Рассмотрим, почему даже при наличии в организации программы «1С:Бухгалтерия 8» необходима «1С:Зарплата и управление персоналом 8», а также подробно разберем настройку обмена между этими программами.

Зачем использовать 2 программы

Так как в программе «1С:Бухгалтерия 8» есть раздел «Зарплата», может возникнуть вопрос: для чего необходима отдельная программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и не усложнит ли это работу бухгалтерии.

Однако есть много причин, по которой организации используют эти программы совместно:

1. Необходимо рассчитывать зарплату коллективу более чем из 10 сотрудников, при этом рассчитывать приходится не только оклад.
2. В программе необходимо рассчитывать отпускные, больничные, пособия по уходу за ребенком и другие выплаты, отличные от оклада по дням.
3. Необходимо вести табель учета рабочего времени.
4. У сотрудников организации установлены индивидуальные графики работы, не соответствующие производственному календарю.
5. Есть необходимость отдельно вести бухгалтерию по расчету заработной платы.

Даже при наличии только одного пункта из списка выше, организации стоит перейти на использование программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» помимо «1С:Бухгалтерии 8». В противном случае процесс расчета зарплаты может стать неоправданно трудоемким.

Зачем нужен обмен

Если в предприятии часть сотрудников работает в программе «1С:Бухгалтерия 8», а другая часть – в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», необходимо проверить, настроен ли обмен данными между этими программами. Существует вероятность, что работа в разных программах дублируется. Настройка обмена поможет сэкономить значительное количество времени.

В зависимости от редакций программных продуктов «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8» обмен настраивается по-разному. Обмен между «1С:Бухгалтерия 8» 3.0 и «1С:Зарплата и управление персоналом 8» , ред. 2.5, происходит путем выгрузки данных в файл и дальнейшей его загрузки в «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0., а обмен между «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0, и «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, происходит путем настройки синхронизации данных между программами.

Что нужно учесть до настройки

Прежде чем настраивать обмен, необходимо учесть несколько нюансов.

Во-первых, релиз каждой из программ должен быть актуальным.

Во-вторых, если учет велся в «1С:Бухгалтерия 8», а программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» – «пустая», необходимо сначала загрузить данные из «1С:Бухгалтерия 8» в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» , а после этого настраивать обмен между программами.

Рассмотрим настройку обмена между «1С:Бухгалтерия 8», ред 3.0, и «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5.

Что нужно сделать в «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0

В программе «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0., выбрать пункт меню «Главное» — «Параметры учета», на закладке «Зарплата и кадры» указать, что расчет зарплаты и кадровый учет ведутся во внешней программе и как выгружать данные о начислениях — по каждому работнику или сводно. Далее, чтобы выгрузить из «1С:Бухгалтерия 8» в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» , ред. 2.5, план счетов и необходимую аналитику, нужно зайти в пункт меню «Зарплата и кадры» — «Выгрузка в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5.

Если учет в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» еще не ведется, то включаем пункт «Сведения для выгрузки в новую информационную базу». При этом будут выгружены сведения об организации, учетной политике, физических лицах и прочее. Первоначальную выгрузку рекомендуется делать только один раз. Если учет в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» уже ведется, то перед выгрузкой проверяем идентичность наименования организации, ИНН, КПП и коды справочников. В дальнейшем при изменении аналитики в «1С:Бухгалтерия 8» необходимо будет произвести дополнительную выгрузку в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» , установив при этом флажки в настройке выгрузки только для раздела «Объекты учета».

Данные для выгрузки выгружаются в файл формата .xml.

Что нужно сделать в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5.

В настройках программы на закладке «Программа бухучета» указываем, что используемая программа бухучета — это «1С:Бухгалтерия 8», ред.3.0. Далее выбираем способ выгрузки: с детализацией по сотрудникам или сводный. При необходимости загружаем выгруженные ранее данные из «1С:Бухгалтерия 8». Для этого необходимо в меню «Сервис» — «Обмен данными» — «Универсальный обмен данными» перейти на закладку «Загрузка данных», указать файл, в который выгружали данные из «1С:Бухгалтерия 8» и нажать «Загрузить данные».

Следующим шагом необходимо настроить корреспонденции счетов. Для этого нужно в блоке «Расчет зарплаты по организациям» — «Учет зарплаты» — «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете» указать корреспонденции счетов с аналитикой.

Для загрузки данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в «1С:Бухгалтерия 8» нужно зайти в «1С:Бухгалтерия 8» в пункт меню «Зарплата и кадры» – «Загрузка данных в формате «1С:Зарплата и управление персоналом 8» , ред. 2.5», указать путь к файлу выгрузки из «1С:Зарплаты и Управления персоналом», ред. 2.5, и загрузить данные. После загрузки в пункте меню «Зарплата и кадры» сформируются документы «Зарплата» («1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5,З, «1С:Зарплата и кадры 7.7») и «Ведомость на выплату зарплаты». Для отражения факта выплаты зарплаты необходимо сформировать документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» или «Выплата заработной платы работнику» с привязкой к перенесенным ведомостям на выплату зарплаты.

Обмен между редакциями 3.0

Для обмена между «1С:Зарплата и управление персоналом 8» , ред. 3.0, и «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0, настраивается синхронизация данных. Преимущества такой настройки в том, что не придется тратить время на выгрузку и загрузку файла обмена и есть возможность настроить расписание выгрузки из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0 в «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в разделе «Администрирование» нужно найти пункт под названием «Настройка синхронизации данных» и установить галочку на «Синхронизация данных», в поле «Приставка этой информационной базы» необходимо указать префикс информационной базы, например, «ЗП». Далее с помощью ссылки «Синхронизация данных» и кнопки «Настройка синхронизации данных» откройте окно настройки синхронизации.

В первом окне «Синхронизация данных с «1С:Бухгалтерия предприятия» нужно выбрать «Указать настройки вручную». В следующем окне выбирается вариант подключения к программе «1С:Бухгалтерия 8». Поскольку обе базы находятся на 1 компьютере, нужно выбрать вариант «Прямое подключение к программе на компьютере или в локальной сети», далее выбрать переключатель «На данном компьютере или на компьютере в локальной сети» и указать путь к информационной базе «1С:Бухгалтерия 8» (данный путь можно увидеть в окне запуска программы снизу). Если в «1С:Бухгалтерия 8» есть пользователи, в настройке обмена нужно указать, под каким пользователем будет происходить обмен, и ввести пароль. Убедиться в правильности внесенной информации можно по кнопке «Проверить подключение».

Следующим шагом можно указать правила выгрузки и загрузки данных. Для этого необходимо выбрать «Изменить правила выгрузки данных».

В «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0, необходимо перейти в пункт меню «Администрирование» – настройка синхронизации данных и указать префикс информационной базы. Важно, что для синхронизации бухгалтерии ничего настраивать не надо. Ведь этот процесс осуществляется автоматическим образом при настройке обмена в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Для выполнения обмена нужно вернуться в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и завершить синхронизацию.