Проверка корректности полученных учетных данных

Направления, которые следует рассматривать при исправлении ошибок

Часть ошибок при закрытии месяца кроется в неправильных настройках программы, баз данных и, в первую очередь, в некорректно установленных настройках «Учетной политики». Необходимо знать причинно-следственные связи между «флажками» настроек и ошибками, возникающими в учете.

Другая часть ошибок возникает в результате неправильного оформления документов, технических ошибок бухгалтера, ошибок, возникающих по невнимательности или по незнанию.

Однако не стоит забывать и о таком варианте. Месяц закрыт, по отчету ошибок не обнаружено, а в учете могут иметь место некорректные данные.

Чтобы не допустить подобных ошибок, следует после выполнения всех регламентных операций по закрытию периода проверить корректность полученных учетных данных

Для этих целей в «1С:Бухгалтерии 8» включены специальные отчеты:

• отчет «Экспресс-проверка ведения учета»;
• отчет «Анализ учета по налогу на прибыль»;
• отчет «Анализ учета по НДС»;
• отчет «Анализ учета по УСН».

Рассмотрим некоторые из них.

Отчет «Экспресс-проверка ведения учета»

Экспресс-проверка представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета. Каждая такая проверка контролирует отсутствие ошибок в данных. В отчете представлено несколько направлений, по которым будет проводиться проверка. Можно не проводить проверку сразу по всем направлениям, а выбрать то, что является важным в настоящий момент, например, проверка «Операции по кассе».

Отчет «Экспресс-проверка ведения учета» находится в меню «Отчеты – Анализ учета – Экспресс-проверка ведения учета».

Выполнив экспресс-проверку, пользователь получает отчет о ее результатах, в котором показывается общее число проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки в данных информационной базы. Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией до раздела учета или до каждой проверки, выбирая кнопку «+» слева от раздела или комментария. В отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке.

Список возможных проверок:

1. «Проверка учетной политики». Программа контролирует: наличие учетной политики; соответствие применения метода «директ-костинг» фактическому закрытию счета 26; контролируется соответствие применения ПБУ 18/02.


2. «Анализ состояния бухгалтерского учета». Позволяет выявить ошибки в методике ведения бухгалтерского учета. На этом этапе проводится анализ счетов, подлежащих закрытию в конце отчетного периода. Проводится проверка соответствия дебетовых и кредитовых остатков по счетам учета на конец отчетного периода виду счета (активный/пассивный). Также проводится проверка корректности корреспонденций счетов в проводках, что особенно полезно при введении операций вручную. Для организаций, имеющих основные средства на балансе, следует обратить внимание на проверку остаточной стоимости объектов основных средств, а для организаций, имеющих активы и обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, полезной является проверка на корректность их оценки на конец отчетного периода.


3. «Операции по кассе». Здесь проверяется отсутствие отрицательных остатков по кассе, превышение ежедневного лимита остатка наличных денежных средств в кассе, соблюдение нумерации ПКО и РКО, учет подотчетных денежных средств, что позволяет соблюдать кассовую дисциплину.


4. «Книги продаж» и «Формирование записей книги покупок». Проверке подвергается ведение книги покупок и книги продаж, контролируется полнота и своевременность регистрации и выписки счетов-фактур по документам поступления и реализации; также проверяется наличие документов «Формирование записей».

Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией по разделам учета и по каждому виду проверок. Кроме того, в отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке и сформирован отчет с детальной информацией по обнаруженным ошибкам. Бухгалтер может перейти из него к первичным документам или стандартным отчетам (рис. 1).

Каждая проверка раздела решает свои задачи. Рассмотрим характеристику отдельных задач проверки.

• Соблюдение нумерации счетов-фактур. Проверка контролирует данный порядок нумерации счетов-фактур и сообщает о фактах нарушения в хронологии или пропусках в нумерации счетов-фактур.
• Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации. Данная проверка контролирует отклонение от методики. Методика учета расчетов по НДС, реализованная в программе, предусматривает, что каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным документом «Счет-фактура выданный».
• Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации. Проверка контролирует выполнение требования, которое предусматривает, что счета-фактуры по операциям реализации товаров (работ, услуг) выставляются не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).
• Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации. Проверка контролирует выполнение требования, которое предусматривает, что счета-фактуры по операциям реализации товаров (работ, услуг) выставляются не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).
• Соответствие в БУ выручки от продаж начисленному НДС. Проверка обеспечивает контроль за правильностью отражения суммы НДС на бухгалтерском счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» по операциям реализации товаров, работ и услуг. То есть осуществляется сопоставление суммы НДС, рассчитанной с выручки, отраженной на счете 90.01.1 «Выручка по деятельности с основной системой налогообложения» сумме НДС, отраженной на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость». Ошибкой является несоответствие суммы НДС, отраженная на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» сумме НДС, исчисленной с выручки. Такое несоответствие типично для операций, в которых осуществлялись ручные корректировки бухгалтерских проводок и сумм в них.

Как исправить обнаруженные ошибки

Для получения подробной информации об ошибке необходимо нажать «+» слева от названия проверки. По каждой проверке указывается предмет контроля, результат проверки, возможные причины ошибки, рекомендации по исправлению ошибки и приводится детальный отчет об ошибках.

Бухгалтеру нужно проанализировать каждое сообщение. Если действительно имеет место ошибка, то ее нужно исправить. После исправления всех ошибок нужно заново сформировать отчет.

