Электронный документооборот

Обмен электронными документами с контрагентами позволяет сделать работу бухгалтерии намного проще, надежнее и безопаснее. Но не все спешат воспользоваться современным новшеством, потому что не знают, как оно устроено. Рассмотрим часто задаваемые вопросы, ответы на которые позволят вам быть в курсе некоторых тонкостей ЭДО.

Какие виды документов можно перевести в электронный формат? Есть ли исключения?

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручно, согласно п. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ и может применяться в любых правоотношениях. Договоры, счета, товарные накладные, акты, счета-фактуры, отчеты, заявления и т.д. могут быть электронными. Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные ФНС электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например, текстовом или pdf.

Обязательно ли обмениваться электронными документами через оператора электронного документооборота?

Согласно требованиям приказа Минфина от 20.04.2011 № 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС, т.е. через оператора ЭДО. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи. Остальными же документами есть возможность обмениваться посредством той же электронной почты.

Сколько нужно заказывать электронно-цифровых подписей?

Электронная цифровая подпись (ЭП) — это аналог подписи физлица, она указывает на человека, который подписал документ, является уникальной и защищена от копирования.

Как и в бумажном документообороте – сколько сотрудников участвует в подписании документов, столько и необходимо электронных подписей.

При подключении «1С-ЭДО» бесплатно предоставляется ЭП, а если вы используете «1С-Отчетность», то получаете еще одну подпись. Все дополнительные ЭП, заказанные через «1С-ЭДО», будут стоить 600 рублей со сроком действия в 1 год.

Как обеспечивается безопасность электронно-цифровой подписи?

ЭП формируется путем криптографического преобразования информации и может быть записана как на USB-носителе, так и храниться файлом на вашем персональном компьютере. Теоретически перехватить зашифрованный файл хотя и сложно, но можно, а вот воспользоваться им во вред – нет. Для этого его потребуется раскодировать. Специалисты ФСБ утверждают, что сделать это способен только человек, обладающий ключом.

Случаи утери ключа или попадания его в чужие руки хотя и редки, но не исключены. Схема действий в этом случае схожа с той, которая рекомендована людям, потерявшим банковскую карту. Обладатель ЭП обращается в службу технической поддержки и блокирует свою подпись. После этого подписание документов данной ЭП становится невозможным.

Как обеспечивается сохранность архива?

Все мы понимаем важность сохранности наших документов. К бумажным архивам все давно привыкли и кажется, что бумага надежнее. Однако бывали ситуации, когда вдруг запрошенный документ ФНС трехгодичной давности оказывается утерян, выцвел или промок.

Для того, чтобы этого избежать, можно использовать технологии, позволяющие хранить документы в полной безопасности и сокращать время на поиск документов – электронные архивы. Вы можете превратить свой бумажный архив в электронный и хранить оригиналы в более надежном месте при том, что электронные копии будут вам доступны в любой момент.

Самые распространенные способы хранения файлов — это жесткий диск компьютера или сервер. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.

Обязательно ли подписывать соглашение между контрагентами по использованию ЭДО?

Согласно закону от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» при использовании в работе усиленной квалифицированной ЭП заключать дополнительные соглашения для начала обмена электронными документами не требуется, но рекомендуется. При взаимодействии с вашим контрагентом желательно изначально прописать все правила обмена: если будут возникать спорные, нестандартные ситуации, данное соглашение будет играть немало важную роль в их разрешении.

В Соглашении об обмене электронными документами нужно прописать:

• вид используемой ЭП;
• порядок и последовательность подписания электронных документов;
• действия сторон в случае непринятия другой стороной документа по техническим причинам;
• условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром);
• условия признания электронных документов, подписанных ЭП, равнозначными аналогичным документам, подписанным собственноручно (до 01.07.2012 это условие было обязательно для всех Соглашений, в дальнейшем оно обязательно при использовании простой или неквалифицированной ЭП. При использовании квалифицированной ЭП стороны могут установить дополнительные условия признания этой подписи равнозначной собственноручной подписи).
• случаи, в которых вы будете обмениваться бумажными документами.

Также вы можете указать любые другие условия, которые посчитаете важными при взаимодействии с вашим контрагентом.

Образец соглашения можно взять на сайте 1С:ИТС.

Если все документы по взаимодействию с контрагентом существуют только в электронном виде, как можно их представить по требованию налогового органа? Что нужно представить в суд, чтобы подтвердить достоверность электронного документа?

Представить документы в налоговые органы можно двумя способами: на бумажном носителе в виде заверенной копии или же сами электронные документы.

На основании п. 2 ст. 93 НК РФ, электронные документы разрешается представлять в налоговые органы в установленных ФНС форматах. Допускаются документы, изначально созданные в электронном виде с использованием ЭП, а также сканы бумажных документов, подписанные ЭП. Если технические средства налоговой инспекции не позволяют принимать документы в электронном виде, то вам следует распечатать их из информационной системы с отметкой о том, что документ был подписан ЭП, заверить данные копии уполномоченным лицом, печатью организации и представить бумажный вариант.

Процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через оператора приходит сообщение с требованием предоставить необходимые для проверки документы, после чего налогоплательщик должен их подготовить. В установленном формате составить опись (Приказ ФНС № ММВ-7-6/465), приложить все документы, подписать ЭП и направить в адрес налогового органа.

Высший Арбитражный Суд РФ (ВАС РФ) работает через онлайн-сервисы «Электронное правосудие». С помощью системы «Мой арбитр» документы можно подавать в арбитражные суды в электронном виде без ЭП посредством заполнения форм, размещенных на официальном сайте ВАС РФ. Также можно отправить сканы документов: в этом случае от вас потребуется только регистрация в подсистеме «Электронный страж». Правила подачи документов в арбитражные суды в электронном виде описаны в справке системы «Мой арбитр».

Если необходим будет все же бумажный вариант электронного документа, то достаточно будет сделать его копию, заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя организации).

Как быть, когда необходимо в учете внести документацию прошедшим числом?

Федеральный закон от 29.11.2014 (382-ФЗ) закрепил право на принятие к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным до срока представления декларации по НДС (с учетом изменения 2015 г. – до 25 числа).

Минфин РФ письмом от 27.07.2015 № 03-03-05/42971 разрешил принимать к учету первичные документы по длящимся услугам с датировкой более поздней, чем окончание отчетного периода. Разъяснение направлено по системе налоговых органов письмом ФНС РФ от 21.08.2015 № ГД-4-3/14815. Это позволит использовать единообразный порядок учета поступивших с опозданием счетов-фактур и первичных документов, в частности, актов об оказании услуг, актов расчета лицензионного вознаграждения.

Следовательно, законодательством разрешено принимать счета-фактуры и акты, выставленные до 25 числа месяца, следующего за истекшим. Например, вы можете 10 марта отправить документ, датированный 28 февраля, и он будет отнесен к периоду – февраль, несмотря на то что в электронном виде он пройдет датированным 10 марта.

Поэтому вы можете не беспокоиться о том, что не успеете выставить документы в последний день периода.