФЛ по итогу года. Заполнение строки 080 после внесенных уточнений от ФНС (Письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8609) зависит от того, выплачена ли зарплата на дату подписания декларации по 6-НДФЛ. Если отчетность по 6-НДФЛ необходимо сформировать 10 июля, а зарплату за июнь выплачиваем 15 июля, то в строку 080, в качестве неудержанного налога попадут данные по НДФЛ с июньской заработной платы. А в случае, если дата подписания и составления отчетности – 16 июля (то есть после даты выплаты заработной платы за июнь), то строка 080 разделе 1 декларации останется пустой.

При заполнении декларации 6-НДФЛ следует помнить, что раздел 1 и 2 между собой не соответствуют друг другу и предоставляют разные данные. Это происходит из-за того, что сумма исчисленного и удержанного НДФЛ в разделе 1 и 2 считается по разным правилам. В разделе 2 нет контрольных соотношений по строкам 100, 110, 120. Строку 130 в настоящее время также не планируется сверять с какими-либо данными в ФНС.

Дата перечисления налога

Дата перечисления налога зависит от характера выплаты дохода. Так, если это выплата заработной платы, то перечислить налог необходимо не позже дня, следующего за днем выплаты заработной платы работнику. А в случае, если выплачиваются отпускные или больничные начисления, то НДФЛ можно перечислять в бюджет до конца месяца. При этом следует помнить, что при выплате аванса по заработной плате НДФЛ не удерживается.

Программа «1С» автоматически определяет дату перечисления НДФЛ в бюджет и дату фактического получения дохода на основании кода дохода НДФЛ, используемого в виде начисления. Для кодов дохода 2000 и 2530 – дата фактического получения дохода будет указана в качестве последнего дня месяца. Для других кодов – будет соответствовать планируемой дате выплаты дохода, указанной в документе начисления. Поэтому при заполнении документов в программе необходимо следить, чтобы даты планируемой выплаты и дата получения дохода соответствовали друг другу. Несоответствие указанных дат может вызвать ошибки при заполнении отчетности 6-НДФЛ, а следовательно, и вопросы со стороны проверяющих органов.

Ошибки при заполнении 6-НДФЛ

Для того чтобы избегать ошибок при заполнении отчетности по 6-НДФЛ, необходимо соблюдать хронологическую последовательность при вводе документов начисления и выплаты доходов. Не нужно допускать ситуацию, когда дата выплаты дохода указывается раньше, чем дата начисления. Так, при выплате в межрасчетный период дохода с кодом для целей НДФЛ 2000 неверно заполняется строка фактического получения дохода в отчетности.

Например, в межрасчетных документах, таких как: начисление отпуска, больничного, разовое начисление, дата документа не должна быть больше, чем дата выплаты дохода, указанная внутри. Такое несоответствие приведет к тому, что при выплате НДФЛ не будет отражен как удержанный для целей формирования отчетности, так как на дату выплаты дохода еще нет.

Обратите внимание, что если в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, вы выплачиваете отпускные и заработную плату одной ведомостью, то это приведет к тому, что в отчетности по НДФЛ дата перечисления НДФЛ по обоим видам начисления будет указана, как следующий после выплаты день. А в случае, если вы хотите воспользоваться возможностью отсрочки и перечислить НДФЛ по отпуску или больничному до конца месяца, то следует выплачивать данные начисления отдельными ведомостями.

Также следует обратить внимание, что в межрасчетных документах автоматически могут быть предоставлены 2 вычета ввиду того, что вычет предоставляется по дате получения дохода. Далее, при начислении заработной платы, вычет переносится на первый месяц отчетного периода, а при следующем начислении заработной платы за следующий месяц, вычет повторно не предоставляется. А в случае, если в следующем месяце будет достигнут предел для предоставления вычетов по доходам, вычет автоматически будет отсторнирован.

