Формирование управленческой отчетности в организациях малого бизнеса

Особенности управленческого учета для малого бизнеса

• осуществляется по мере необходимости;
• затраты на сбор информации не должны превышать пользу от данной информации;
• даже приблизительная информация должна быть полезна;
• объектами учета должны быть отдельные аспекты (направления) работы организации малого бизнеса, либо центры ответственности;
• информация должна быть доступна по мере необходимости.

Постановка управленческого учета

На первом этапе организации малого бизнеса достаточно вести управленческий учет, используя программу Excel. Такое ведение учета удобно на этом этапе, так как количество операций и объем поступления денежных средств у организации небольшое. Для построения управленческого учета в Excel необходимо определить несколько параметров:

• статьи расходов, необходимые для дальнейшего использования внутренними пользователями. В этом случае лучше исходить из потребностей пользователей отчета в дальнейшем. В каждой организации принятие решений основывается на разных данных. Кому-то необходим более глубокий анализ данных с расширенным перечнем статей, кому-то попроще;
• период формирования данных (это может быть как неделя, так и месяц). Для организаций малого бизнеса советуем формирование отчетности понедельное, так как это даст более оперативно влиять на расходы и доходы. Также при небольшом объеме данных недельное формирование не занимает много времени. Но при этом необходимо подводить итоги месяца, квартала и года, так как расходы могут распределяться неравномерно. Но данные должны заносится ежедневно, иначе есть вероятность их потери;
• определить ответственного за ведение управленческой отчетности;
• определить центры ответственности, по которым ведется учет раздельно (это может быть отдел, проект, учет по организации в целом).

На рисунке 1 показан упрощенный пример ведения помесячной управленческой отчетности в Excel. Если организация существует не первый год, то желательно делать сравнительный анализ за последние три года деятельности. Это позволит выявлять динамику и принимать более правильные решения на основе данных. Наиболее наглядно данные выглядят в виде графиков и диаграмм.

Два баланса

Особенности ведения учета в Excel

При росте организации в связи с возрастанием объема хозяйственных операций ведение управленческого учета в Excel уже будет занимать много времени. Поэтому управленческий учет лучше строить совместно с бухгалтерским. В этом случае план счетов (или подсчета) формируется с учетом потребностей управленческого анализа.

В этом случае дополнительно к параметрам, необходимым для ведения учета в Excel, добавляются следующие:

• необходимо разработать методы управленческого учета затрат и калькулирования себестоимости продукции;
• разработать управленческий план счетов и порядок отражения типовых финансовых операций;
• разработать внутреннюю инструкцию по ведению управленческого учета, так как внесением данных уже будут заниматься несколько сотрудников.

Для достижения необходимого результата необходимо определить, какие данные должны учитываться в управленческом учете и где в организации их необходимо брать. Для того чтобы в базе данные были достоверными, обязательно необходимо назначить ответственного, который их будет контролировать, а также лиц, которые будут иметь возможность внесения и корректировки данных. В противном случае данные будут постоянно меняться в периодах, по которым отчетность уже сформирована.

Основные финансовые данные при таком учете будут попадать в систему управленческого учета через бухгалтерию. Так как бухгалтерский учет в организациях малого бизнеса не достаточно оперативен, необходимо следить за тем, чтобы данные для управленческого учета попадали в базу в первую очередь. Кроме бухгалтерии данные в базу могут вносить менеджеры на местах. В этом случае необходим контроль за правильностью их внесения и отсутствия дублирования.

После налаживания процесса ввода данных в базу необходимо определить, как распределять эти данные по статьям, какие рассчитывать коэффициенты и как их трактовать, какая необходима аналитика. При этом уже используется Excel.

Также очень важен процесс контроля достоверности данных. Он может быть налажен на основе анализа данных прошлых периодов (часто при формировании отчетности видны большие отклонения в данных разных периодов – это скорее всего признак ошибки), выборочной проверки вносимых данных по данным первичного учета. Кроме того, ошибок можно избегать дополнительной работой с менеджерами, вносящими первичную информацию – проводить их обучение, разъяснять основные моменты управленческого учета. Также полезна материальная заинтересованность сотрудников.

Мотивация сотрудников

• нежелание раскрывать особенности своего направления;
• привычка работать по старинке;
• нежелание возлагать на себя ответственность;
• нежелание участвовать в непонятном процессе.

Последняя причина является, пожалуй, основной и требует особого внимания, поскольку при непонимании сотрудников любая система рано или поздно перестанет работать.

В целом управленческий учет и его настройка длительный и очень интересный процесс. Его настройка займет определенное время, в процессе будут вносится значительные доработки и изменения. Но постепенно любой пользователь этой системы увидит ее необходимость и полезность и уже не будет понимать, как раньше работали без нее. Важно помнить, что учет не является основной целью построения управленческого учета, а это лишь инструмент, позволяющий работать его пользователям эффективнее. Поэтому именно они являются основными заказчиками и законодателями при построении системы.