Кадровый электронный документооборот в программах «1С»: возможности сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» встроен в программы 1С и позволяет упростить процедуру обработки заявлений сотрудников. Вам больше не придется тратить время на чтение рукописных заявлений и ручной ввод данных в программу. А также сталкиваться с другими рутинными проблемами при работе с кадровыми документами.

• Какие сложности можно решить, использую сервис «1С:Кабинет сотрудника»?
• Разберем работу сервиса подробнее на примере сценария «Заявление на отпуск»
• Шаг 1. Готовим заявление на отпуск
• Шаг 2. Заявление попало к руководителю на согласование
• Шаг 3. Заявление попало к ответственному сотруднику
• Шаг 4. Сотрудник подписывает документы
• Другие возможности сервиса
• Как перейти на КЭДО?

Какие сложности можно решить, использую сервис «1С:Кабинет сотрудника»?

Кадровый ЭДО — это технология передачи данных, т.е. обмен документами. Данный сервис позволяет решить задачу обмена кадровыми документами с теми сотрудниками, которые физически не присутствуют в офисе.

Нужно помнить, что обменяться документами это всего лишь половина дела, полученные документы необходимо также правильно обработать. Для этого сотруднику кадровой службы потребуется:

• однозначно понять, что написано в заявлении сотрудника;
• ввести полученную информацию в информационную систему, выполняя определенные порядок действий;
• подписать с сотрудником все необходимые документы;
• заархивировать все полученные документы.

Помимо этого, часто может потребоваться объяснение сотруднику как заполнять заявление или вовсе переделать заявление, в случае его неправильного первичного заполнения.

Сервис сочетает в себе все преимущества кадрового ЭДО и преимущества автоматизации и упрощения отдельных бизнес-процессов.

Кадровый ЭДО отвечает за быструю передачу документов и убирает значение расстояние между сотрудником и работодателем. Автоматизация позволяет правильно обрабатывать и учитывать заявления, уменьшает вероятность того, что сотрудник забудет что-то указать в заявлении.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» представляет собой личный кабинет сотрудники и руководителя, доступ к которому организован через мобильные приложения или браузер, а также часть функционала, которая реализована в программных продуктах «1С».

Обратите внимание, что при использовании сервиса «1С:Кабинет сотрудника» сохраняется существующих порядок кадрового учета.

Привычный интерфейс программы дополняется новыми возможностями:

• архив электронных кадровых документов;
• функции отправки документов сотруднику из печатной формы;
• функция создания произвольных документов (ЛНА, приказы, инструкции и т.д.);
• другие возможности.

Также при использовании сервиса, вам не придется дублировать какие-либо действия кадрового учета на кадровых порталах или дополнительных программах.

Разберем работу сервиса подробнее на примере сценария «Заявление на отпуск»

Итак, первым шагом должно быть заполнение сотрудником формы на отпуск с подписанием электронной подписью в мобильном приложении или через браузер.

Далее заявление попадает на согласование в личный кабинет руководителя также в мобильном приложении или браузере.

После согласования заявление поступает в программу «1С» для обработки и подготовки необходимых документов, затем данные документы отправляются сотруднику для подписи.

Сотрудник подписывает их в мобильном приложении или браузере и направляет их обратно.

Шаг 1. Готовим заявление на отпуск

Все заявления в сервисе заполняется по установленному шаблону.

Для заполнения в шаблоне указывают даты и, в случае необходимости, заместителя. По кнопке «Отправить» приложение запросит подписать заявления, для этого достаточно ввести пароль.

Шаг 2. Заявление попало к руководителю на согласование

Руководителю приходит уведомление о новом событии, которое попадает автоматически в список задач. Ознакомившись с заявлением, при отсутствии возражений, руководитель подписывает его своей электронной подписью.

Шаг 3. Заявление попало к ответственному сотруднику

После подписания заявления руководителем, заявление поступает в программу и доступно в разделе «Мои задачи».

При его открытии, можно сразу создать документ «Отпуск» по кнопке «Ввести отпуск». Все данные заполняются, автоматически не требуя трудозатрат на ввод руками.

Также формируется приказ на отпуск, который ранее можно было вывести на печать по одноименной кнопке «Печать», но сейчас вместе печати используется кнопка «Передать в 1С:Кабинет сотрудника», подписав его электронной подписью.

Все документы хранятся в разделе «Документы кадрового ЭДО» с пометкой подписан документ или нет.

Шаг 4. Сотрудник подписывает документы

Сотрудник в своем мобильном приложении видит уведомление о том, что поступил новый документ. Документ можно скачать и проверить на подпись. Поступивший документ подписывается сотрудником и передается обратно в кадровую службу.

Итак, какие же плюсы для кадровой службы появятся после подключения данного сервиса:

1. Заявления, требующие обработки, хранятся в удобном виде в программе и в порядке из поступления;
2. Нет необходимости вручную вводить данные из заявления, разбираться в почерке;
3. Не нужно распечатывать приказ;
4. Не нужно искать сотрудника в случае ошибки в заявлении;
5. Отпадает необходимость хранения печатного архива.

Плюсы для организации в целом:

1. Единый учет — все необходимые действия с документами производятся в Вашей программе 1С. Дублировать действия по работе с документами не придется.
2. Полностью сохраняются существующие процессы по ведению кадрового учета. Менять существующий порядок учета не придется.
3. Переход на КЭДО происходит на базе существующих процессов путем дополнения их новыми возможностями в программе — это позволяет быстро перейти на кадровый электронный документооборот с минимальными затратами.
4. Значительно сокращается время, требуемое для обработки заявления, так как не нужно тратить его на то, чтобы понять текст заявления и не нужно вводить данные вручную.

Другие возможности сервиса

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» также позволяет:

• публиковать расчетные листки
• оформлять налоговые вычеты
• получать различные справки
• вести учет отпусков, больничных, командировок и других кадровых документов
• выпускать бесплатные электронные подписи для сотрудников
• подавать заявления об изменении личных данных
• отражать трудовой договор, приказ о приеме или переводе
• загружать свои печатные формы.

Как перейти на КЭДО?

Если работодатель принял решение о введении КЭДО, он должен разработать и утвердить локальный нормативный акт, который определит:

• информационную систему для ведения электронного документооборота;
• порядок доступа к информационной системе работодателя;
• перечень электронных документов и перечень категорий сотрудников, в отношении которых ведется электронный документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
• сведения о дате введения электронного документооборота.

Что касается подписей, то в сервисе используются следующие:

1. Работодатель использует свою Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которую можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре. Можно использовать сервисы «1С:Подпись» или «1С:ЭТП».
2. Сотрудник использует Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), которую можно получить через сервис «1С:Кабинет сотрудника» абсолютно бесплатно. Подпись хранится в облаке сервиса.