Заполняем без ошибок

Итак, следующие ошибки могут помешать правильному составлению отчетности по НДФЛ:

1. Выплата зарплаты и отпускных одной ведомостью.
2. Разные даты выплаты в документе начисления и в документах выплаты.
3. Дата документа больше даты планируемой выплаты. Ошибка является критичной, так как приведет к тому, что в отчетности не будет виден доход, из которого был рассчитан и удержан НДФЛ.
4. Нарушение в хронологии документов. Для правильного составления отчетности очень важно, чтобы все документы были отражены в учете в хронологическом порядке. Поэтому в случае, если вы вносите изменения в один из старых документов, не забудьте отменить и заново провести все последующие документы.

Для корректного составления отчетности рекомендуется:

1. Следить за хронологией и обязательно проводить документы последовательно.
2. Проверять даты в межрасчетных документах. Контролировать, что они указаны верно.
3. Изменять дату планируемой выплаты в документах начисления, если выплата происходит в другой день.
4. Дополнительно контролировать сумму удержанного НДФЛ после проведения выплат.

Настройка «1С:Зарплаты и управления персоналом 8»

Для того чтобы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» разобраться в начислениях НДФЛ по сотрудникам и найти ошибки, необходимо воспользоваться универсальным отчетом по регистрам накопления.

Так, если вы работаете в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, то отчет необходимо построить по регистру «НДФЛ расчеты с бюджетом». Если вы работаете с «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, то по регистру «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».

Теперь регистр имеет реквизит – дату фактического получения дохода, в разрезе которой собирается отчетность по НДФЛ. Ввиду того, что в программы «1С» вносились изменения в структуре регистров и хранения данных о доходах для целей исчисления 6-НДФЛ, для корректного составления отчетности необходимо позаботиться об актуальности обновлений программы. Если ваша программа не обновлялась уже давно, то для корректного заполнения отчетности необходимо после установки обновления выполнить перепроведение документов, а также перерасчитать в них НДФЛ.

Для того чтобы с помощью универсального отчета по регистрам получить необходимые данные, нужно добавить в качестве группировки дату получения дохода и документы движения. Далее необходимо установить отбор по сотруднику. Декларация 6-НДФЛ позволяет расшифровать строки раздела 2 для каждого сотрудника.

Поэтому в случае обнаружения ошибки при заполнении раздела 2 необходимо расшифровать нужную строку, и по тем сотрудникам, которые сформировали в ней записи, проанализировать универсальный отчет. После этого в сформированном отчете в первую очередь необходимо проверить записи с отрицательными суммами налога, и далее открыть документы и проверить их на наличие ошибок.

Принимать НДФЛ исчисленный, как удержанный

Много вопросов возникает в части применения настройки учетной политики о «Принимать НДФЛ в учете исчисленный, как удержанный». Так, в начале года, тем, кто пользовался данной настройкой для того, чтобы сформировать отчетность по 6-НДФЛ, пришлось от нее отказаться и выполнить перепроведение документов.

Однако данная настройка значительно упрощает учет для организаций, в которых зарплата и прочие выплаты выплачиваются в один день в полной сумме – использовать ее можно, только с новым подходом. Теперь при применении настройки «Принимать НДФЛ в учете исчисленный, как удержанный» удержание НДФЛ происходит датой, указанной в качестве даты выплаты дохода в документах начисления. Но при применении данной настройки необходимо помнить, что в случае выплаты заработной платы частями вам понадобится вносить корректировки в отчетность по 6-НДФЛ вручную.

В случае, если организация не применяет настройку по «упрощенному учету НДФЛ», то на нее будет распространяться запрет на проведение документов выплат прошлых периодов. Проведение этих документов не будет возможным, если в учете имеется выплата будущего периода.

Штрафы за неуплату НДФЛ

• При невыполнении обязанностей налогового агента по перечислению НФДЛ в бюджет грозит штраф в размере 20% от суммы не перечисленного вовремя налога.
• В случае нарушения сроков предоставления отчетности по 6-НДФЛ в течение 10 дней после установленного срока сдачи отчетности, налоговая вправе заблокировать операции по расчетным счетам организации.
• За предоставление недостоверных сведений грозит штраф в размере 500 руб. за каждый отчет 6-НДФЛ либо справку 2-НДФЛ независимо от количества ошибок внутри одного отчета.
• Неподача справок 2-НДФЛ влечет за собой штраф в размере 200 руб. за каждый документ.