Служебная записка: зачем она нужна, как правильно оформить и хранить

Сотрудники компаний могут использовать в процессе работы множество способов внутренней коммуникации. Наиболее распространенный из них – написание служебной записки.

В этой статье разберем особенности их оформления, хранения, виды служебных записок, а также то, насколько они необходимы и обязательны.

• Определение служебной записки и цели ее составления
• Какими бывают служебные записки
• Как правильно оформить служебную записку
• Содержание служебной записки
• Оформление служебной записки в электронном виде
• Порядок рассмотрения служебной записки

Определение служебной записки и цели ее составления

Служебная записка представляет собой внутренний документ организации, имеющий формат деловой переписки с целью урегулирования различных организационных, информационных, хозяйственных или технических рабочих вопросов.

Этот документ может составить любой сотрудник для разных целей. Например, с ее помощью можно известить других сотрудников о каком-либо событии, довести до них инструкцию, запросить информацию или согласовать мероприятие. Таким образом, она может включать в себя пояснения, а также справочную или аналитическую информацию.

Несмотря на то, что служебная записка не является обязательным документом и ее могут заменить мессенджеры или телефонные звонки, она по-прежнему востребована в делопроизводстве. Это связано с тем, что составленный в официальной форме документ можно использовать при взаимодействии с контролирующими органами, в том числе и в суде. Помимо этого, служебная записка может быть основанием для применения дисциплинарных взысканий в самой организации. 

Какими бывают служебные записки

Служебные записки можно подразделить на несколько видов, которые указаны в таблице ниже.

Законодательно не определены различия между данными видами документов. В разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК от 20.01.16 № 321/1831-6) можно встретить следующее определение докладной записки: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

В связи с этим можно сделать вывод, что единственным различием между указанными видами служебных записок является только их содержание. При этом на практике редко можно встретить «служебки» какого-то определенного типа. Зачастую одна и та же служебная записка может содержать в себе сразу несколько элементов. Например, служебная записка может сообщить о неудовлетворительных результатах внутренней проверки и внедрении в связи с этим новых правил работы, подробно раскрывая конкретные причины таких нововведений. 

Как правильно оформить служебную записку

Законодательство не содержит унифицированных правил оформления служебной записки, поэтому это можно сделать в произвольной форме. Однако, если в компании этот документ используется часто, то работодатель имеет право разработать собственные внутренние правила составления служебной записки и закрепить их в локальном нормативном акте.

При разработке внутренних регламентов оформления служебных записок можно руководствоваться общими правилами делопроизводства. Они установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). Раздел 3 содержит в себе общие требования к созданию документа, а в разделе 4 и 5 можно найти правила оформления реквизитов. 

Содержание служебной записки

Содержание служебной записки состоит, как правило, из двух частей. Первая часть включает в себя причины написания записки, а во второй излагаются выводы и предложения. Иногда в конце запрашивается какая-либо информация или разрешение на совершение того или иного действия.

Вначале (как правило, в правой верхней части) необходимо указать получателя служебной записки. Чаще всего это должностные лица организации или руководитель. В соответствии с п. 5.15 ГОСТ 7.0.97-2016, должность следует прописать в дательном падеже, а затем указать фамилию и инициалы.       

Далее в центральной части, согласно п. 5.9 ГОСТ 7.0.97-2016, указывается наименование документа. Под наименованием допускается размещение заголовка служебной записки, отражающего ее тему и краткое содержание (п. 5.17 ГОСТ 7.0.97-2016).

Ниже размещается текст «служебки». Здесь приводятся основания и аргументы для ее составления, а затем излагается запрос или сообщение. Если в тексте служебной записки необходимо указать ФИО какого-либо лица, то инициалы прописываются после фамилии.

В завершение в документе проставляется подпись, включающая наименование должности автора служебной записки и непосредственно подпись с расшифровкой. Обратите внимание, что при расшифровке подписи сначала проставляются инициалы, а потом фамилия. Если документ подписывают несколько лиц, то, согласно п. 5.22 ГОСТ 7.0.97-2016, их подписи должны располагаться одна под другой в соответствии с иерархией должностей, которые занимают данные лица в компании.

Под подписью должна располагаться дата документа. В соответствии с п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, указать ее можно двумя способами: либо цифровым способом арабскими цифрами с разграничением с помощью точки (например, 20.11.2023), либо словесно-цифровым (например, 20 ноября 2023 г.).

Рассмотрим образец служебной записки.

Сроки и условия хранения служебных записок

Сроки хранения служебных записок зависит от их вида. Так, например, докладные и служебные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов должны храниться до того момента, пока они необходимы или пока они действуют в организации.

Часть «служебок» должна храниться не более 5 лет (например, докладные и служебные записки по выполнению поручений руководства организации или докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности).

Некоторые нужно хранить от 50 до 75 лет – например, докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу работников (по приемам, увольнениям, переводам и другим кадровым мероприятиям). Полный список различных сроков хранения служебных записок представлен в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236.

При этом законодательно не определены места и условия хранения служебных записок – это решается работодателем самостоятельно в соответствии с принятым в организации порядком документооборота. Обратите внимание, что работодатель не обязан по запросу сотрудника выдавать копию служебной записки, так как ст. 62 ТК РФ не содержит об этом никаких данных. 

Оформление служебной записки в электронном виде

При необходимости формирование служебной записки может быть и в электронном виде. Желательно, чтобы такой способ ее составления был закреплен в локальном нормативном акте компании. При оформлении электронного документа рекомендуется применять те же правила, что и на бумажном носителе, за исключением подписания.

Так как служебная записка не является обязательным документом, то законодательно не регламентируется, какой именно электронной подписью он должен быть подписан. Соответственно, автор служебной записки вправе использовать любую электронную подпись, предусмотренную законодательством. Об этом сказано в письме Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409.

При этом, в соответствии с письмом ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27.06.14 № 13-0033/14, ключ электронной подписи может состоять из идентификатора и пароля. Поэтому, по сути, простой электронной подписью при направлении «служебки» в электронном формате может служить системный логин и пароль пользователя.

Если в компании принято решение оформлять служебные записки в электронном виде, в локальном нормативном акте следует также указать правила определения лица, составившего и подписавшего ее простой электронной подписью. Это важно, так как служебная записка может использоваться для официальных целей (например, по запросу контролирующих или судебных органов), а это возможно только тогда, когда при сохранении электронного документа видно, кто и когда его составил и не корректировались ли в нем данные после подписания.

Если увидеть информацию об авторе служебной записки и проверить неизменность ее содержимого можно только с помощью специального ПО, то в официальном документообороте он применяться не сможет. Такие документы можно будет использовать только внутри компании. 

Порядок рассмотрения служебной записки

Реагировать на полученную служебную записку или не принимать меры по ней – право руководителя. Отсутствия реакции и ответа руководителя на служебную записку не является нарушением.

Что касается регистрации служебной записки, то это зависит от внутренних регламентов конкретной компании. В целом можно выделить два способа – сотрудник может передать служебную записку напрямую руководителю, а может, например, зарегистрировать ее у секретаря. Второй способ уместен тогда, когда предполагается использовать «служебку» в качестве доказательства в суде или при проведении проверок. В этом случае автору служебной записки следует оформить ее в двух экземплярах, один из которых оставить себе с указанием регистрационного номера или с отметкой о приеме.