Выберите свой город

Наверх

Кому стоит перейти на ЭДО и почему?

30.06.2016
Екатерина Паламарчук
Кому стоит перейти на ЭДО и почему?Рассмотрим, каким организациям в первую очередь необходимо внедрять технологии электронного обмена документами.

Кому подходит ЭДО

В первую очередь включить электронный документооборот в свои бизнес-процессы стоит тем организациям, расходы на почтовую доставку которых превышают 1 000 руб. в месяц.

Также электронный документооборот рекомендован в следующих случаях:

  • регулярно нарушается порядок работы предприятия или возникают трудности взаимодействия с контролирующими органами и контрагентами из-за потерянных документов;
  • контрагенты организации находятся в других регионах;
  • процессы согласования документов отнимают много времени, сотрудники
    не справляются с обработкой больших объемов документации;
  • непрерывно растет клиентская база;
  • необходимы варианты оптимизации расходов организации.

Внедрение ЭДО

На рынке существуют как стандартные решения, так и проектные решения для систем электронного документооборота, которые программисты будут разрабатывать конкретно под потребности организации.

  • При внедрении стандартных решений временные и денежные затраты заказчика минимальны. Данный вариант подойдет тому, кто ведет бухгалтерию в учетной системе «1С», конфигурация которой не переписывалась и периодически обновляется. Для внедрения необходимо обратиться к обслуживающей компании,
    с которой подписан договор ИТС. Сроки внедрения составят 1-2 дня вместе с обучением персонала использованию новой системы.

  • Если конфигурация учетной системы «1С» была изменена, либо если бухгалтерия ведется в другой программе, то необходимо будет вместе с разработчиком подготовить техническое задание для максимальной интеграции ЭДО с системой организации. Данный вариант внедрения системы займет более длительное время, но в конечном итоге организация заказчика получит именно тот продукт, который отвечает его персональным требованиям.

По вопросам внедрения электронного документооборота обращайтесь
к специалистам «ГЭНДАЛЬФ» по телефону 8 (863) 300-10-12.

Сравнение бумажного и электронного документооборота

Критерии сравнения Бумажный документооборот Электронный документооборот
Создание документа Сотрудник набирает и распечатывает бумажный документ, после чего его необходимо подписать и поставить печать. Сотрудник набирает документ, затем нажатием одной кнопки подписывает и отправляет документ контрагенту.
Сроки подписания и передачи документа От нескольких минут до нескольких дней, если лицо, ответственное за подписание документа,
на данный момент отсутствует.
Мгновенно после создания документа – независимо от количества документов их можно подписать одной кнопкой и отправить сразу нескольким контрагентам.
Стоимость отправки документа Конверт – от 13 руб., курьерская доставка –
от 100 руб.
До 5-6 руб. в зависимости от тарифа выбранного оператора.
Риск потерять документ Высокий риск утери, дополнительные расходы на новую пересылку. Программы электронного документооборота, такие, как «1С-ЭДО», позволяют просмотреть по статусу документа, в каком он состоянии на текущий момент: получил ли его контрагент и подписала ли его вторая сторона.
Время документооборота с контрагентами из других регионов От нескольких дней до нескольких недель. 1-5 минут.
Внесение входящих документов в систему учета Вручную. Автоматически.
Архив документов Время поиска документа от 3 минут, риск потерять или повредить документ в бумажном архиве, сложное (невозможное) восстановление. Быстрый поиск (до
1 минуты) по типу документа или ключевым словам, быстрое восстановление с помощью оператора ЭДО.
Юридическая сила Да. Имеет такую же, как бумажный документ.

Автор: Екатерина Паламарчук,
менеджер по продвижению ЭДО консалтингового направления ГК «ГЭНДАЛЬФ»

Все статьи автора

Оцените статью:
Спасибо, ваш голос учтен
(0)