Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Рассмотрим, кому полагается компенсация отпуска,
в чем отличие компенсации за неиспользованный удлиненный отпуск от компенсации отпуска при увольнении и как это рассчитать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Кому полагается компенсация

Каждому работнику, с которым заключен трудовой договор, предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней с сохранением должности и заработной платы (в соответствии со ст. 114 ТК РФ). Основной отпуск предоставляется за каждый отработанный рабочий год. Точкой отсчета начала рабочего года становится момент подписания трудового договора. Использовать отпуск может работник, проработавший у работодателя не менее 6 месяцев.

Согласно ТК РФ, отпуск компенсировать можно в следующих случаях:

1. При наличии дополнительного либо удлиненного отпуска на количество дней, превышающих положенные 28 календарных дней.
2. При окончательном расчете с сотрудником при его увольнении.

Отдельным категориям работников, указанных в ТК РФ и иных федеральных законах, либо положен дополнительный оплачиваемый отпуск, либо удлиняется основной.

На эти дни и можно компенсировать отпуск. Например, к таким категориям относятся:

• работники, которым не исполнилось 18 лет;
• инвалиды (согласно закону «О социальной защите инвалидов в РФ» №181-ФЗ от 24.11.1995);
• работники, имеющие звание «Ветеран труда» и граждане пожилого возраста;
• работники, чьи условия труда признаются вредными и опасными;
• работники, которые работают в режиме ненормированного рабочего времени по трудовому договору;
• работающие в районах Крайнего Севера и в других регионах, приравненных к ним;
• спортсмены и тренеры;
• педагогические работники;
• сотрудники полиции и другие категории работников.

Также работодатели могут по своим желаниям и возможностям устанавливать дополнительные отпуска работникам, если иное не противоречит законодательству.

Дни основного отпуска суммируются с днями дополнительного, так как отпуск предоставляется суммарно.

Расчет среднего заработка

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска (СДЗ^комп) исчисляется исходя из ст. 139 ТК РФ. Он рассчитывается за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

А средний дневной заработок для оплаты отпусков (СДЗ^отп), предоставляемых в рабочих днях, и для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы (СНЗ) на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (РД).

Расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно.

Начисление компенсации в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, компенсацию за неиспользованный отпуск на ту часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, начисляем следующим образом.

• В разделе «Расчет зарплаты по организациям» – «Неявки» создаем документ «Начисление отпуска сотрудникам организации».
• В поле «Организация» автоматически проставляется организация, выбранная основной в программе при наличии нескольких организаций в базе. Если учет ведется по одной организации, то проставляется организация по умолчанию.
• В поле «Месяц начисления» указываем месяц, в котором начисляем этот расчет.
• В поле «Сотрудник» выбираем сотрудника, которому будем компенсировать отпуск.
• В поле «От» автоматически проставляется текущая дата, при необходимости ее можно исправить вручную.
• Поле «Ответственный» заполняется по умолчанию из справочника «Пользователи», будет указан автор документа «Начисление отпуска сотрудникам организации».
• На вкладке «Условия» заполняем «Дату начала отпуска» – это дата начисления компенсации. Данные ежегодного оплачиваемого отпуска и дополнительно оплачиваемого отпуска заполнять не нужно, так как мы начисляем компенсацию.
• В «Компенсации отпуска» ставим галочку и проставляем количество компенсированных дней. Затем выбираем, по какому способу будет рассчитан средний заработок: по календарным дням или по шестидневке.
• В поле «Дата выплаты дохода» указываем дату, когда сотрудник получит денежные средства за компенсацию отпуска.
• При нажатии кнопки «Рассчитать» программа автоматически рассчитывает сумму по документу. Средний заработок за предыдущие годы программа берет из базы, если те ранее были занесены. Если нет данных для расчета среднего заработка, их можно проставить вручную на вкладке «Расчет среднего заработка». Или заполнить документ «Справка о заработке для расчета пособий». Он находится в «Расчет зарплаты по организациям» – «Налоги и взносы». Для расчета средней заработка учитываются все виды выплат, которые есть в организации, независимо от источников этих выплат.

Расчет суммы компенсации можно посмотреть на вкладке «Оплата», в «Начислении» будет стоять такой вид, как «Компенсация отпуска по календарным дням» или «Компенсация отпуска по шестидневке» в зависимости от выбранного способа расчета среднего заработка. В ней можем посмотреть и сумму НДФЛ по начисленной компенсации, и предоставленные вычеты сотруднику. Сумма НДФЛ исчисляется автоматически по ставке 13% от суммы рассчитанной компенсации.

Компенсация отпуска при увольнении

При увольнении сотрудника организация обязана компенсировать ему неиспользованный отпуск, если он работал по трудовому договору и не менее половины месяца. В соответствии со ст. 140 ТК РФ рассчитывают сотрудника в день его увольнения, который является последним его рабочем днем. Компенсацию назначают на то количество дней, которое не было использовано за рабочие годы в организации, длительность работы при этом не играет роли. Количество дней суммируется не только с остатком ежегодного оплачиваемого отпуска, но еще и с остатками удлиненного и дополнительного отпусков, если таковые были положены сотруднику.

