• Правила учета премий при расчете отпускных
• Дополнительные отпуска: категории, продолжительность и оплата
• Отзыв из отпуска: основания, оформление и последствия
• Перерасчет отпускных
• Отзыв по инициативе сотрудника

В этой статье собраны все ключевые правила и лайфхаки по отпускам в 2025 году – как правильно делить отпуск, кто может уйти в удобное время, как учитывать премии при расчете отпускных, кому положены допотпуска и как грамотно оформить отзыв из отпуска.

Полезный и понятный гид для бухгалтеров и кадровиков, чтобы работать без ошибок и вопросов от проверяющих

Полина Москаленко, эксперт ГЭНДАЛЬФ

Отпуск – тема, которая неизменно вызывает вопросы у бухгалтеров и кадровиков, особенно когда речь заходит о его дроблении. Законодательство разрешает делить ежегодный основной оплачиваемый отпуск на части, но при этом ставит несколько важных условий.

Первое и главное – одна часть отпуска обязательно должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование направлено на то, чтобы сотрудник мог получить полноценный отдых, а не просто «распихать» отпуск по выходным или коротким промежуткам.

Остаток отпуска можно дробить на сколько угодно частей, и закон даже не запрещает взять отпуск, например, только с понедельника по пятницу, то есть без выходных. Или наоборот – оформить отпуск исключительно на выходные дни. Однако стоит помнить, что весь отпуск, состоящий только из выходных дней, недопустим – всегда нужна часть с минимум двумя неделями отдыха подряд.

Если отпуск дробить слишком мелко и большая часть приходится на выходные, фактически сотрудник отдыхает меньше, чем положено. Это не только несправедливо, но и может привлечь внимание контролирующих органов – ведь они следят, чтобы отпуск был полноценным и соответствовал требованиям.

То же самое касается и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, например, отпуска за вредные условия труда. Его также можно делить на части, соблюдая те же правила.

Процедура оформления таких дробных отпусков не меняется – сотрудник пишет заявление, работодатель оформляет отпуск по общим правилам, выплачивает отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха.

Особые категории сотрудников с правом отпуска вне графика

Есть категории сотрудников, которые могут уйти в отпуск в любое удобное для себя время, без привязки к утвержденному графику отпусков. Главное условие – они должны отработать в компании минимум полгода.

К таким сотрудникам относятся:

• инвалиды войны и ветераны боевых действий;
• сотрудники, которых ранее отозвали из отпуска по графику;
• родители с тремя и более несовершеннолетними детьми (пока младшему не исполнится 14 лет);
• несовершеннолетние работники;
• сотрудники с ребенком-инвалидом;
• почетные доноры;
• работники, у которых супруг – военнослужащий;
• пострадавшие от Чернобыльской аварии и Герои Советского Союза и России.

Кроме того, есть категории, которые могут уйти в отпуск до того, как отработают полгода. Это:

• несовершеннолетние;
• работники, усыновившие ребенка до 3 месяцев;
• женщины перед отпуском по беременности и родам или после него;
• совместители на основном месте работы;
• сотрудники, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам.

Отпускные дни для всех этих категорий рассчитываются по общим правилам – исходя из среднего заработка, выплачиваются минимум за три календарных дня до начала отпуска.

Правила учета премий при расчете отпускных

При расчете среднего заработка для отпускных важно правильно учитывать премии – здесь есть свои тонкости.

• Годовые премии включаются в расчет только за тот год, который предшествует отпуску. Если премия начислена после выплаты отпускных, нужно сделать перерасчет и доплату.
• Ежемесячные и квартальные премии учитываются с ограничением: за каждый месяц (или квартал) можно включить в расчет по одной премии за каждый вид премирования. Например, если в одном месяце сотрудник получил премии за сумму выручки и за количество продаж, то в расчет войдут обе.
• Праздничные премии в расчет отпускных не включаются.
• Если сотрудник отработал не весь расчетный период, премии учитываются пропорционально фактически отработанному времени. При этом нужно учитывать периоды больничных и отпусков – эти дни исключаются из количества отработанных дней.

Дополнительные отпуска: категории, продолжительность и оплата

Некоторые сотрудники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска, которые предоставляются сверх основного ежегодного. Их количество дней и условия зависят от характера работы и условий труда.