Средство контроля «Экспресс-проверка ведения учета» предназначено, прежде всего, для главного бухгалтера или бухгалтера, ответственного за соответствующий раздел учета на предприятии. Бухгалтер может использовать его для проверки правильности учетных данных в конце отчетного периода, после ввода всех первичных документов по разделу учета. Многие разделы экспресс-проверки могут использоваться и для текущего контроля правильности введенной информации.

Отчет «Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль»

Во всех конфигурациях «1С», имеющих блоки бухгалтерского и налогового учета («1С:Бухгалтерия 8», «1С:Комплексная автоматизация 8», «1С:Управление производственным предприятием 8» ), есть отчет «Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль».

Отчет предназначен для проверки оборотов по доходам и расходам, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, по данным бухгалтерского и налогового учета с учетом временных и постоянных разниц.

Отчет не предназначен:

• для анализа данных о доходах и расходах, отнесенных к видам деятельности, облагаемым ЕНВД, за исключением тех расходов, которые отнесены к деятельности, облагаемой ЕНВД, в результате распределения по полученным доходам;
• для анализа доходов, не учитываемых при определении налоговой базы.

Анализ проводится путем сопоставления данных бухгалтерского учета, налогового учета и учета постоянных и временных разниц. В основу сопоставления данных положено равенство по оборотам соответствующих счетов по видам учета:

БУ = НУ + ПР + ВР (рис. 2)

С помощью структуры налоговой базы можно перейти к интересующему разделу учета. Переход от одной схемы к другой производится с помощью двойного клика мыши на блоке с интересующими показателями.

Если выбрать раздел «Налог», то открывается схема «Расчет налога на прибыль». (рис. 3)

На схеме анализ проводится методом сопоставления величины налога на прибыль по данным налогового учета (декларация по налогу на прибыль) и по данным бухгалтерского учета с учетом признания и списания постоянных и отложенных налоговых активов и обязательств (отчет о прибылях и убытках).

Если величина налога на прибыль по данным бухгалтерского учета совпадает с величиной налога на прибыль по данным налогового учета, то ведение налогового учета расценивается как правильное. Исключением является случай, когда за проверяемый период есть убыток по бухгалтерскому учету.

Каждый блок схемы имеет название и 4 суммы, соответственно видам учета – БУ, НУ, ВР и ПР. После выбора блока в схеме для расшифровки (например, «Доходы») открывается более детальная схема по выбранному блоку.

Если для блока нет детализированной схемы, то открывается отчет по сводным проводкам (оборотам), сформировавшим показатели блока.

Установив флаг «По документам», отчет разворачивается до первичных документов, сформировавших показатели.

Любой документ, вошедший в отчет, можно открыть, щелкнув по выбранной строке дважды.

Таким образом, последовательно переходя от блока к блоку и расшифровывая показатели, можно дойти до первичных документов.

В случае, если для показателей какого-либо блока не выполняется равенство БУ = НУ + ПР + ВР, то такой блок обводится красной рамкой, что сигнализирует о наличии ошибки.

Дважды щелкнув мышью по такому блоку, получим расшифровку по оборотам. Установив флаг «Развернуть по документам» и выбрав «Сформировать только ошибки» («Еще – Сформировать только ошибки»), детализируем расшифровку до документов, сформировавшим расхождения

После устранения всех ошибок и повторения регламентных операций в отчете не должно быть выделения блоков красной рамкой.

Отчет «Анализ состояния налогового учета по НДС»

Для проверки корректности данных, которые будут использоваться программой для заполнения «Журнала полученных и выставленных счетов фактур», «Книги покупок», «Книги продаж» и «Декларации по НДС», предназначен отчет «Анализ состояния налогового учета по налогу на добавленную стоимость» (рис. 4).

Отчет находится в меню «Отчеты – Анализ состояния налогового учета по НДС».

Отчет состоит из общей схемы налоговой базы и расшифровок отдельных блоков этой схемы. В отчете показана сумма начислений и вычетов НДС по видам хозяйственных операций.

Слева находится группа блоков, отражающих начисленный НДС, подлежащий включению в «Книгу продаж», справа – НДС, принятый к вычету и подлежащий включению в «Книгу покупок».

В каждом блоке, отражающем начисление либо вычет НДС, содержится два показателя:

• сумма исчисленного НДС (желтый фон) – сумма НДС, которая фактически была включена в «Книгу покупок (продаж)»;
• сумма неисчисленного НДС (серый фон) – НДС, который по данным системы потенциально мог попасть в «Книгу покупок (продаж)», но включен в них не был.

В случае, если блок содержит записи с ошибками, то рядом с ним выводится восклицательный знак красного цвета.

При работе с отчетом следует в первую очередь провести анализ расшифровки тех блоков, рядом с которыми установлен восклицательный знак, сигнализирующий об ошибке.

Кроме того, следует получить расшифровку тех блоков отчета, по которым присутствует сумма неисчисленного НДС – проверить обоснованность того, что суммы налога на добавленную стоимость не были включены в «Книгу покупок» или «Книгу продаж» в текущем налоговом периоде.

Все рассмотренные отчеты существенно облегчают проверку корректности данных по бухгалтерскому учету, налоговому учету по налогу на прибыль и налоговому учету по НДС в преддверии формирования регламентированной отчетности. Отчеты позволяют выявить ситуации, которые имели место в учете и похожи на ошибки. При этом следует помнить, что возможны специфические ситуации, возникающие редко и поэтому не учтенные разработчиками данных отчетов. Таким образом, следует проводить тщательный анализ ошибок, выведенных рассмотренными отчетами.