Если сотрудник работал еще как совместитель, то он должен получить компенсацию за все неиспользованные отпуска. При расчете компенсации необходимо руководствоваться приказами, подписанным руководителем. Однако не стоит забывать, что в соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении сотрудника мы можем удержать за ранее оплаченный и использованный отпуск.

Компенсация при увольнении в программе

В конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении можно начислять следующим образом.

1. • Вначале оформляем документ «Увольнение из организации», в котором не рассчитывается сумма компенсации, но проставляется количество дней, за которые нужно выплатить компенсацию сотруднику.
   • В разделе «Кадровый учет» переходим на «Кадровый учет» и создаем документ.
   • В поле «Номер» проставляем по умолчанию при проведении – порядковый, в поле «От» текущую дату изменяем на дату приказа об увольнении.
   • В поле «Организация» автоматически проставляется организация, выбранная основной в программе при наличии нескольких организаций в базе, если учет ведется по одной организации – то организация по умолчанию.
   • Поле «Ответственный» заполняется по умолчанию, из справочника «Пользователи» будет выбран автор документа «Увольнение из организации».
   • В табличной части документа кнопкой «Добавить» выбираем сотрудника, если у нас несколько сотрудников можем их выбрать через кнопку «Подбор».
   • В поле «Дата увольнения» проставляем дату увольнения сотрудника.
   • В поле «Статья ТК РФ» выбираем прописанную в программе статью из кодекса.
   • В поле «Основание» пишем, на основании какого документа мы увольняем сотрудника (приказ, заявление). Галочка «Предоставлять стандартные вычеты» выставляется автоматически, означая, что к сотруднику вычет по НДФЛ в этой организации уже не применяется.
   • В поле «Компенсация» указываем «Компенсация» за неиспользованные дни отпуска или «Удержание» за использованные и оплачиваемые, но не отработанные дни отпуска.
   • В поле «Порядок расчета» выбираем, по какому способу будет рассчитан средний заработок: по календарным дням или по шестидневке.
   • В поле «Дней» автоматически проставляется количество дней неиспользуемого отпуска (по данным учета остатка отпусков).
   • Поля «Рабочий год» и «По» заполняются автоматически, проставляю те годы, за которые начисляется компенсация.
   • Проводим документ.

2. После приступаем к заполнению документа «Расчет при увольнении сотрудника организаций», именно этот документ начисляет и рассчитывает сумму компенсации и списывает дни отпуска.

   • В разделе «Расчет зарплаты по организациям» – «Первичные документы» создаем новый расчет при увольнении.
   • Поля «Организация», «Месяц начисления», «Сотрудник», «От», «Ответственный» заполняется по тому же принципу, что и в документе «Начисление отпуска сотрудникам организации».
   • На вкладке «Условия» в поле «Приказ» выбираем ранее созданный документ «Увольнение из организации», поле «Дата», «За период работы с …по», «Дней», флаг в поле «Компенсировать за неиспользованный отпуск» подставится автоматически из этого документа.
   • В поле «Порядок расчета» выбираем вручную, по какому способу будет рассчитан средний заработок: по календарным дням или по шестидневке (изначально проставляется по календарным дням). Если мы будем выплачивать компенсации при увольнении: выходное пособие или заработок на время трудоустройства в соответствующих полях поставляем количество дней.
   • При нажатии кнопки «Рассчитать» программа автоматически рассчитывает сумму по документу.
   • Средний заработок за предыдущие годы программа берет из базы, если те ранее были занесены. Если нет данных для расчета среднего заработка, их можно проставить вручную на вкладке «Расчет среднего заработка». Или заполнить документ «Справка о заработке для расчета пособий». Он находится в «Расчет зарплаты по организациям» – «Налоги и взносы». Для расчета средней заработной платы учитываются все виды выплат, которые есть в организации, независимо от источников этих выплат.
   • Расчет суммы компенсации можно посмотреть на вкладке «Оплата», в «Начислении» будет стоять такой вид, как «Компенсация отпуска по календарным дням» или «Компенсация отпуска по шестидневке», в зависимости от выбранного способа расчета среднего заработка.
     И «Выходное пособие при увольнении» и «Сохраняемый заработок на время трудоустройства» в зависимости от заполнение данных по выходному пособию или заработка на время трудоустройства.
   • Так как в самом документе расчета НДФЛ нет, то нам необходимо зайти в документ «Начисление зарплаты» и сделать перерасчет сотруднику, выделив сотрудника и нажав кнопку «Рассчитать» – «Рассчитать ФИО сотрудника». На вкладке НДФЛ будет учтена сумма с компенсации отпуска.
   • Проводим документ.