Основные категории и минимальная продолжительность допотпуска

• Работники, занятые в районах Крайнего Севера и приравненных к ним – минимум 24 календарных дня (или 16, если условия соответствуют приравненным районам).
• Сотрудники с ненормированным рабочим днем – минимум 3 календарных дня.
• Тренеры и спортсмены – минимум 4 календарных дня.
• Судьи – от 5 до 15 календарных дней, в зависимости от стажа работы в юридической сфере.
• Муниципальные служащие – до 10 календарных дней, плюс дополнительно 3 дня, если установлен ненормированный рабочий день.

Оплата дополнительных отпусков производится по общим правилам – исходя из среднего заработка сотрудника.

Особое исключение – чернобыльцы. Их допотпуск оплачивается не работодателем, а за счет средств Социального фонда России.

Кроме того, работодатель вправе в локальных нормативных актах или коллективном договоре устанавливать дополнительные отпуска и условия их оплаты, если это не ухудшает положение работников.

Отзыв из отпуска: основания, оформление и последствия

Отзыв сотрудника из отпуска – процесс нечастый, но часто требующий внимания бухгалтерии и кадровиков. Важно знать, когда это можно сделать, как оформить правильно и какие последствия ждать.

Кого можно отозвать из отпуска?

• Закон разрешает отзывать из отпуска только с согласия сотрудника.
• Отзыв возможен только из ежегодного оплачиваемого отпуска (основного или дополнительного).
• Отзыв из других видов отпусков (декретного, учебного, без сохранения зарплаты и т.д.) законом не предусмотрен.

Кого нельзя отзывать из отпуска?

• Несовершеннолетних работников.
• Беременных женщин.
• Работников, занятых во вредных или опасных условиях.
• Тех, кто не был в отпуске два года подряд.
• Отзыв из специальных и дополнительных отпусков законом не допускается.

Причины для отзыва

• Производственная необходимость – например, авария, стихийное бедствие, проверка контролирующих органов, болезнь замещаемого сотрудника.
• Закон не регламентирует точные основания, но на практике именно такие ситуации считаются вескими.

Как оформить отзыв из отпуска?

1. Служебная записка – документ, в котором указываются:
   • ФИО и должность сотрудника, которого отзывают;
   • причина отзыва с конкретным обоснованием;
   • период, на который прерывается отпуск;
   • ФИО и должность составителя; подпись.
2. Приказ об отзыве – составляется на основании служебной записки и согласия сотрудника. В приказе прописывают:
   • ФИО, должность и подразделение сотрудника;
   • основание и причину отзыва;
   • распоряжение о переносе оставшихся дней отпуска на другие даты;
   • дату выхода на работу;
   • поручения ответственным лицам (например, бухгалтерии – для перерасчета отпускных).
3. Уведомление сотрудника – письменное уведомление, которое можно направить лично, по электронной почте или через мессенджер. В нем указывается:
   • причина отзыва;
   • дата выхода на работу;
   • просьба дать письменное согласие и указать новые даты отпуска.
4. Письменное согласие сотрудника – обязательный элемент. Сотрудник должен подтвердить согласие на отзыв:
   • расписаться на приказе;
   • или оформить отдельное заявление с теми же данными.

Особенности, если отзыв приходится на выходной день – нужно дополнительно оформить привлечение к работе в выходной день.

Изменения в графике отпусков: при использовании формы Т-7 в графе 8 указывают реквизиты приказа об отзыве, в графе 9 – новую дату отпуска, в графе 10 – причину и количество оставшихся дней.

Перерасчет отпускных

• Законодательно порядок не установлен, но перерасчет обязателен по двум причинам:
  1. Чтобы избежать двойной оплаты (отпускные за неотгулянные дни + зарплата за фактически отработанное время).
  2. Чтобы правильно учесть средний заработок за фактический период отпуска.
• Перерасчет обычно прописывается в локальных нормативных актах (Положение об отпусках, приказ об отзыве).
• Излишне выплаченные отпускные можно удержать с согласия сотрудника. Если сотрудник не согласен – вопрос решается отдельно.
• В бухгалтерии при закрытом месяце делается сторнирование отпускных, налогов и взносов, а потом начисление заново с корректировками.

Отзыв по инициативе сотрудника

• Закон такого варианта не предусматривает – это нарушение графика отпусков.
• Если работодатель согласен, необходимо оформить отзыв по общей процедуре.
• Если сотрудник самовольно прервал отпуск без согласования – это нарушение, за которое возможна дисциплинарная ответственность.

Отпуск – это не просто отдых, а важная часть работы бухгалтерии и кадров. Правильное оформление, расчет и учет всех нюансов помогут избежать проблем и сохранить доверие сотрудников. Внимательность к деталям – залог спокойствия и порядка в компании.